http://www.WinCoge gestionale
.com
I Gestionale
WinCoge gestisce la
bollettazione e fatturazione, la contabilità ordinaria e semplificata, la
movimentazione del magazzino, ordini clienti, offerte, ordini fornitori, ecc...
.
E' strutturato con i seguenti moduli
· Modulo
base WinCoge gestionale
: Fatturazione (accompagnatoria, differita,
fatture libere), DDT emissione di qualsiasi tipo a clienti e fornitori, Archivi
clienti, fornitori, prodotti, listino prezzi, Contabilità ordinaria ed iva
· WinMag:
Gestione della movimentazione di magazzino con esistenza, valorizzazione …
· WinOrd:
Offerte ed ordini clienti, ordini fornitori, gestione dell'ordinato, impegnato
e disponibile
· WinDb:
Distinta base e scarico automatico componenti
· WinRiba
:Creazione delle disposizioni di incasso Ri.Ba. da inviare alle banche tramite
via telematica o supporto magnetico.
· XPdf:
Per la creazione dei report in formato PDF ed invio tramite e-mail di tutti gli
output di stampa.
· ModuWiz:
Permette di impaginare i moduli di fattura/fattura accompagnatoria/DDT su
moduli prestampati della vostra azienda.
· Utilizzo
in rete: con il modulo 'Server' è possibile utilizzare il
Gestionale
nella rete aziendale e condividerne gli archivi.
· Per
gestire Agenti e provvigioni è necessario il modulo WinMag oppure
WinOrd
Tutti i
moduli sono inclusi nel Gestionale
.
Per
utilizzare WinCoge occorre disporre delle licenze d'uso relative alle
funzioni che interessano.
Il minimo
indispensabile è la licenza base WinCoge
WinMag, WinOrd,
WinDb, ecc. sono licenze d'uso opzionali.
Questo manuale costituisce l'help in linea del Gestionale
WinCoge e può essere consultato durante
l'utilizzo del Gestionale
premendo il tasto F1.
E'utile
consultare anche:
· Il file Leggimi (Guida Rapida), incluso nell'installazione, che guida l'utente a
capire velocemente il funzionamento dell'applicativo, consigliamo quindi di
stamparlo e seguirne le istruzioni.
· Il 'Manuale di
contabilità di WinCoge': dalle regole per effettuare le scritture
contabili in partita doppia fino a ricavare i dati per il bilancio; contiene la
descrizione dettagliata per effettuare, la maggior parte delle operazioni:
fatture attive/passive, pagamenti, incassi, registrazione paghe e stipendi,
interessi c/c bancario... . Sarà utile soprattutto agli utenti meno esperti.
·
L'Help contestuale che è disponibile
sulle varie finestre del Gestionale
cliccando sul punto interrogativo ? giallo.
Tutti i moduli (base WinCoge ed opzionali WinMag,
WinOrd, ecc.) sono inclusi nel Gestionale
'shareware'
disponibile su Cd o scaricabile da www.WinCoge gestionale
.com.
Le varie funzioni del Gestionale
si possono utilizzare
in prova per 30 giorni.
Nel periodo di prova esistono limitazioni nel numero di
operazioni che si possono inserire.
L'acquisto delle licenze (base WinCoge,
WinMag, WinOrd, ecc.) comporta l'inserimento di codici nel Gestionale
che sbloccano
il limite di poche registrazioni.
Le funzioni del Gestionale
relative alle licenze non
acquistate restano disponibili ma limitate nel numero di operazioni che si
possono inserire.
I dati inseriti nel periodo di prova non vengono persi
acquistando le licenze d'uso.
Il Gestionale
si può utilizzare nel rispetto dei termini
di licenza d'uso.
Supporto per l'assistenza
all'indirizzo assistenza@WinCoge gestionale
.com.
Il Gestionale
WinCoge
e la relativa documentazione sono di proprietà di Tecnologie Informatiche -
Rivoli - Torino. Questo documento è copyright Tecnologie Informatiche e non è
consentita la duplicazione di tutto o una parte di esso.
Le informazioni
contenute sono puramente informative e Tecnologie Informatiche non offre alcuna
garanzia esplicita o implicita sul contenuto. Questo documento non ha alcuna
pretesa di descrivere gli obblighi contabili, fiscali o tributari ma ha il solo
scopo di aiutare l'utente ad utilizzare il Gestionale
WinCoge. Tecnologie
Informatiche non riconosce alcuna garanzia, espressa o implicita, di idoneità
del software ad un fine particolare ed è esclusa qualsiasi responsabilità e rimborso
per danni.
WinCoge è un marchio registrato da
Tecnologie Informatiche.
© 2001 Tecnologie
Informatiche - Rivoli - Torino
Nuova
Installazione
Inserire il CD oppure
scaricare da www.WinCoge gestionale
.com il Gestionale
.
· Lanciare
wincogeXX.exe (il Gestionale
scaricato dal sito), se si possiede il CD
l'installazione si avvia automaticamente.
· Rispondere
a qualche altra domanda ed attendere che l'operazione sia completa.
· Eseguire
il Gestionale
da START>PROGRA
Caricare
una versione aggiornata
Caricando l'ultima versione
si potrà beneficiare di eventuali nuove funzioni incluse nelle licenze che già
possiedute e provare eventuali nuovi opzionali.
Se si utilizza già il
Gestionale
in prova o con licenza, i dati inseriti verranno
conservati.
1) Disinstallare la
versione precedente da start > programmi > pannello di
controllo > installazione applicazioni selezionando 'WinCoge'
nell'elenco e cliccando su instsalla/rimuovi; alle eventuali domande rispendere
sempre Si Rimuovi tutto.
2) Procedere con
l'installazione della nuova versione:
· Lanciare
wincogeXX.exe (il Gestionale
scaricato dal sito), se si possiede il CD
l'installazione si avvia automaticamente.
· Rispondere
a qualche altra domanda ed attendere che l'operazione sia completa.
· Eseguire
il Gestionale
da START>PROGRA
Per Condividere WinCoge nella rete aziendale occorre
una licenza 'Server' oltre alle licenze 'Client' sui singoli Pc.
La licenza Server consente al Gestionale
di effettuare gli
opportuni controlli sull'accesso simultaneo ai dati. Essa permette non solo di
interrogare contemporaneamente, ma anche e sopratutto di inserire dati
(fatture, movimenti, ordini ecc.) attraverso le postazioni collegate.
1) E'
necessario predisporre una cartella condivisa dove risiedono gli
archivi.
2) Il
Gestionale
si installa su di una prima postazione con la procedura sopra
descritta nel capitolo Installare Wincoge.
3)
Lanciare WinCoge da questa prima postazione, e, quando appare la finestra che
chiede 'utilizzo in rete: inserire il percorso della cartella condivisa',
imposterne il percorso e premere esegui.
4) Da
questa postazione si dovrà creare la ditta ed inserire il numero della licenza
'Server' nell'apposita finestra.
5)
Sulle altre postazioni, si provvede ad eseguire l'installazione allo stesso
modo.
Aprendo il Gestionale
da una qualsiasi postazione dove è
stato installato si troverà la ditta creata (olltra alla 'dittae esempio'):
tutti i dati che inseriti da una
postazione saranno disponibili alle altre.
Su ogni postazione dovranno
essere inseriti i numeri di licenza d'uso del modulo base e degli eventuali
opzionali.
ALanciare
l'appicativo dall'icona sul desktop o da start>programmi>WinCoge
Compare la finestra di accesso a
WinCoge gestionale
:
Appaiono i
pulsanti:
·
Apri il Gestionale
: per lavorare con WinCoge
·
Guida rapida: per capire velocemente il funzionamento
dell'applicativo
·
Installare nuova
versione: vedere capitolo Installare ed
Aggiornare
·
Aggiornamento archivi: funzione automatica di recupero dati inseriti con
precedenti versioni.
Premuto Apri il Gestionale
, se si
utilizza il Gestionale
in prova, appare la finestra per l'inserimento delle
licenze d'uso:
Per provare il Gestionale
in modalità
'shareware' premere:
chiudi questa finestra, oppure inserire i numeri di licenza e premere conferma
licenze.
Appare ora
la finestra selezione ditta:
Nell'elenco
appaiono le ditte create dall'utente, oltre la ditta di esempio.
L'utente può esercitarsi all'uso del
Gestionale
aprendo la ditta di esempio e successivamente potrà creare la propria
ditta (vedere capitolo Creazione Nuova Ditta)
·
Password: è possibile impostare una password di accesso al Gestionale
ed ai dati (vedere capitolo Modifica impostazioni Ditta)
· Apri l'archivio selezionato:
apre la ditta selezionata
· Imposta la ditta predefinita: serve per evidenziare automaticamente all'ingresso di
WinCoge gestionale
la ditta desiderata.
· Licenze d'uso: permette
di inserire il numeri di licenza, verificarne la scadenza ed inserire il
rinnovo delle licenze d'uso.
· Opzioni avanzate: mostra i
file di inizializzazione del Gestionale
e permette di modificarli.
Selezionata
la ditta appare l'area di lavoro del Gestionale
con il menu a tendina:
· Tramite il menu (Archivi,
Magazzino/fatture/ddt, Registrazioni contabili, ecc) si selezionano le varie
finestre sulle quale si desidera lavorare. In questo manuale si fà
riferimento alle finestre di lavoro del progamma alle quali si accede con il
menu a tendina. Vedere capitolo Le finstre di WinCoge
· Anno: per selezionare
l'esercizio contabilie o di magazzino desiderato; il Gestionale
si posiziona
automaticamente sull'ultimo anno (vedere capitolo Apertura Nuovo Anno)
· Il numero (p.es.033) in alto a destra indica la versione di
aggiornamento del Gestionale
.
· Il primo simbolo stampante stampa la videata corrente.
· Il secondo simbolo stampante apre la finestra delle
proprietà della/e stampanti.
Per apprendere velocemente il funzionamento delle
principali finestre consultare anche Il file
LEGGIMI (Guida Rapida), incluso
nell'installazione.
Argomenti correlati:
Introduzione, Creazione ditta, Apertura
nuovo anno, Finestre di WinCoge.
Qesta sezione descrive il metodo di funzionamento delle
finestre di WinCoge
Tramite il menu a tendina si selezionano
le finestre sulle quale si desidera lavorare.
Per esempio:
Finestre
di inserimento
Queste finestre (archivi, ddt, fatture, movimenti ecc.)
si presentano sempre con i pulsanti Nuovo ed Apri ed eventuali altri pulsanti specifici.
Vedere il capitolo Finestre di
inserimento.
Finestre di interrogazione
Le finestre di interrogazione e stampa
si presentano con alcune caselle per selezionare le opzioni di stampa ed il
pulsante Conferma. Vedere il capitolo Finestre di interrogazione.
Consultare anche capitolo Campi Numerici, Date,
Alfanumerici ed impostazioni internazionali
Tutte le finestre per inserire archivi di base (clienti e
fornitori, prodotti, piano dei conti, ecc.) e quelle per registrare documenti e
contabilità (Emissione Fatture ddt e registrazione movimenti magazzino,
movimenti contabili non iva, Fatture e registrazioni Iva, ordini e offerte
clienti, ordini fornitori) si presentano con i pulsanti Nuovo ed
Apri.
· Nuovo
serve per inserire un nuovo elemento.
· Apri serve
per variare un elemento già inserito inserendone il codice nella casella codice.
· Binocolo (a
sx della casella Codice) apre una finestra di interrogazione con l'elenco di
tutti gli elementi presenti.
· Nuovo
da sdoppiamento: alcune finestre (come l'archivio prodotti, Emissione
Fatture ddt e registrazione movimenti magazzino, ordini e offerte
clienti presentano questo pulsante; esso serve per duplicare un elemento
assegnando un nuovo codice; può essere utile, per esempio, per velocizzare
l'inserimento dei prodotti evitando di caricare informazioni comuni a più
elementi.
Il Binocolo apre la finestra di interrogazione,
per esempio:
In questa finestra è possibile interrogare per una qualsiasi
delle colonne.
Nella
casella apposita si inserisce per esempio il nome (o le lettere iniziali) della
ditta da cercare, ed il Gestionale
si posiziona sull'elemento più vicino al
testo inserito.
Tramite la
casella combinata è possibile selezionare un criterio di ordinamento diverso
(per esempio in ordine di partita iva).
I due
pulsanti << e >> posizionano rispettivamente sul
primo o sull'ultimo elemento.
Per
stampare il contenuto della finestra di interrogazione: tramite un click con il
tasto dx del mouse si seleziona Stampa.
Premendo Nuovo oppure Apri appaiono i dati
dell'elemento:
Vengono
visualizzate le caselle dove si inseriscono o modificano i dati relativi
all'elemento.
Quando è
necessario WinCoge gestionale
verifica la correttezza di ciò che è stasto digitato: per
esempio non permette di uscire da una casella che prevede un data se questa non
è corretta, oppure non permette di uscire da un campo numerico se sono stati
impostati caratteri alfabetici.
· Le linguette
in basso (per esempio dati anagrafici, dati x fatture, dati x ordini)
appaiono quando i dati dell'elemento sono distribuiti su più videate.
·
I punti interrogativi gialli
costituiscono l'help contestuale, cliccando appare un riquadro con utili
informazioni.
· Conferma:
salva il nuovo elemento oppure le eventuali variazioni sui dati.
· Elimina:
cancella l'elemento dall'archivio.
· La
linguetta nuovo/apri in alto a sx serve per tornare alla videata con
nuovo/apri/binocolo
· Premendo
Conferma o Elimina il Gestionale
torna sulla videata con nuovo/apri
Se si chiude la finestra
mentre è aperto un elemento una finestra di dialogo chiede
'documento
aperto: proseguo Si/No' : con si le eventuali variazioni
non verranno salvate con no resta aperta la videata e si può premere
conferma per salvarle.
Griglia righe documento
Le finestre come Emissione
Fatture ddt e registrazione movimenti magazzino, Fatture e registrazioni iva,
Movimenti contabili non iva, Ordini e offerte clienti, Ordini fornitori ed alcune altre, richiedono l'inserimento delle righe.
Per esempio:
Tramite un
pulsante Nuova Riga appare il riquadro nel quale si inseriscono i dati.
· Conferma Riga:
inserisce la riga viene aggiunta nella griglia di riepilogo.
· doppio click nella
griglia righe si apre la riga per variare i dati.
· Elimina Riga: cancella
la riga.
Quando il
documento è completo con tutte le righe necessarie si preme Conferma.
Le finestre di stampa ed interrogazione
(stampa movimenti per conto, stampa movimenti magazzino, bilancio di verifica, situazioni di magazzino, ecc.) presentano alcune caselle per
selezionare il periodo da stampare (da data... a data....) gli elementi (da
conto... a conto...), eventuali altre
caselle di selezione ed il pulsante Conferma che serve per lanciare
l'interrogazione.
Per esempio:
Alcune stampe presentano l'opzione Stampa
in formato grafico: con la spunta si ottiene un tabulato formattato con
griglie, senza spunta si ottiene una stampa in formato testo.
Tutte le interrogazioni si possono
ottenere immediatamente su stampante oppure a video oppure salvare
in formato acrobat pdf.
Conferma apre la
finestra per selezionare il tipo di output di stampa:
Annulla:
non esegue l'interrogazione
Stampante: l'interrogazione
viene inviata alla stampante selezionata. L'apposita casella combinata
visualizza l'elenco di tutte le stampanti configurate sul computer e permette
di selezionare quella desiderata.
Formato pdf:
premendo Conferma WinCoge genera un
file di tipo Acrobat Pdf che viene immediatamente visualizzato e serve come anteprima
di stampa.
Spuntando
la casella Salva con nome è possibile salvare il documento pdf nella
posizione desiderata.
Spuntando
la casella Invia tramite e-mail si può inviare il documento tramite
posta elettronica in allegato, senza uscire dall'applicativo (è utile per
inviare, a clienti/fornitori, fatture, ordini, ddt): vedere capitolo Invio
tramite e-mail.
In pdf si possono ottenere sia i tabulati come listini
prezzi, bilancio di verifica, movimenti, ecc. che i documenti come ordini,
fatture, ddt, ecc.
In alcuni
casi i documenti pdf generati da WinCoge contengono l'indice delle pagine
ed il sommario degli argomenti.
· La stampa
movimenti per conto contiene il sommario per
conto
· La stampa
movimenti per prodotto di magazzino contiene
il sommario per prodotto
· Il librogiornale contiene sommario per data
·
I tabulati
di WinCoge in pdf si possono utilizzare per archiviare (per esempio: le
fatture emesse, i libri iva ed il giornale).
Video:
l'interrogazioni viene visualizzata in una finestra, per esempio:
Questa finestra si può ingrandire e scorrere.
Il pulsante Stampa permette di stampare ciò che
è stato visualizzato, ma, attenzione, il tabulato sarà senza formattazione
delle pagine; quindi per eseguire correttamente la stampa è necessario
selezionare 'Stampa' dalla finestra di dialogo 'Selezione stampante'.
Il pulsante Copia trasporta negli appunti di
Windows tutto il testo della stampa che può essere incollato in un Gestionale
di
elaborazione testi.
Il
pulsante Salva memorizza il contenuto della finestra in un file
di tipo TXT.
Nelle finestre di WinCoge i
campi per l'inserimento dati possono essere:
· date
· campi
numerici (con o senza decimali)
· campi
alfanumerici
· campi
collegati ad un archivio
Per spostare il puntatore da un campo a quello successivo
si può utilizzare il mouse oppure premere il tasto TAB. Per tornare al
campo precedente ultilizzare il mouse oppure premere Shift+TAB.
Campi di inserimento data (per
esempio Data registrazione)
Si deve digitare la data
nel formato GG/
Premendo il tasto ALT
sulla tastiera appare un pratico calendario per verificare e modificare
la data.
Campi numerici (per
esempio Imponibile)
So possono digitare i
numeri da
Nelle caselle relative alla
contabilità il Gestionale
accetta due cifre decimali.
Nelle caselle relative a
fatturazione e magazzino i prezzi unitari e le quantità possono essere
impostati con massimo quattro decimali.
Nelle stampe su carta si
può predefinire il numero di decimali desiderato: vedere capitolo impostazione
decimali prezzi e quantità.
Campi collegati ad un archivio
In questi campi è
consentito digitare codici presenti nel relativo archivio, per esempio codice
cliente, codice conto, codice prodotto:
Bottone
... apre la finestra del
relativo archivio e permette di inserire un nuovo elemento o variarne i dati, evitando di utilizzare il
menu e senza sospendere la registrazione; per esempio si può inserire un nuovo
cliente durante l'emissione di una fattura oppure inserire un nuovo conto in
fase di registrazione di una scrittura contabile.
Binocolo
apre lafinestra di interrogazione che consente di ricercare gli elementi
(ricerca alfabetica, per codice, per data, ecc. secondo il tipo di archivio).
Per esempio:
In questa finestra, tramite un click con il tasto dx del
mouse appare un menu per ordinare gli elementi per la colonna
desiderata. Il valore da ricercare si inserisce nel campo ricerca. I due
pulsanti << e >> posizionano rispettivamente sul primo
o sull'ultimo elemento. Per stampare il contenuto della finestra di
interrogazione: tramite un click con il tasto dx del mouse si seleziona Stampa.
Campi alfanumerici (per
esempio Descrizione)
Nei campi alfanumerici è
possibile digitare caratteri alfabetici, numeri e segni di interpunzione.
WinCoge, quando emette una stampa
(fattura emessa, ordine, ddt e qualsiasi tabulato) visualizza la finestra per
selezionare l'output di stampa:
La stampa si può selezionare su carta, a
video ed in formato Acrobat Pdf. (Vedere anche capitolo Finestre di
interrogazone e stampe.
Stampante:
l'interrogazione viene inviata alla stampante selezionata. L'apposita casella
combinata visualizza l'elenco di tutte le stampanti configurate sul computer e
permette di selezionare quella desisderata.
Video:
l'interrogazioni viene visualizzata in una finestra in formato testo.
Formato pdf:
premendo Conferma WinCoge genera un
file di tipo Acrobat Pdf che viene immediatamente visualizzato e serve come anteprima
di stampa.
Spuntando
la casella Salva con nome è possibile salvare il documento pdf nella
posizione desiderata.
Invia
tramite e-mail
Spuntando la
casella si può inviare il documento tramite posta elettronica in allegato,
senza uscire dall'applicativo (è utile per inviare, a clienti/fornitori,
fatture, ordini, ddt).
Si può
optare per l'opzione WinCogeMail oppure
Semplice.
WinCogeMail
E' un Gestionale
che si integra con la
gestione aziendale WinCoge. Consente di conservare lo storico delle fatture,
ordini e di tutti i documenti inviati da WInCoge.
WinCogeMail è un client di posta
elettronica per gestire cartelle di posta inviata e ricevuta e funziona in modo
autonomo dal gestionale WinCoge.
Clicca qui per scaricare WinCogeMail.
Semplice
Non
conserva memoria degli invii effettuati. Appare la finestra delle impostazioni
di invio e l'email parte immediatamente:
· Server Smtp:
impostare l'indirizzo del server di posta (l'impostazione viene conservata per
i messaggi che si invieranno in seguito)
· E-Mail mittente:
impostare l'indirizzo email del mittente l'impostazione viene conservata per i
messaggi che si invieranno in seguito)
· E-Mail destinatario: il
Gestionale
propone l'indirizzo impostato sull'archivio clienti che si può
modificare.
· Oggetto: oggetto del
messaggio
· Messaggio: testo del messaggio
La stampa
viene inserita come allegato in formato pdf.
Per
procedere con l'invio premere Invia (è necessario che sia attiva la
connessione internet). Un messaggio darà conferma dell'avvenuto invio.
I dati sono distribuiti su tre schermate alle quali si
accede con le linguette:
dati
anagrafici - dati per fatture - destinaz.merce
- dati per ordini
dati anagrafici:
· Codice:
alfanumerico max 10 caratteri.
Negli esempi inclusi nel
Gestionale
i clienti sono codificati con 1001, 1002, 1003, ... ed i fornitori
come 5001, 5002, 5000, ... . Utilizzando un codice numerico è importante
evitare una codifica di tipo 1,2,...10,11 ma riempire i codici di zeri a
sinistra. Vedere anche Note sulla codifica in questo capitolo.
· Partita
Iva : il Gestionale
controlla e segnala la
correttezza della partita I.V.A.
· Pseudonimo : campo
per impostare un nome per ricercare velocemente il cliente o fornitore (per
esempio : ragione sociale='L'automobile riparazioni di Rossi G.' , pseudonimo =
'Rossi'
· Conto riepilogativo:
obbligatorio se si genstisce la contabilità. Si tratta del conto riepilogativo predisposto
tra i conti patrimoniali del piano dei conti (uno
di quelli con CFP= 'C' o 'F').
Nelle scritture contabili si imposta il codice del cliente o fornitore e
non il conto riepilogativo. Il saldo del conto riepilogativo viene aggiornato
automaticamente movimentando i clienti o fornitori.
· Contropartita fatture : si può
predefinere la contropartita (normalmente un conto di costi o ricavi) per
evitare di digitarla in fase di registrazione fatture in contabilità.
· Codice Iva: si può
predefinere il codice iva per evitare di digitarlo in fase di registrazione
fatture in contabilità. Invece, se si utilizza l'emissione fatture, il codice
iva si deve preimpostare sui tipi
documento o sui prodotti codificati, o se il cliente è esente in 'dati x
fatture' nella 'casella codice esenzione iva'.
· Pagamento: Si tratta del codice
assegnato alle condizioni di pagamento. Il codice pagamento, inserito
sull'anagrafica, viene proposto in fase di emissione fatture vendita (finestra Emissione Fatture ddt e registrazione movimenti
magazzino e di registrazione
fatture in contabilità (finestra fatture e registrazioni iva).
Esso si
può variare emettendo le fatture o registrando in contabilità.
Il codice
di pagamento serve anche per aggiornare automaticamente lo scadenzario registrando
le fatture o emettendo fatture.
Vedere
anche capitolo Codici di pagamento.
· Banca/Cin/Cab/Abi: Vengono
stampati sulle fatture emesse. Vengono utilizzati anche dalla funzione per le
RiBa elettroniche. Vedere apposito capitolo WinRiba.
· EMail: per inviare tramite
posta elettronica fatture, ddt ed ordini.
dati per
ddt e fatture:
· Prezzo 1/2/...: si
tratta dei prezzi 1/2 indicati sull'archivio prodotti che verranno proposti in fase
di fatturazione, ddt, ordini, offerte. Il prezzo 4 (con iva) si può utilizzare
su un cliente generico per l'emissione dei documenti di tipo 'scontrino non
fisc.'.
· Sconti: si possono indicare
fino a 3 sconti che verranno proposti in fase di fatturazione, ddt, ordini,
offerte.
· Sconto finale: sconto
che verrà applicato sul totale imponibile dei documenti emessi.
· Codice esenzione Iva: sulle
fatture emesse il Gestionale
prenderà in considerazione questo codice iva e non
quello indicato sul prodotto.
· Agente: codice del
rappresentante che verrà inserito su ordini e fatture emesse per ottenere il
calcolo periodico delle provvigioni. Vedere capitolo Agenti e Provvigioni.
· Escludo DDT dalla fatturazione automatica: il cliente verrà escluso quando si utilizza la funzione che
provvede a fatturare automaticamente i ddt emessi.
· Raggruppo righe ddt in fatturazione automatica: è utile per ridurre il n.di pagine delle fatture quando
queste devono contenere numerose righe; in fatturazione automatica il Gestionale
provvede a raggruppare le righe dei ddt relative al medesimo codice prodotto.
Prezzi,
sconti, esenz.Iva, agente, destinazione merce e sritte predefinite si
possono modificare in fase di emissione fatture.
destinazione merce:
Sui clienti si può
predefinire una o più destinazioni merce per evitare di digitarlaa su ogni ddt.
In ogni caso la destinazione si potrà modificare in fase di emissione ddt.
Quando è necessaria la fatturazione
differita suddivisa per punto di consegna le varie destinazioni possibili
si devono inserire nella griglia premendo il pulsante 'nuova destinazione'. In
questo modo ad ogni destinazione viene assegnato un codice (1,2,3,...) che
consente la fatturazione differita mediante il raggruppamento dei ddt per
codice destinazione.
Se non si utilizza il
'codice destinazione merce' viene proposta la 'destinazione predefinita'
impostata sul cliente.
Le diverse destinazioni
inserite in questa tabella consentono la
FATTURAZIONE DIFFERITA
suddivisa per destinazione.
dati per ordini:
Per predefinire alcune informazioni che vengono proposte in
fase di inserimento ordini: esse si possono modificare o inserire direttamente
sugli ordini.
Note
sulla codifica dei clienti e fornitori
WinCoge gestisce codici
alfanumerici che possono contenere fino a 10 caratteri.
Il Gestionale
propone
automaticamente una codifica del tipo 00001, 00002, 00003 ...
Si possono anche impostare
liberamente i codici con caratteri alfabetici e numerici.
Se si utilizzano numeri è
importante evitare una codifica di tipo 1,2,...10,11 ma riempire i codici di
zeri a sinistra; in questo modo appariranno ordinati:
|
Con zeri a sinistra |
Senza zeri a sinistra |
|
0001 CLIENTE AAA 0002 CLIENTE BBB 0003 CLIENTE CCC .... 0010 CLIENTE FFF 0011 CLIENTE GGG.... |
1 CLIENTE AAA 10 CLIENTE FFF 11 CLIENTE GGG 2 CLIENTE BBB 3 CLIENTE CCC |
WinCoge
prevede due finestre
· A)
Una, denominata nel menu di WinCoge, Fatture e registrazioni IVA, da usare per le
operazioni soggette a registrazione IVA. Provvede all'inserimento contemporaneo
sui registri iva ed in contabilità senza che l'utente si debba preoccupare del
dare o dell'avere.
· B)
Un'altra, denominata nel menu di WinCoge, Movimenti non IVA, da usare per le
scritture contabili che devono essere annotate sul giornale. Con questa
finestra le operazioni si inseriscono con il sistema della partita doppia.
In regime di contabilità ordinaria si utilizzano
l'una o l'altra finestra secondo il tipo di registrazione da effettuare.
In regime di contabilità semplificata si utilizza
'Fatture e registrazioni IVA' per annotare sui registri iva,
oltre alle operazione soggette a registrazione IVA, anche tutte le altre
operazioni di costo o ricavo che concorrono al risultato della gestione. Vedere
capitolo contabilità semplificata.
Le scritture contabili possono essere generate
automaticamente da altre funzioni del Gestionale
, tra le quali :
Emissione Fatture ddt e registrazione movimenti
magazzino,
pagamenti da scadenzario,
distinta RiBa,
chiusura periodica IVA, ecc.
Le due finestre consentono di riaprire qualsiasi
operazione per modificarla o correggerla e provvedono ad opportune
segnalazioni quando si tenta di modificare scritture già stampate in via definitiva
sui registri.
La finestra Fatture
e registrazioni IVA, in alcuni casi, può generare più di una scrittura
contabile o IVA (per esempio le fatture di acquisto intracomunitarie creano 2
scritture IVA ed una non iva).
Per procedere alle registrazione
delle operazioni contabili ed IVA è necessario predisporre alcuni archivi (piano
dei conti, tipi registro iva ecc.) come descritto nei prossimi capitoli.
Data
registrazione
Il Gestionale
impone di immettere la data
registrazione su ogni scrittura contabile come previsto dalla legge.
Tutte le scritture soggette per legge a registrazione IVA
(come fatture emesse, quelle ricevute ed i corrispettivi) con WinCoge vengono
contemporaneamente inserite sui registri iva ed in contabilità. In questo caso
la data di registrazione deve rispettare la normativa IVA.
WinCoge consente di inserire le scritture contabili anche
senza rispettare l'ordine cronologico (ma con la corretta data di
registrazione) e provvede ad emettere le stampe ordinate cronologicamente. Si
ricorda però che la normativa vigente impone di effettuare le scritture in
ordine cronologico.
Numerazione
progressiva
Il Gestionale
assegna ad ogni scrittura contabile un numero
articolo che la identifica in modo univoco.
Numero
di protocollo IVA
Ad ogni scrittura contabile soggetta a registrazione IVA
il viene assegnato un numero di protocollo oltre al numero
articolo. Ogni registro iva ha una sua numerazione di protocollo.
Consultare anche il 'Manuale di
contabilità di WinCoge': contiene la descrizione dettagliata per
effettuare, la maggior parte delle operazioni: fatture attive/passive,
pagamenti, incassi, registrazione paghe e stipendi, interessi c/c bancario... .
Sarà utile soprattutto agli utenti meno esperti.
Per procedere alle registrazione delle
operazioni contabili ed IVA è necessario predisporre questi archivi:
· Il
piano dei conti
· Le
causali contabili
· I
tipi di registro IVAI codici IVA
· I
clienti ed i fornitori
·
· Le
Categorie ripartiz.acquisti: facoltativo
Ogni archivio è composto da elementi ai quali bisogna
assegnare un codice.
Gli archivi di base
potranno essere variati e perfezionati nel tempo secondo le esigenze che si
presenteranno.
Il piano dei conti consente di classificare
le operazioni contabili per ottenere i dati per la formazione del bilancio e
per le esigenze informative dell'azienda.
Esso è suddiviso in Conti Patrimoniali e Conti economici:
Conti Patrimoniali per
esempio:CASSA,BANCA,CLIENTI,CAMBIALI ATTIVE,IMPIANTI, FORNITORI, CAMBIALI
PASSIVE, DEBITI DIVERSI, FONDO A
Conti economici per
esempio VENDITE, ACQUISTO MERCI, SALARI
E STIPENDI, ASSICURAZIONI, ENERGIA ELETTRICA, SPESE TELEFONICHE, A
WinCoge contiene un piano dei conti predefinito
che può essere personalizzato o completamente ristrutturato secondo le
esigenze: consultare anche il 'Manuale di
contabilità di WinCoge' per altre informazioni.
Codifica
del piano dei conti
La codifica è strutturata nella forma X.Y :
X viene denominato in Mastro ed Y Conto.
Essa deve essere progettata in modo tale da consentire l'inserimento
di nuovi conti quando si presenta una nuova esigenza.
I codici dei conti sono 'alfanumerici' e possono
contenere fino a 10 caratteri incluso il punto che separa mastro da
conto. Di conseguenza si possono utilizzare codici come per esempio C01.030B
oppure F20A.CD03, ma non sempre è necessario sbizzarrirsi troppo
nella codifica.
Il piano dei conti deve
contenere anche i Conti riepilogativi clienti o fornitori. Su ogni
cliente e su ogni fornitore deve essere inserito il conto riepilogativo di appartenenza.
Nelle scritture relative a
clienti o fornitori si deve indicare il codice cliente oppure il codice
fornitore e non il codice del conto riepilogativo.
Le informazioni principali di ogni elemento del piano dei
conti sono:
Codice mastro e Codice conto, Descrizione, CFP,
Patrimoniale/Economico, per esempio:
·
Mastro: si creano o modificano tramite l'archvio Mastri.
· I mastri sono codici di raggruppamento delle varie voci che compongono
il piano dei conti: servono per ottenere i totali raggruppati nella stampa
bilancio di verifica e nella stampa situazione costi/ricavi e patrimoniale.
· CFP: sui conti riepilogativi clienti si imposta
C, sui conti riepilogativi fornitori si imposta F, su tutti gli altri conti si
imposta P.
·
Patrimoniale/Economico:
si imposta la spunta sui conti patrimoniali e si lascia in bianco sui conti
economici.
Nelle
registrazioni contabili si imposta il codice del conto nella forma mastro +
punto + codice conto.
Servono a descrivere ogni operazione contabile.
Per esempio: Pagamento, Incasso, Versamento, Prelievo
c/c. (le scritture contabili si registrano con la finestra Movimenti non IVA).
La codifica delle causali è
alfanumerica ed accetta 4 caratteri.
WinCoge contiene alcune causali predefinite che si
possono personalizzare secondo le esigenze: i dettagli si trovano nel 'Manuale di contabilità di WinCoge'.
Non è necessario prevedere un numero enorme di causali in
quanto, in fase di registrazione dei movimenti contabili, è disponibile il
campo libero descrizione per completare la causale con altre
informazioni relative al movimento (per esempio causale 'incasso' e descrizione
'fattura n.xxx).
Nelle causali è prevista la casella 'ripete' che serve
per velocizzare l'inserimento delle righe di contropartita: la spunta su
'ripete' evita di dover digitare nuovamente in contropartita i dati della riga
del dare (o viceversa).
Causali
fisse nel Gestionale
· Le
causali relative ad operazioni soggette a registrazione IVA (11=Emessa fattura,
31=Fattura acquisto, ecc)
· Le
causali per le scritture di apertura conti: APE ed APEX
APEX
serve per trasportare i saldi di aperura in maniera provvisoria sul nuovo esercizio
non essendo normalmente possibile al 31 dicembre di ogni anno completare le
registrazioni. Le registrazioni di apertura provvisoria non vengono stampate
sul giornale.
Vedere anche capitolo
Trasporto saldi apertura.
Il prospetto che segue rappresenta i registri iva
predefiniti nel Gestionale
WinCoge:
Cod Descrizione Tipo Conto IVA
1 VENDITE 01 vendite 900.010
IVA SU VENDITE
2 CORRISPETTIVI 02 corrispettivi 900.010 IVA SU
VENDITE
3 ACQUISTI 03 acquisti 900.020
IVA SU ACQUISTI
4 Acq.Intracom.su
Vendite 04 vendite 900.210 INTRA U.E:
Transitorio IVA
5 Acq.Intracom.su Acquisti 05 vendite 900.210 INTRA U.E:
Transitorio IVA
7 Corrispettivi
Ventilati 07 Corrispettivi Ventilati 900.010 IVA SU VENDITE
In base alle esigenze aziendali e norme di legge si
predispongono i registri che verranno gestiti.
I dati da impostare su ogni
registro Iva sono il Codice, il Tipo,
·
Codice:
alfanumerico di 2 caratteri
· Tipo:
serve perchè il Gestionale
'sappia' come comportarsi in fase di registrazione
movimenti iva ed in fase di stampa dei registri.
Tipo 01: fatture
di vendita emesse
Tipo 02: corrispettivi
degli incassi suddivisi per aliquota
Tipo 03: fatture
di acquisto
Tipo 07: per i corrispettivi
da ventilare in base agli acquisti. (Bisogna anche predisporre appositi
codici iva riservati alle fatture di acquisto di beni destinati alla
rivendita).
Tipo 04 e 05:
fatture di acquisto intracomunitarie (04 Acq.Intracom.su Vendite e 05
Acq.Intracom.su Acquisti)
· Descrizione: è
semplicemente una scritta che si può variare a piacere.
·
Conto Iva:
si tratta di un elemento del piano dei conti, serve perchè il Gestionale
possa
generare la scrittura contabile, in fase di registrazione delle operazioni IVA.
Per gestire le aziende in contabilità semplificata è necessario inserire
il conto IVA come per quelle in ordinaria.
Si possono gestire più registri iva dello
stesso tipo: per esempio un registro iva codice 1 ed un
altro codice 6, entrambi di tipo 01 (utili per gestire due registri iva vendite
quando si emettono fatture da due postazioni diverse).
Su ogni registro iva deve essere indicato il conto iva
del piano dei conti in modo tale che, in fase di registrazione operazioni IVA,
il Gestionale
possa generare la scrittura contabile.
Note
sui registri iva corrispettivi
Sui registri dei
corrispettivi, oltre al Codice e il Tipo, si devono impostare altre
informazioni:
· Registrazione
mensile: bisogna predefinire se si desidera effettuare una
registrazione riepilogativa mensile o giornaliera degli incassi; spesso si effettua una registrazione mensile: mettendo la spunta sulla casella, in
fase di registrazione, il Gestionale
crea una scrittura con descrizione
'corrispettivi del mese...' invece che 'corrispettivi del giorno ...'.
· Codice Iva default: codice
iva che viene proposto in fase di registrazione degli incassi.
· Conto
cassa e Ricavi servono per evitare di digitarli ad ogni
registrazione.
· Causale
giro Iva: si tratta della causale che il Gestionale
utilizza per
creare la scrittura contabile di giro dell'iva scorporata Ricavi a Iva su
Vendite. Questa scrittura viene generata automaticamente dalla finestra di stampa registri iva.
Per registrare le operazioni soggette a registrazione IVA
(finestra Fatture e
registrazioni IVA oppure Emissione Fatture ddt e registrazione movimenti magazzino) é
necessario predisporre i codici iva.
Essi servono per di ottenere i registri iva con l'indicazione
della % o dell'articolo di esenzione, i totali periodici suddivisi per codice
iva ed i dati per la dichiarazione IVA.
Il prospetto che segue rappresenta i codici iva
predefiniti nel Gestionale
WinCoge.
Cod Descrizione %IVA %Indeducibile
04 4% 4 0
04N 4%Non.Detraib. 4 100
10 10% 10 0
10N 10%Non.Detraib. 10 100
20 20% 20 0
20N 20%Non.Detraib. 20 100
20X 20%Non.Detraib.50% 20 50
E00 Fuori ambito IVA 0 0
E07 Esente Art.7 0 0
E08 ART.8 0 0
E09 Esente Art.9 0 0
E10 Esente Art.10 0 0
E15 Escluso Art.15 0 0
E74L Art.74
quotidiani/libri 0 0
E74R Art.74 rottami 0 0
V10 10% VENTILAZ. 10 0
riservato ventilazione
V20 20% VENTILAZ. 20 0
riservato ventilazione
ZCOR Ventilazione
corrispettivi (codice
iva fisso nel Gestionale
)
I codici Iva si possono
modificare secondo le esigenze.
I dati da inserire sono il Codice (alfanumerico 4
caratteri),
Ventilazione:
normalmente questa casella si lascia senza spunta.
Per
gestire il registro iva corrispettivi con Ventilazione (registrando gli
incassi senza la distinzione per aliquota IVA) devono riservare appositi
codici iva per la registrazione delle fatture acquisto di beni destinati
alla rivendita .
In
questo caso lo scorporo dell'iva viene effettuato in proporzione agli acquisti.
La
registrazione dei corrispettivi senza distinzione per aliquota si effettua con
il codice iva ZCOR.
Serve per riorganizzare i saldi contabili in una
struttura diversa dal piano dei conti. Il Gestionale
WinCoge consente di
definire, a seconda delle esigenze, fino a 9 schemi di riclassificazione.
Ogni schema di riclassificazione nel Gestionale
è
denominato 'tipo riclassificazione'.
Lo schema più diffuso di riclassificazione del bilancio è
quello che si ricava dal modello della IV direttiva CEE.
Nel
Gestionale
è incluso un esempio di riclassificazione secondo
La riclassificazione provvede a raggruppare i saldi degli
elementi del piano dei conti secondo uno schema di riclassificazione.
Nello schema di riclassificazione i vari elementi hanno
una codifica e sono suddivisi in 'economici' e 'patrimoniali'.
Il Gestionale
provvede a calcolare e stampare dei totali
parziali e generali secondo i livelli previsti nella codifica.
Tipi riclassificazione
Per
definire i titoli degli schemi di riclassificazione.
In questo
archivio si impostano codice e descrizione per ogni tipo
Codici riclassificazione bilancio
Selezionare
Tipo Riclassificazione e premere Nuovo (o Apri per modificare): appare
la videata per inserire i dati.
La codifica
è libera ed il punto suddivide i livelli. Il Gestionale
di stampa
riclassificazione provvederà a calcolare dei totali per livello prendendo in
considerazione il punto. Per esempio se inseriremo i codici 1.A.1, 1.A.2,
1.A.3, 1.B.1,1.B.2,1.C, il Gestionale
fornirà un totale di tutti gli 1.A, di
tutti gli 1.B .1.
Per
ottenere un totale parziale si dovrà inserire un codice seguito da un barra / :
per esempio 1.B/.
Per ogni elemento della
riclassificazione impostare codice, descrizione e patrimoniale o economico.
Sugli elementi della
riclassificazione bisogna impostare i codici di riferimento del piano dei
conti (dai quali il Gestionale
ricava i saldi) e riempiendo l'apposita griglia.
Le categorie si codificano liberamente
per ottenere una ripartizione delle fatture e movimenti contabili.
Per esempio:
- per suddividere le fatture di acquisto
in 'beni di rivendita' e ' beni strumentali'
- per suddividere le registrazioni per
cantiere o commessa
Codificate le categorie bisogna
inserirle in fase di registrazione.
Per
stampare le registrazioni contabili di una categoria si può selezionarla in 'stampa movimenti per
conto' oppure in 'stampa elenchi fatture'.
(Consultare anche il 'Manuale di
contabilità di WinCoge')
La
finestra Fatture e
registrazioni IVA consente di inserire le scritture soggette a
registrazione IVA (fatture acquisto, fatture vendita, note di variazione, ecc.)
Per inserire le registrazioni Iva bisogna:
· Selezionare
il registro iva sul quale si deve annotare la scrittura
·
Impostare la data registrazione e gli
altri dati di intestazione (cliente/fornitore/estremi fattura)
· Impostare
i dati delle righe (contropartita costi/ricavi, imponibile,
%IVA, importo iva)
La contropartita iva non si deve inserire in
quanto il Gestionale
la conosce già dall'impostazione effettuata sui tipi di
registro iva.
Non è
necessario impostare i le cifre nelle caselle di
dare o avere, ma è il software a provvedere alla loro esatta
distribuzione sull'archivio dei movimenti.
Nota per fatture emesse:
Se si utilizza la finestra Emissione Fatture ddt e registrazione movimenti magazzino per
l'emissione delle fatture essa provvederà a generare automaticamente la
registrazione iva e contabile delle fatture; di conseguenza non dovranno più
essere registrate con la finestra descritta in questo capitolo.
Argomenti correlati:
Archivi di base per contabilità ed Iva,
Movimenti non IVA in partita doppia
Contabilità ed IVA (ordinaria o
semplificata), Contabilità Semplificata con WinCoge
Tipi registro Iva, Codici Iva, Piano dei
conti, Categorie.
Esempio per registrare una fattura:
Selezionare
il registro iva e premere
Nuovo per
effettuare una nuova registrazione
(oppure
Apri per modificare o vedere una registrazione già inserita)
con
il binocolo si interrogano (per n.protocollo Iva oppure per articolo
contabile) le fatture già inserite.
Totale
fattura di controllo: selezionando l'opzione il Gestionale
imporrà di impostare il totale per effettuare la verifica con il totale di
imponibili ed iva inseriti.
Impostare
i dati di intestazione
· N.Articolo: Il
Gestionale
assegna alle scritture contabili il numero articolo che identifica in
modo univoco ogni scrittura contabile.
· N.
Protocollo IVA: Ad ogni scrittura contabile soggetta a
registrazione IVA il viene assegnato un numero di protocollo oltre al numero
articolo. Ogni registro iva ha una sua numerazione di protocollo.
Il Numero
Articolo ed il N.Protocollo I.V.A. si devono lasciare in bianco
perchè vengono assegnati automaticamente al momento della conferma della
registrazione.
Si possono
anche forzare: in questo caso il Gestionale
verifica che non ci siano già altre
registrazioni con il numero forzato e che la stampa dei registri I.V.A. non sia già stata effettuata.
· Data Registrazione: data
registrazione in contabilità del documento. Il Gestionale
, propone la data
dell'ultima registrazione effettuata. Se si imposta una data già stampata sui
registri una finestra di dialogo effettua la segnalazione.
· Cliente o Fornitore: a
seconda del tipo di registro I.V.A. questa casella accetta codici di clienti o
fornitori.
· Data Fattura: data del
documento
· Numero Fattura: numero
del documento
· se si tratta di fattura emessa normalmente coincide con il
N.Protocollo
· se fattura di acuisto inserire in n.di fattura fornitore
(quando il n.fattura
comprende caratteri alfabetici si può lasciare=0 questa casella digitare
il numero nel campo 'descrizione').
· se corrispettivi questa casella non viene visualizzata
· Descrizione: si
tratta della scritta che descrive l'operazione contabile e verrà sui registri e
sui movimenti per conto, il Gestionale
propone automaticamente 'Fatt.
n. ... del ...' (oppure 'corrispettivi del ...')e si puo forzare la
scritta secondo le esigenze
· Pagamento: appare quello
impostato sull'archivio clienti o fornitori, che può essere variato per la
fattura in oggetto. Se si tratta di una condizione di pagamento che ha
l'indicazione di aggiornare lo scadenzario, l'inserimento della fattura
provocherà
· anche l'inserimento sullo scadenzario.
Note per
registrare i Corrispettivi:
Se si
tratta di corrispettivi il Gestionale
il Gestionale
chiede di inserire il
codice del conto cassa (invece che il cliente) e non richede Data,
Numero fattura e Pagamento.
Se si
effettua una registrazione complessiva mensile degli incassi (in questo caso è
necessario avere inserito l'apposita spunta sui tipi di registro iva) si
imposta nella data registrazione l'ultimo giorno del mese (30/31/28) e il
Gestionale
provvederà a proporre la descrizione 'Corrispettivi del mese ...'.
Premere
la linguetta Righe poi il pulsante Nuova Riga
Premere
Nuova Riga
· Conto: contropartita di
costi o ricavi. Se sul cliente o fornitore è predefinita la contropartita
fatture, essa viene proposta.
· Codice Iva: codice
che deve esistere sulla tabella codici Iva; a seconda delle impostazioni del
codice viene calcolato l'importo iva e/o indetraibile.
Se sul
cliente o fornitore è predefinito il codice iva, esso viene proposto.
· Descrizione: viene
proposta in automatico quella della videata di intestazione. Si
tratta della scritta che descrive l'operazione contabile che compare sui registri e sui tabulati.
· Imponibile: digitare
l'importo imponibile o esente
· Importo Iva e Iva
Indetraibile: importo dell'Iva.
Viene
calcolato automaticamente in base a quanto impostato nella casella imponibile
può essere modificato.
· Se si tratta di corrispettivi viene visualizzata la
casella Importo con Iva.
· Categoria: Non obbligatorio,
serve per poter ottenere dei totali suddivisi per categorie; per esempio per la
dichiarazione iva è utile la suddivisione in beni strumentali, beni destinati alla
rivendita, oppure per suddividere le registrazioni per cantiere o commessa. Per
stampare le registrazioni contabili di una categoria si può selezionarla in stampa movimenti per
conto oppure in stampa elenchi fatture.
Il pulsante Conferma Riga inserisce nella griglia
di riepilogo la riga.
Se la fattura ha più di una aliquota Iva o se l'imponibile deve essere suddiviso in più contropartite
si ripete l'operazione con un click su Nuova Riga.
Non ci sono limiti per il numero di righe in una registrazione.
Tramite la
griglia di riepilogo è possibile rettificare
le righe impostate : con un Doppio Click sulla riga il
Gestionale
la presenta il riquadro dove si possono effettuare le correzioni.
Per
annullare una riga premere Elimina Riga.
Quando la registrazione è completa si preme Conferma
(oppure Elimina per cancellarla):
Confermata la scrittura il Gestionale
provvede ad aggiornare il registro IVA ed a creare l'articolo in partita doppia
(cliente a diversi o diversi a fornitore); i 'diversi' sono i conto di costi o
ricavi ed il conto iva.
|
causale/descrizione |
conto |
DARE |
AVERE |
|
Fatture/movimenti
IVA Acquisti / FATT. 12 Del 05.01.03 (1) |
600.010
COSTI MERCI C/ACQUISTO DI RIVENDITA |
1100,00 |
|
|
Fatture/movimenti
IVA Acquisti / FATT. 12 Del 05.01.03 (2) |
900.020
IVA SU ACQUISTI |
220,00 |
|
|
Fatture/movimenti
IVA Acquisti / FATT. 12 Del 05.01.03 (1) |
|
|
1320,00
|
Nota sulla descrizione
contabile: la descrizione (1) è quella della videata intestazione,
la descrizione (2) è quella della videata righe.
Correzione
Articolo Iva
Impostando il numero
articolo e Apri è possibile rivedere e variare una registrazione.
Se non si conosce il numero
di articolo è possibile interrogare con il binocolo (a fianco della
casella n.articolo) l'archivio per n.protocollo o articolo contabile.
Si può variare qualsiasi
dato ed il Gestionale
provvederà a riaggiornare contabilità ed Iva
Se si tratta di
registrazioni già stampate sui registri il Gestionale
provvede a segnalarlo ed a
richiedere se si vuole comunque procedere alla variazione.
Se si tratta di una
registrazione che ha provocato l'aggiornamento dello scadenzario il
Gestionale
potrebbe segnalare che eventuali variazioni potrebbero creare
discordanze con altri archivi. In questo caso è necessario correggere anche
l'archivio scadenze.
Se si tratta di una fattura
emessa con la finestra Emissione Fatture ddt e registrazione
movimenti magazzino il Gestionale
segnala
che la registrazione è stata generata da un altra procedura: per evitare
discordanze le correzioni si devono effettuare con la medesima finestra.
La
finestra Fatture e
registrazioni IVA nel menu di WinCoge
consente
alle aziende in regime di contabilità semplificata di annotare sui
registri iva anche tutte le altre operazioni di costo o ricavo che concorrono
al risultato della gestione.
Argomenti correlati:
Archivi di base per contabilità ed Iva,
Contabilità ed IVA (ordinaria o
semplificata), Contabilità Semplificata con WinCoge
Tipi registro Iva, Codici Iva, Piano dei
conti, Clienti e Fornitori.
In pratica si devono codificare come clienti o fornitori
anche i costi e ricavi che, pur non essendo fatture, si devono annotare sui
registri IVA .
Per gestire la contabilità semplificata predisporre i
seguenti archivi (vedere anche la sezione archivi di base per contabilità):
Piano dei Conti: almeno
i conti Clienti, Fornitori, IVA su vendite, IVA su acquisti, Ricavi,
Costi: Acquisti, Stipendi, Spese
telefoniche..., Ammortamenti, Cassa (se si registrano i
corrispettivi).
Codici IVA: Per le operazioni di costo o ricavo che non
sono fatture bisogna predisporre anche un codice iva 'fuori campo iva'.
Tipi di Registro IVA Predisporre
i tipi di registro iva che verranno utilizzati (almeno vendite, acquisti e, se necessario,
corrispettivi) come per la contabilità ordinaria.
Clienti e Fornitori
Bisogna inserire, oltre ai normali clienti e fornitori, come clienti o
fornitori anche i costi e ricavi che non sono fatture ma si inseriranno sui
registri iva IVA.
Per esempio un fornitore
'Banca' per registrare interessi bancari passivi e spese bancarie, un fornitore
'Stipendi' per registrare i costi del
personale e contributi previdenziali, un cliente 'Ricavi diversi' per
registrare ricavi diversi dalle fatture emesse, ecc.
Su ogni cliente e su ogni
fornitore si deve impostare il conto riepilogativo (conto patrimoniale
del piano dei conti). E' opportuno riservare due conti riepilogativi, uno per i
fornitori ed uno per clienti utilizzati nella registrazione dei costi e ricavi
che non sono fatture.
Prendiamo ad esempio una registrazione di spese
bancarie. Per annotare questo costo sul registro iva bisogna:
· Codificare
un apposito fornitore 'banca' sull'archivio fornitori
· Codificare
un codice iva 'fuori ambito iva'
Effettuare la scrittura con
la finestra Fatture e registrazioni IVA selezionando
il registro iva acquisti per registrare operazioni di costo (oppure
il registro iva vendite per registrare operazioni di ricavo) ed
effettuare la nuova registrazione.
Impostare i dati di
intestazione:
Passare all'inserimento
righe:
E' possibile impostare più
di una riga per suddividere costi di natura diversa; per esempio la
registrazione dell'estratto conto scalare di banca può comprendere oltre agli
interessi le spese tenuta conto.
Confermando la registrazione il Gestionale
provvede ad
aggiornare il registro IVA ed a incrementare il conto di costo con un articolo
costo a fornitore.
|
causale/descrizione |
conto |
DARE |
AVERE |
|
13 Fatture/movimenti
IVA Acquisti / SPESE BANCARIE |
610.100
SPESE BANCARIE |
5,00 |
|
|
23
Fatture/movimenti IVA Acquisti / SPESE BANCARIE |
900.020
IVA SU ACQUISTI |
|
0,00 |
|
33
Fatture/movimenti IVA Acquisti / SPESE BANCARIE |
6000 BANCA(MOVIMENTI
CONT.SEMPLIFICATA) |
|
5,00 |
(Consultare anche il 'Manuale di
contabilità di WinCoge')
La
finestra Movimenti non IVA
consente
di inserire le scritture non soggette a registrazione IVA con il metodo della
partita doppia
Per inserire un articolo in
partita doppia:
· Si
imposta la data registrazione
· Si
impostano le 'righe' con le partite interessate
Non ci sono limiti nel numero
di righe neppure per i cosiddetti diversi a diversi oltre che per xxx
a diversi e diversi a xxxx.
WinCoge controlla il
pareggio tra movimenti in dare e avere di ogni registrazione ed impedisce
lo sbilancio.
Argomenti correlati:
Archivi di base per contabilità ed Iva,
Contabilità ed IVA (ordinaria o semplificata), Piano dei conti.
Nuovo:
per effettuare una nuova registrazione
Nuovo con selezione
scadenze per nuova registrazione di incassi e pagamenti quando si
gestisce lo scadenzario: serve per selezionare le scadenze (partite aperte) ed a
generare le registrazioni contabili (questo argomento è trattato nella sezione
scadenzario al capitolo Incassi/pagamenti con scarico scadenze singolo
cliente/fornitore).
Apri consente
di modificare o vedere una registrazione già inserita; con il binocolo
si interrogano i movimenti effettuati.
Premendo
Apri appare la videata per l'inserimento dell'articolo in partita
doppia:
· N.Articolo:
normalmente si lascia in bianco in quanto viene assegnato automaticamente al
momento della conferma della registrazione. Se necessario si può forzare.
· Data Registrazione: il
Gestionale
propone la data dell'ultima registrazione effettuata. Se si imposta
una data già stampata sul libro giornale una finestra di dialogo effettua la
segnalazione.
· Contropartite automatiche:
normalmente si lascia la spunta su questa casella. Si tratta della
contropartita che verrà stampata nelle schede dei movimenti per conto.
Premere
il pulsante Nuova Riga
Appare
il riquadro dove inserire i dati della riga del movimento contabile
· Causale e Descrizione:
descrivono la scrittura contabile.
Nella maggior parte dei
casi la causale e descrizione sono le medesime
per tutte le righe dell'articolo ed il Gestionale
consente di ripeterle
automaticamente su ogni riga.
· C/F/P:
impostare C=Cliente F=Fornitore P=Conto del piano dei conti
· Conto:
conto del piano dei conti oppure codice cliente/fornitore
· Dare
e Avere: si inserisce l'importo nell'una o nell'altra casella.
Il
pulsante Conferma Riga inserisce nella griglia di riepilogo la
riga.
Premere nuova riga per impostare i dati della contropartita:
A partire dalla seconda riga inserita il Gestionale
propone
automaticamente la causale impostata sulla riga precedente e questa potrà essere
variata.
Se sulla
causale è impostata la spunta su 'ripete' si velocizza l'inserimento dei dati
in quanto il Gestionale
propone la descrizione impostata sulla riga precedente e
l'importo in partita opposta alla riga precedente.
Il
pulsante Conferma Riga inserisce nella griglia di riepilogo la
riga.
Per registrare 'diversi a xxx' oppure 'xxx
a diversi' oppure 'diversi a diversi' premere Nuova Riga
ed impostare le altre contropartite.
Non ci
sono limiti nel numero di conti interessati alla registrazione.
Per
correggere le righe fare un Doppio
Click sulla riga nella griglia di riepilogo: il Gestionale
visualizza i dati
nel riquadro di riga che possono essere modificati.
Per eliminare una riga fare un Doppio Click sulla riga nella griglia
di riepilogo e premere Elimina Riga.
Quando la registrazione è completa si preme Conferma
(oppure Elimina per cancellarla):
Confermata la scrittura il Gestionale
provvede a creare l'articolo in partita doppia. Per esempio:
ELETTRONICA E CASALINGHI SNC a CASSA
|
causale/descrizione |
conto |
DARE |
AVERE |
|
020
Pagamento fattura fornit. / FATT.83 (Telefonino) |
5010
ELETTRONICA E CASALINGHI SNC |
216,00 |
|
|
020
Pagamento fattura fornit. / FATT.83 (Telefonino) |
100.010
CASSA |
|
216,00 |
Correzione
articolo Non Iva
Impostando il numero articolo e Apri è
possibile rivedere e variare una registrazione.
Se non si conosce il numero
di articolo è possibile interrogare con il binocolo (a fianco della casella
n.articolo) l'archivio per data, conto dare e conto avere.
Si può variare qualsiasi
dato ed il Gestionale
provvederà a riaggiornare la contabilità.
Se si tratta di
registrazioni già stampate sui registri il Gestionale
provvede a segnalarlo ed a
richiedere se si vuole comunque procedere alla variazione.
Se si tratta di una
registrazione generata automaticamente da un altra procedura (per
esempio Pagamenti da scadenzario) il
Gestionale
potrebbe segnalare che eventuali variazioni dovrebbero essere effettuate
anche sull'archivio scadenze.
(Consultare anche il 'Manuale di
contabilità di WinCoge')
Le note di credito seguono la stessa procedura della
registrazione delle fatture: finestra Fatture e registrazioni IVA oppure, per le vendite la
finestra Emissione Fatture ddt e registrazione movimenti magazzino.
Possono
essere registrate sul medesimo registro iva relativamente al quale vanno a
stornare parzialmente o totalmente una fattura oppure su di un appositi
registro iva.
Gli importi devono essere inseriti
con il segno - (meno).
Storno di
fattura di vendita: che sia stato emesso dalla
vostra ditta o dal vs. cliente si
registra con il segno meno sul medesimo registro delle vendite sul quale
era stata inserita la fattura (quindi con un numero protocollo che segue la
numerazione delle fatture di vendita) oppure su di un apposito registro di
rettifiche sulle vendite.
Per
enettere le note di credito è possibile utilizzare la finestra Emissione
Fatture ddt e registrazione movimenti magazzino
impostando il segno meno sulla quantità
(oppure sul prezzo).
E' possibile creare
un apposito tipo documento 'nota accredito' per emettere le note di variazione
sulle vendite (utilizzare sempre il segno meno). Rimane comunque la via più
semplice di inserirle tra le normali fatture di vendita indicando nel corpo
fattura p.es 'nota accredito per storno….'.
Storno di
un acquisto : che sia stato emesso da
vostro fornitore o dalla vs.ditta si può registrarlo con la finestra Fatture e registrazioni IVA sul medesimo registro degli acquisti sul quale era stata
inserita la fattura (quindi con un numero protocollo che segue la numerazione
delle fatture di acquisto) oppure utilizzare un apposito registro Iva. Bisogna
impstare il segno meno sugli importi.
Le fatture
intracomunitarie (nell'ambito U.E. Unione Europea) devono essere annotate
ai fini IVA sul registro acquisti e su quello delle vendite, ed, in
contabilità, bisogna effettuare la scrittura costi a fornitore.
Consultare anche il 'Manuale di contabilità di WinCoge'.
Con WinCoge gestionale
una procedura automatica provvede a generare
le tre scritture (due ai fini IVA ed una in contabilità).
Le due registrazioni iva compariranno sui rispettivi
registri e sul librogiornale e si storneranno reciprocamente nel calcolo
dei versamenti iva ed in contabilità.
La terza riguarda la contabilizzazione del costo e del
debito verso il fornitore (costo a fornitore).
Per
registrare una fattura intracomunitaria ed ottenere in automatico le tre
registrazioni la fattura si deve utilizzare la finestra Fatture e
registrazioni iva.
Si
seleziona il registro iva di tipo 04 (Acq.Intracom.su
Vendite) e si segue la procedura come per le
normali fatture passive.
Nella finestra apparirà oltre alle
linguette Intestazione e Righe la linguetta:
Dati per registrazione
automatica intracee che consente di inserire i
seguenti dati:
· Registro
IVA acquisti intracee: 5
ACQUISTI INTRA su iva a credito
· Fornitore:
per esempio 5070 P.B.C. ENTERPRISE ELECTRONIC
· Causale:
per esempio 080 Acquisto intracomunitario
· Contropartita
costo: per esempio 600.030 Costi Merci c/to acquisti di
rivendita
Per
effettuare correzioni su tre registrazioni si deve:
- usare la
finestra fatture e registrazioni iva per le due registrazioni iva
- usare la
finestra movimenti contabili non iva per la la scrittura costi a
fornitore
Fatture
passive con ritenuta d'acconto o altra imposta da versare
direttamente (e non al fornitore) come quelle dei professionisti
Devono essere registrate mediante due operazioni:
1)
Inserimento della fattura
2)
Scrittura in partita doppia "fornitore a ritenute
d'acconto da versare"
WinCoge consente di effettuare automaticamente le due
scritture con la finestra Fatture e registrazioni IVA.
Selezionare il registro
iva acquisti di tipo '03'
Impostare la spunta
nella casella 'fattura con ritenuta acconto'
Effettuare la registrazione
come per le normali fatture passive con
gli importi imponibili ed esenti, i codici iva e gli importi dell'IVA trascurando
l'importo della ritenuta d'acconto.
Nella
finestra apparirà oltre alle linguette Intestazione e Righe la linguetta Ritenuta
Passare alla videata 'ritenuta acconto' ed
impostare:
· Importo
ritenuta
· Contropartita
Erario c/ritenute: per esempio 200.060 ERARIO
C/RINTEN.D'ACCONTO
· Causale:per
esempio 060 Giro Riten.d'acc.fatture forn.
Confermando la registrazione il Gestionale
provvede ad aggiornare
il registro IVA, a creare l'articolo (1) in partita doppia diversi a
fornitore, ed a creare la scrittura (2)
ROSSI GIUSEPPE AVVOCATO a ERARIO C/RINTEN.D'ACCONTO per
sottrarre dal debito del fornitore l'importo della ritenuta e ad aggiungerlo al
conto 'ritenute acconto da versare':
Per effettuare correzioni sulla scrittura (2) usare la finestra movimenti contabili non iva.
Le operazioni di apertura e chiusura
come la registrazione dei saldi contabili di apertura esercizio e la
registrazione dell'utile o perdita e chiusura conti patrimoniali sono
scritture da effettuare in partita doppia.
(Per ulteriori dettagli e sopratutto per i meno esperti
consultare anche il 'Manuale di contabilità di WinCoge')
Per questo scopo WinCoge prevede delle funzioni
automatiche.
·
La finestra Trasporto saldi contabili da anno vecchio a nuovo:
serve
per il trasporto automatico saldi negli anni successivi al primo utilizzo di
WinCoge.
·
La finestra Operazioni Contabili di chiusura
bilancio consente di effettuare automaticamente
queste operazioni:
1)
Giro perdite e profitti a diversi (conti economici di costo) e Giro diversi
(conti
2)
Profitti/Perdite a Utile/Perdita di esercizio o viceversa
3)
Chiusura patrimoniali
La finestra Movimenti non IVA consente
di inserire manualmente queste scritture.
Saldi
di apertura
L'apertura dei conti deve essere effettuata ogni
anno con gli importi della situazione patrimoniale al 31 dicembre precedente.
Per l'inserimento dei saldi
iniziali tramite la finestra Movimenti non IVA bisogna utilizzare la causale APE
(causale fissa nel Gestionale
).
E' necessario predisporre
un conto transitorio sul piano dei conti denominato 'Bilancio di
apertura' o 'Apertura stato patrimoniale' (codice 810.010 del piano dei conti
preimpostato in WinCoge).
Gli articoli contabili con
causale APE vengono inseriti nel bilancio di verifica in una apposita
colonna 'saldo iniziale' per mantenere evidente la
distinzione con la movimentazione dell'anno in corso.
Poichè è improbabile che si disponga del bilancio
dell'anno precedente al primo di gennaio dell'anno nuovo si può iniziare a
movimentare l'anno nuovo ed effettuare l'apertura quando è disponibile
il bilancio definitivo dell'esercizio precedente.
Qualora si inizi ad utilizzare WinCoge in una data
diversa dal 01 gennaio, l'apertura conti si effettua allo stesso modo, ma con
in saldi aggiornati ad una data diversa dal 31 dicembre.
WinCoge consente di effettuare un'apertura provvisoria
per trasportare sull'anno nuovo i saldi quando non sono state ancora completate
tutte le scritture (ratei, risconti, ammortamenti, ecc) di fine esercizio: con
lo scopo di disporre, nel nuovo anno, dei saldi di clienti, fornitori e banche.
Per questo utilizzare la causale APEX (predefinita nel Gestionale
) . Le
registrazioni con APEX non vengono considerare nella stampa del libro
giornale. Quando si disporrà dei saldi definitivi si dovranno eliminare le
registrazioni con APEX e si effettueranno quelle con APE.
Le finestre di stampa ed interrogazione
presentano alcune caselle per selezionare il periodo da stampare (da data... a
data....) gli elementi (da conto... a conto...), eventuali altre caselle di selezione ed il
pulsante Conferma che serve per lanciare l'interrogazione.
Tutte
le interrogazioni si possono ottenere immediatamente su stampante oppure
a video oppure salvare in formato acrobat pdf. I
tabulati in pdf potranno così conservati su di un supporto rimovibile (come il
CdRom) e consultati quando di presenta la necessità.
Il Gestionale
permette di ottenere le
seguenti stampe:
· Bilancio di verifica
· Movimenti per conto (schede contabili o partitari)
· Moviementi per articolo (elenco delle registrazioni in
partita doppia)
· Situazione patrimoniale e costi/ricavi
· Bilancio riclassificato
· Elenchi fatture
· Situazione contabile clienti e fornitori
· Ricerca movimenti contabili
· Registri iva e liquidazioni
· Libro
Giornale
Con il bilancio di verifica gli importi delle singole
operazioni contabili vengono riepilogati nelle colonne (dare ed avere) e
raggruppati per conto.
Ecco un esempio molto semplificato:
|
bilancio di verifica s.do iniz.| dare
| avere | saldo CASSA 50.00 | 190.00 | 102.00 | 138.00 CLIENTI 60.00 | 180.00 | 240.00 | 0.00 FORNITORI -10.00 | 112.47 | |
102.47 ... | | | IVA SU VENDITE | |
40.00 | -40.00 IVA SU ACQUISTI | | | ... | | | ACQUISTO PRODOTTI | | | SPESE ENERGIA ELLETT. | | | SPESE TELEFONICHE | | | ... | | | RICAVI VENDITE | | 200.00 | -200.00 ABBUONI ATTIVI | |
0.47 | -0.47 ... | | | -------------------------------------------------------- totali | 582.47 | 582.47
| 0.00 |
· La
colonna saldo è uguale alla differenza della colonna di sinistra
meno la colonna di destra.
· La
colonna saldo iniziale riporta i saldi di apertura dell'anno precedente
· Nella
riga totali il saldo dovrà sempre essere uguale a zero. Quando il
saldo nella riga dei totali è diverso da zero si dice che la contabilità 'non
quadra'. WinCoge controlla lo sbilancio tra dare ed avere ed impedisce
le registrazioni che 'non quadrano'.
E' possibile selezionare il periodo
desiderato: nelle caselle 'dalla data' e 'alla data' il Gestionale
propone
la più vecchia e la più recente data di registrazione presente sull'anno
contabile selezionato.
E' possibile selezionare dal
Mastro... al Mastro... . Il Gestionale
propone dal primo mastro all'ultimo
per stampare un bilancio di verifica completo, ma selezionando per esempio da
mastro
E'
possibile non stampare il dettaglio dei conti selezionando 'Solo mastri'
E'
possibile selezionare i clienti e fornitori
in dettaglio selezionando l'apposita casella di controllo.
Con la casella di controllo Escludo
saldi=0 verranno stampati i soli conti con saldo diverso da zero.
I saldi di apertura vengono presi in
considerazione anche se sono stati registrati in maniera provvisoria (causale
APEX).
E' possibile ottenere la stampa con i
saldi anche dopo la chiusura dei conti patrimoniali impostando la causale nella
casella Escludo chiusura conti.
Altre stampe contabili.
Le stampa movimenti per conto
riepilogano in dettaglio le operazioni che interessano
ogni conto del piano dei conti oppure ogni cliente o fornitore.
Ecco un esempio molto
semplificato:
|
---CASSA--------------------------------------------------------- data
tipo registrazione
| dare | avere |saldo | 05/02/03 INCASSO FATTURA 1 CLIENTE
YYYY | 240.00| |
| 07/02/03 PAGAMENTO FATT. 2 FORNITORE
ZZZZ| | 102.00| | -----------------------------------------|
240.00| 102.00|138.00| |
La colonna saldo è uguale alla differenza
della colonna di sinistra meno la colonna di destra. In questo caso € 138.00 è
la cifra che deve materialmente esistere in cassa.
Stampa per ogni conto del piano dei
conti oppure per cliente o fornitore il dettaglio dei movimenti.
Si seleziona Dal Conto... al
Conto... : inserendo il medesimo codice nelle due caselle viene stampata la
scheda di un singolo conto oppure di tutti i conti con codice compreso tra i
due valori.
E' possibile selezionare il periodo
desiderato: nelle caselle 'dalla data' e 'alla data' il Gestionale
propone
la più vecchia e la più recente data di registrazione presente sull'anno
contabile selezionato.
Si può selezionale
I saldi di apertura vengono presi in
considerazione anche se sono stati registrati in maniera provvisoria (causale
APEX).
Il tabulato si può ottenere in ordine di
codice di conto o di descrizione del conto (o ragione sociale del cliente o
fornitore).
La stampa movimenti per conto si può ottenere, oltre che su carta, in formato Acrobat
Pdf (conterrà il sommario per conto) per archiviarla su supporto magnetico
o cd e consultarla quando è necessario.
Stampa l'elenco degli articoli contabili
in partita doppia in maniera simile al libro giornale.
Si può
selezionare dall'Articolo n. ... all'Articolo n. ... .
E' possibile selezionare il periodo
desiderato: nelle caselle 'dalla data' e 'alla data' il Gestionale
propone la
più vecchia e la più recente data di registrazione presente sull'anno contabile
selezionato.
Gli articoli possono essere elencati per numero o in
ordine di data registrazione.
Si può selezionare solo gli articoli Iva, solo quelli Non
Iva oppure tutti.
Per esempio:
art. 12 DIVERSI A
A.B.C. FORNITURE S.P.A . n.prot. xx
|
causale/descrizione |
conto |
DARE |
AVERE |
|
Fatture/movimenti
IVA Acquisti / FATT. 12 Del 05.01.03 |
600.010
COSTI MERCI C/ACQUISTO |
1100,00 |
|
|
Fatture/movimenti
IVA Acquisti / FATT. 12 Del 05.01.03 |
900.020
IVA SU ACQUISTI |
220,00 |
|
|
Fatture/movimenti
IVA Acquisti / FATT. 12 Del 05.01.03 |
|
|
1320,00 |
art. 35 DIVERSI A DIVERSI
|
causale/descrizione |
conto |
DARE |
AVERE |
|
021
Pagam. Iva,Enti prev,F24 / GEN.2003 |
200.030
ERARIO C/IRPEF |
880,00 |
|
|
021
Pagam. Iva,Enti prev,F24 / GEN.2003 |
200.050
ERARIO C/ACC. T.F.R. |
90,00 |
|
|
021
Pagam. Iva,Enti prev,F24 / GEN.2003 |
200.010
ERARIO C/INPS |
2240,50
|
|
|
021
Pagam. Iva,Enti prev,F24 / GEN.2003 |
100.020
BANCA C/C |
|
3210,50 |
|
021
Pagam. Iva,Enti prev,F24 / ARR. PAG.INPS Gen.2003 |
700.060
RICAVI ABBUONI ATTIVI |
0,50 |
|
|
021
Pagam. Iva,Enti prev,F24 / ARR. PAG.INPS Gen.2003 |
200.010
ERARIO C/INPS |
|
0,50 |
1) Situazione dei conti Economici
di Costo e Ricavo
2) Situazione Patrimoniale
Questa stampa si utilizza
per valutare l'andamento aziendale e l'utile o la perdita dell'esercizio.
E'
possibile selezionare il periodo desiderato: nelle caselle 'dalla data'
e 'alla data' il Gestionale
propone la più vecchia e la più recente data di
registrazione presente sull'anno contabile selezionato.
E'
possibile selezionare dal Mastro... al Mastro... . Il Gestionale
propone
dal primo mastro all'ultimo per stampare una situazione completa, ma selezionando
per esempio da mastro
E' possibile non stampare il dettaglio dei conti selezionando
Solo mastri
I saldi di
apertura vengono presi in considerazione anche se sono stati registrati in maniera
provvisoria (causale APEX).
E'
possibile ottenere la stampa con i saldi anche dopo la chiusura dei conti
patrimoniali impostando la causale nella casella Escludo chiusura conti.
Ecco un esempio molto
semplificato:
1)
Situazione dei Costi e Ricavi (conti economici) e calcolo dell'utile o perdita
|
Situazione costi/ricavi costi | ricavi MERCI C/ACQUISTO XXX.XX | SPESE TELEFONICHE XXX.XX | SPESE ENERGIA ELETT. XXX.XX | COSTI DEL PERSONALE XXX.XX | .... XXX.XX | .... XXX.XX | RICAVI VENDITA MERCI | YYY.YY RICAVI ABBUNI ATTIVI | YYY.YY .... | YYY.YY .... | YYY.YY --------------------------------------------- totali XXX.XX | YYY.YY se
X è minore di Y si ottiene UTILE =
YYY.YY - XXX.XX se
X è maggiorre di Y si ottiene PERDITA = XXX.XX - YYY.XX |
· Gli
importi XXX.XX corrispondono ai
saldi del Bilancio di verifica positivi
· Gli
importi YYY.YY corrispondono ai
saldi del Bilancio di verifica con il segno meno
1)
Situazione patrimoniale e calcolo dell'eccedenza passiva o attiva
|
Situazione costi/ricavi attivo | passivo CASSA XXX.XX | BANCA XXX.XX | CLIENTI XXX.XX | IMPIANTI E ATTRZZATURE XXX.XX | .... XXX.XX | .... XXX.XX | FORNITORI | YYY.YY FONDO A CAPITALE | YYY.YY .... | YYY.YY .... | YYY.YY --------------------------------------------- totali XXX.XX | YYY.YY se
X è minore di Y si ottiene ECCEDENZA PASSIVA = Y - X se X
è maggiorre di Y si ottiene ECCEDENZA ATTIVA = X - Y |
· Gli
importi XXX.XX corrispondono ai
saldi del Bilancio di verifica positivi
· Gli
importi YYY.YY corrispondono ai
saldi del Bilancio di verifica con il segno meno
La
riclassificazione provvede a raggruppare i saldi degli elementi del piano
dei conti secondo uno schema di riclassificazione
Il Gestionale
provvede elaborare i saldi del piano dei
conti per stampare i totali parziali e generali secondo la codifica della
riclassificazione.
E'
possibile selezionare il periodo desiderato: nelle caselle 'dalla data' e
'alla data' il Gestionale
propone la più vecchia e la più recente data di
registrazione presente sull'anno contabile selezionato.
I saldi di
apertura vengono presi in considerazione anche se sono stati registrati in
maniera provvisoria (causale APEX).
E' possibile ottenere la stampa con i
saldi anche dopo la chiusura dei conti patrimoniali impostando la causale nella
casella Escludo chiusura conti.
Nel Gestionale
è incluso un esempio di riclassificazione
secondo
Elenco delle fatture registrate su di un
registro Iva desiderato suddiviso per cliente o fornitore con il dettaglio di
imponibili, I.V.A, codici I.V.A., contropartite di costo o ricavo.
Si può ottenere
la stampa in ordine alfabetico di ragione sociale o da Codice...
a Codice... .
E'
possibile selezionare il periodo desiderato: nelle caselle 'dalla data'
e 'alla data' il Gestionale
propone la più vecchia e la più recente data di
registrazione presente sull'anno contabile selezionato.
Impostando un codice di conto nella
casella solo clienti/fornitori del conto riepilogativo appariranno solo
i fornitori o clienti appartenenti ad un conto ripepilogativo desiderato.
Può rendersi utile per effettuare
controlli e ricavare dati per compilare dichiarazioni di vario tipo:
· la casella 'solo contropartita' permette di
selezionare solo le fatture registrate con la contropartita desiderata.
· la casella 'solo codice iva' permette di selezionare
solo le fatture registrate con il codice Iva desiderato.
· la casella 'solo categoria' permette di selezionare
solo le fatture registrate con la categoria desiderata (per esempio, per la
dichiarazione iva serve la suddivisione in beni strumentali, beni destinati
alla rivendita, ecc.).
Impostando
la casella di controllo solo totali per conto non viene stampato il
dettaglio ma il solo totale imponibile e iva per ogni cliente o fornitore.
Impostando
la casella di controllo totali per codice Iva appariranno totali
parziali per conto e totale generale suddiviso per codice Iva.
Si può ottenere la stampa in ordine
alfabetico di ragione sociale o Da Codice... a Codice... .
Fornisce un
tabulato con saldo iniziale, sommatorie dare e avere del periodo desiderato e
saldo finale simile al bilancio di verifica ma contente solo i clienti oppure i
fornitori.
E'
possibile selezionare il periodo desiderato: nelle caselle 'dalla data'
e 'alla data' il Gestionale
propone la più vecchia e la più recente data di
registrazione presente sull'anno contabile selezionato.
E'
possibile escludere i clienti o fornitori che hanno un saldo=0
I saldi di
apertura vengono presi in considerazione anche se sono stati registrati in
maniera provvisoria (causale APEX).
E' possibile ottenere la stampa con i
saldi anche dopo la chiusura dei conti patrimoniali impostando la causale nella
casella Escludo chiusura conti.
Permette di cercare i movimenti
contabili secondo varie chiavi di ricerca (conto, causale, registro iva, data
ecc.).
E'
possibile visualizzare il risultato su una griglia oppure stamparlo.
Se
visualizza su griglia con il tasto dx del mouse si può ordinare la ricerca per
la colonna desiderata.
Questa funzione serve per intestare e
numerare le pagine da utlizzare per la stampa dei registri Iva e del
LibroGiornale.
In alternativa, è prevista la numerazione ed intestazione delle pagine
contestralmente alla stampa del medesimo.
Si impostano la pagina di partenza,
l'ultima pagina, i dati anagrafici aziendali ed il titolo del registro. Con il
pulsante Conferma stampa si lancia l'operazione. Funziona su modulo continuo o
fogli singoli. L'intestazione occupa circa i primi
La
finestra propone il periodo (mese o trimestre) successivo all'ultima chiusura periodica
effettuata in definitiva: 01=Gennaio, 02=Febbraio, ... oppure T1=1° trimestre,
T2=2°trimestre:
Tre linguette consentono di stampare:
·
i Registri Iva
·
la chiusura (liquidazione)
periodica
·
l'elenco delle liquidazioni
effettuate
Per
ottenere vedere il capitolo totali iva annuali.
La stampa dei registri
Iva emette un tabulato con il dettaglio delle fatture registrate e con i
totali di imponibile ed iva suddivisi per codice Iva.
Bisogna ripetere l'operazione per ogni
registro Iva che è stato predefinito: normalmente si
stampa nell'ordine: registro 3=Acquisti, registro 1=Vendite e, se viene
gestito, il registro 2=Corrispettivi.
Per il registro corrispettivi vedere anche la
sezione alla fine di questo capitolo.
Per il registro acquisti una funzione consente di riprotocollare
in ordine di data le fatture registrate.
Le pagine possono essere numerate ed
intestate contestralmente alla stampa dei registri
oppure preintestate. In questo caso
Gestionale
provvede a lasciare in bianco circa
Si imposta
il codice del registro iva desiderato ed il Gestionale
propone:
dal N.Protocollo... : si
tratta della prima fattura non ancora stampata in definitiva sul registro.
al N.Protocollo... : si
tratta dell'ultima fattura registrata. Se sono già state registrate fattire del
periodo sucessivo si deve forzare il n.protocollo dell'ultima relativa al
periodo da stampare.
Per ripetere
una stampa già effettuata in definitiva i numeri protocollo da... a... si
devono forzare .
Solo
totali Iva: spuntando la casella si
può evitare la stampa del dettaglio delle fatture registrate. E' utile per
effettuare un controllo.
Totali su
pagina separata: impostare la spunta, dopo
aver stampato in brutta copia, quando il totali cadono a cavallo di un salto
pagina.
Riprotocollo
fatture acquisto: il riquadro compare solo
se si tratta di registro di tipo 03; serve per assegnare alle fatture inserite
disordinatamente il numero protocollo progressivamente secondo la data di
registrazione.
Premendo Conferma
viene emesso il tabulato.
La stampa registri iva si può ottenere, oltre che su carta, in formato Acrobat
Pdf (con l'indice per n.protocollo) per archiviarla su supporto magnetico o
cd e consultarla quando è necessario.
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Registri
Iva, chiusura (liquidazione) periodica,
elenco delle liquidazioni effettuate
Archivi di base per contabilità ed Iva,
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WinCoge, Tipi registro Iva, Codici Iva.
Esempio di registro iva:
|
-----------registro iva
vendite-------------------------------------------
imponibile %iva
cliente ed
numero esente IVA
art.esenz. data
estremi fattura
prot. non imp. non imponib. -------------------------------------------------------------------------- 05/02/03 CLIENTE YYYYYY 1 200.00
40.00 20%
FATTURA N. 1 tot. 240.00 -------------------------------------------------------------------------- 08/02/03 CLIENTE ZZZZZZ 2 500.00 100.00 20%
FATTURA N. 2 tot. 600.00 -------------------------------------------------------------------------- 12/02/03 CLIENTE ZZZZZZ 3 100.00
20.00 20%
FATTURA N. 3 tot. 125.00 5.00 0.00
ES.ART.15 -------------------------------------------------------------------------- TOTALI IVA PERIODO 20%
imponibile 800.00 IVA 160.00 ES.ART.15 5.00 -------------------------------------------------------------------------- |
Al termine della stampa appare la finestra di dialogo: Stampa
definitiva Si/No :
· Rispondendo
No il Gestionale
non memorizza l'avvenuta stampa e quando sarà richiesta
nuovamente la stampa del medesimo registro Iva WinCoge proporrà ancora i
nedesimo numeri di protocollo da... a...
· Rispondendo
Si il Gestionale
provvederà a memorizzare l'avvenuta stampa ed i totali
da riepilogare sulla chiusura mensile o trimestrale.
Bisogna
ripetere questa procedura per tutti i registri iva che vengono gestiti
La chiusura con il conteggio della liquidazione periodica
si può effettuare solo dopo aver stampato tutti i registri.
La chiusura periodica si può effettuare anche in prova
(non in definitiva) se i registri iva sono stati stampati in prova (non in
definitiva).
Nota : Nel caso in cui non vi siano registrazioni di un registro
Iva relative al periodo è necessario comunque stamparlo e confermarlo come
definitivo (anche se i totali saranno
uguali a zero).
E' possibile ristampare i registri confermati in
definitiva semplicemente forzando i numeri di protocollo da... a... .
Corrispettivi
Quando si imposta il registro corrispettivi Il Gestionale
chiede di impostare i conti per girare l'Iva dal conto ricavi al conto
iva vendite.
(per altri dettagli consultare anche il 'Manuale di contabilità di WinCoge')
·
Lo scorporo per ottenere l'imponibile dei
corrispettivi avviene dividendo per 1,%iva l'ammontare dei corrispettivi, per
differenza si calcola l'importo dell'iva.
· Nel
caso si utilizzi la ventilazione è obbligatorio aver registrato gli
acquisti di beni destinati alla rivendita con appositi codici Iva: in fase di stampa
del registro corrispettivi ventilati il Gestionale
provvede a sventagliare
gli incassi per aliquota Iva in base agli acquisti.
La chiusura con il conteggio della
liquidazione si può effetturare dopo aver stampato tutti i registri. Se
questi non sono stati stampati in definitiva la chiusura si può effettuare
comunque ma solo in prova e non in definitiva.
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WinCoge, Tipi registro Iva, Codici Iva.
Per procedere con la chiusura iva
premere la linguetta Stampa Chiusura periodica:
· Credito precedente: Se
esiste un credito Iva relativo alla chiusura Iva del periodo precedente il
Gestionale
lo propone: il credito precedente si può forzare.
· % Interessi: 1% se si
tratta di versamento iva trimestrale
· Griglia con elenco registri iva stampati: contiene
l'elenco dei registri iva stampati. Prima di confermare la chiusura verificare
che siano presenti in questa griglia tutti i registri iva che vengono gestiti. La
chiusura può essere confermata in definitiva solo se tutti i registri hanno
definitivo=vero. In caso contrario si può effettuare una chisura di prova.
· Registrazione contabile di giro erario: scrittura contabile iva vendite a iva conto erario e
iva conto erario a iva acquisti (consultare anche il 'Manuale di
contabilità di WinCoge'). Questa scrittura viene generata automaticamente
quando si conferma in definitiva la chiusura iva.
· Conteggo versamento su pagiana separata: impostare la spunta, dopo aver stampato in brutta copia,
quando il conteggio del versamento cade a cavallo di un salto pagina.
Premendo Conferma
viene stampata la chiusura che riepiloga i totali dei registri Iva e con il
conteggio della liquidazione periodica. Per esempio:
|
TOTALI IVA del PERIODO 01 GENNAIO 2003 REGISTRO IVA 1
Vendite------------------------------------------------- |cod.iva | imponibile | iva | |
totale | |20
20% | 2.765,00 |
553,00 | | 3.318,00
| |
totali | 2.765,00 |
553,00 | | 3.318,00 | ----------------------------------------------------------------------- REGISTRO IVA 2 Corrispettivi
------------------------------------------ |cod.iva | imponibile | iva | |
totale | |10
10% | 200,00 | 20,00 | |
220,00 | |20
20% | 625,00 |
125,00 | | 750,00 | |
totali | 825,00 |
145,00 | | 970,00 | ----------------------------------------------------------------------- REGISTRO IVA 3 Acquisti
----------------------------------------------- |cod.iva | imponibile | iva | non detr.| totale | |20
20% | 1.422,18 |
284,44 | 0,00 | 1.706,62
| |20X
20%Non.Detraib.50% | 180,00
| 18,00 | 18,00 |
216,00 | |E00
Fuori ambito IVA | 0,12-| 0,00 |
0,00 | 0,12-| |E10
Esente Art.10 | 500,00 | 0,00 |
0,00 | 500,00 | |E15
Escluso Art.15 | 18,65 | 0,00 |
0,00 | 18,65 | |
totali | 2.120,71 |
302,44 | 18,00 | 2.441,15 | ----------------------------------------------------------------------- Calcolo del Versamento/Credito CREDITO PRECEDENTE 125,65- 1 Vendite 553,00 2 Corrispettivi 145,00 3 Acquisti 302,44- 4 Acq.Intracom.su Vendite 0,00 5 Acq.Intracom.su Acquisti 0,00 7 Corrispettivi Ventilati 0,00 VERSAMENTO 269,91 |
Al termine
appare la finestra di dialogo: Stampa definitiva Si/No :
· Rispondendo
No il Gestionale
non memorizza l'avvenuta stampa
· Rispondendo
Si il Gestionale
provvederà a memorizzare l'avvenuta chiusura Iva con il
versamento (o credito). Quando si tornerà su Stampa registri iva proporrà il
mese o trimestre successivo.
Riepiloga
le chiusure e liquidazioni Iva effettuate elencando
i registri Iva con i relativi importi, il credito precedente, il conteggio
degli interessi (se trimestrale) ed i versamenti.
Esempio:
|
ELENCO CHIUSURE IVA EFFETTUATE anno 2003
PERIODO REGISTRO IVA da a --------------------------------------------------------------- 01 GENNAIO 2003 CREDITO PRECEDENTE 0,00 1 Vendite 1
2 553,00 2 Corrispettivi 1 1
145,00 3 Acquisti 1
5 302,44 IVA DA VERSARE O A
CREDITO 395,56
CREDITO 395,56 --------------------------------------------------------------- 02 FEBBRAIO 2003 CREDITO PRECEDENTE 0,00 1 Vendite 3
3 40,93 3 Acquisti 6
11 314,73 7 Corrispettivi 2 2
42,76 IVA DA VERSARE O A
CREDITO 231,04- CREDITO 231,04- --------------------------------------------------------------- |
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Inserimento Fatture e registrazioni iva,
Registri Iva, chiusura (liquidazione)
periodica
Per
ottenere un riepilogo annuale dell'imponibile ed iva suddiviso per codice iva
si procede come per la stampa dei registri Iva mensile o trimestrale ma selezionare
periodo Z=Riepilogo annuale:
Si imposta il codice del registro iva
desiderato ed il Gestionale
propone da primo N.Protocollo registrato all'ultimo.
La casella Solo totali Iva è spuntata automaticamente: se si toglie la spunta
viene stampato il dettaglio di tutte le fatture registrate nell'anno.
Premendo Conferma avviene la
medesima elaborazione della stampa mensile o trimestrale dei registri Iva.
Bisogna ripetere
l'operazione per ogni registro Iva.
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Inserimento Fatture e registrazioni iva,
Registri Iva, chiusura (liquidazione) periodica
Il libro giornale riepiloga cronologicamente tutte le
operazioni registrate in contabilità
secondo lo schema a due colonne della partita doppia.
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Registrazione movimenti non Iva,
Archivi di base per contabilità ed Iva,
Contabilità ed IVA (ordinaria o semplificata), Piano dei conti.
Stampe contabili.
La finestra propone il periodo da
stampare a partire dalla più vecchia data non ancora stampata in definitiva
sul registro ed emette un tabulato con l'elenco dei movimenti registrati in
ordine di data registrazione; il periodo può essere forzato per ristampare una
parte di giornale. E' possibile selezionare la numerazione delle pagine
contestuale alla stampa dei dati oppure utilizzare fogli prenumerati ed
intestati. Per questo in WinCoge è prevista una procedura per intestare i
registri e numerare le pagine: vedere capitolo intestazione pagine registri iva
e giornale.
·
Dalla data... alla
data... : per forzare il periodo da stampare
· Intesto e numero le pagine:
Senza la spunta il
Gestionale
provvede a lasciare in bianco circa
Con la spunta il
Gestionale
provvede a numerare ed intestare le pagine contestualmente alla
stampa dei dati.
· Stampa compatta: con la
spunta il tracciato di stampa è stutturato in maniera più comatta.
· Dall'articolo n.:
normalmente deve essere lasciato=1.
Può essere
utile impostare un numero quando è già stato stampato il giornale del 31/12 e
si desidera aggiungere sul giornale altre registrazioni relative al 31/12 .
In questo
caso si imposta 'dalla data=31/12/xx' , 'alla data=31/12/xx' , e
'dall'articolo=numero del primo articolo del 31/12.xx non ancora stampato.
Al termine
appare la finestra di dialogo: Stampa definitiva Si/No: rispondendo Si
il Gestionale
provvederà a memorizzarne l'avvenuta stampa per proporre la
prossima volta la prima data non ancora stampata in definitiva.
La stampa del libro giornale si può ottenere, oltre che su carta, in formato Acrobat
Pdf (con il sommario per data) per archiviarla su supporto magnetico o cd e
consultarla quando è necessario.
La
finestra, del menu di WinCoge:
Emissione Fatture ddt e registrazione
movimenti magazzino
consente
la registrazione o emissione dei documenti come:
fatture
, ddt a clienti, ddt a fornitori, carichi magazzino
e
tutti i documenti che movimentano il magazzino
Questa finestra si utilizza anche per la sola
bollettazione e fatturazione senza gestire il magazzino.
Per apprendere il funzionamento della fatturazione e
magazzino utilizzare la 'dittaesempio' inclusa nel Gestionale
e seguire anche le
istruzioni del file LEGGIMI (Guida Rapida).
Fatture, ddt, carichi magazzino ecc. nel Gestionale
sono
denominati 'tipi documento'
Ogni documento è composto da
· Dati
di Intestazione con il codice cliente o fornitore, la data,
il numero ed altro (alcune informazioni si possono predefinire sul cliente o
fornitore o sul tipo documento).
· Righe
con codici, descrizioni, quantità, prezzi o costi, ecc. (alcuni dati si possono
predefinire sull'archivio prodotti oppure le righe possono essere generate
automaticamente scaricando ordini)
Le Righe
costituiscono il corpo del documento. Si possono inserire codici prodotto
o digitare direttamente la descrizione.
La descrizione delle
righe può essere utilizzata per descrivere servizi o inserire
annotazioni nel corpo del documento.
Alcuni dati, come
descrizione, prezzi vendita o costi acquisto vengono compilati automaticamente
(digitando un codice prodotto, scaricando un ordine o fatturando in differita)
e si possono modificare al momento dell'emissione del documento.
Per l'emissione ddt e fatture bisogna creare
l'intestazione dell'azienda con l'eventuale Logo :
vedere capitolo Fatture, ddt ed ordini: intestazione
ditta con tracciato standard (LogoWiz). In alternativa si possono
utilizzare moduli prestampati:
vedere capitolo Personalizzare tracciato fatture e ddt
(ModuWiz).
I principali tipi documento e causali movimentazione vengono
definiti automaticamente dal Gestionale
creando una nuova ditta (vedere capitolo
Creazione Nuova Ditta) e si possono personalizzare secondo le esigenze (per
esempio si possono creare tipi per emettere fatture, note credito, fatture
proforma, ddt a clienti, a fornitori, scaricare la distinta base, stabilire se
contabilizzare automaticamente le fatture emesse o non gestire la contabilità,
ecc.). Vedere capitolo Tipi documento.
In base al tipo documento il Gestionale
provvede ad
effettuare una serie di aggiornamenti, tra i quali:
· Movimentare
il magazzino (se sul tipo documento è stata prefissata
una causale movimentazione e se si inseriscono codici prodotto nel corpo
documento)
· Scaricare
gli ordini clienti e/o gli ordini fornitori(se si
utilizza la gestione ordini)
· Contabilizzazione
automatica (se inserito il codice registro iva sul tipo
documento)
· Scaricare
i ddt fatturati (se fattura differita)
· Scaricare i
prodotti inseriti sulla distinta base e caricare il prodotto finito o
semilavorato
· Gestione
carico e scarico dei Lotti: Sul carico di magazzino si può
inserire il riferimento al Lotto in maniera tale che, emettendo ddt o fatture,
è possibile selezionarlo per effettuare lo scarico ed aggiornare l'esistenza
suddivisa per lotto. Vedere capitolo Carico e scarico magazzino a lotti.
· Scarico
con selezione dei ddt di carico: Vedere capitolo Selezione
ddt da scaricare.
Per la fatturazione e ddt
bisogna predisporre i seguenti archivi
· Tipo
documento: predisporre almeno un tipo 'fattura' o 'fattura
accompagnatoria'. Vedere capitolo Tipi documento.
·
Prodotti:
facoltativo. Vedere capitolo Prodotti
e codici per righe documenti.
·
Clienti:
Vedere capitolo Clienti e fornitori
· Codici
Iva: Vedere
capitolo Codici Iva
· Codici
pagamento:per stampare sulle fatture le condizioni di pagamento e
per aggiornare lo scadenzario registrando fatture passive ed attive.
Vedere capitolo Codici
Pagamento.
Se si desidera
contabilizzare le fatture: predisporre un registro iva
vendite e i conti di ricavo sul piano dei conti. Vedere capitolo Tipi
registri Iva e Piano dei conti.
Consultare anche il
capitolo Creazione Nuova Ditta.
Per la movimentazione del magazzino
bisogna predisporre i seguenti archivi:
·
Causali movimentazione:
vedere capitolo Causali Movimentazione.
· Tipi
documento: predisporre per esempio 'carico da fornitore' e 'ddt
vendita'. Vedere capitolo Tipi documento.
·
Prodotti Vedere
capitolo Prodotti e codici per righe documenti.
·
Clienti:
Vedere capitolo Clienti e fornitori
· Categorie
prodotti (facoltativo) capitolo Categorie
Consultare anche il
capitolo Creazione Nuova Ditta.
In questo
archivio definiscono i Tipi Documento a seconda delle esigenze. Per esempio:
fatture vendita, ddt vendita, carichi magazzino, ddt
resi a fornitore, e tutti i documenti che movimentano il magazzino incluso
lo scarico automatico della distinta base.
La registrazione dei documenti si effettua con la
finestra:
Emissione Fatture
ddt e registrazione movimenti magazzino
I principali tipi documento vengono definiti
automaticamente dal Gestionale
creando una nuova ditta. Consultare anche il
capitolo Creazione Nuova Ditta.
Se si desidera movimentare il magazzino bisogna
predisporre
prima le Causali movimentazione poi i Tipi
documento.
La videata si presenta come altre nel Gestionale
con i
pulsanti Nuovo ed Apri.
Con il binocolo
si puo' visualizzare l'elenco dei tipi già previsti.
Con Apri
si può vedere e modificare le impostazioni di un tipo documento.
Con Nuovo si puo' inserire un
Tipo documento personalizzato.
Il
pulsante LogoWiz apre una funzione per
creare in pochi minuti l'intestazione della ditta da stampare su ddt, fatture ed
ordini con il tracciato predefinito nel Gestionale
:
vedere capitolo Fatture, ddt ed ordini: intestazione
ditta con tracciato standard (LogoWiz).
Il pulsante ModuWiz
apre una funzione per impostare ddt e fatture con un tracciato diverso da
quello predefinito nel Gestionale
:
vedere apposito capitolo personalizzare tracciato
fatture e ddt (ModuWiz).
Premendo Nuovo
oppure Apri si presentano una serie di linguette:
dati generali, dati
per fatture, dati per ddt, stampa dei documenti e movimentazione
magazzino.
dati
generali
Tipo documento:
codice libero di due caratteri (es. 01,02,03); ogni tipo ha una propria
numerazione.
Descrizione:
si tratta semplicemente di una scritta libera che non compare sui documenti.
Tipo stampa:
si può selezionare movimento, bolla, fattura, fattacc,
scontrino scarico.
· movimento si
utilizza in tutti i casi in cui non si deve emettere un ddt o fattura (p.es.
carichi da fornitore, resi da cliente, rettifiche inventariali)
· bolla per
emettere ddt a clienti (es. conto vendita, reso in sostituzione) oppure a
fornitori (es. resi da conto visione)
· fattura
per emettere fatture a clienti in differita o fatture di servizi
· fattacc
per emettere fatture immediate (accompagnatorie) di prodotti
· scontrino
per emettere a cliente un buono di scarico non fiscale con l'elenco dei
prodotti venduti e relative quantità e prezzi. Per vendite a privati si può
codificare un cliente generico con l'indicazione di prezzo 4 (il prezzo iva
inclusa impostato sull'archivio prodotti).
Cliente/Fornitore:
bisogna predefinire se sui documenti si inserirà un codice cliente o fornitore,
si imposta C oppure F. Se si gestisce la
movimentazione del magazzino, per le movimentazioni interne alla ditta (es.
scarico a produzione, scarico automatico distinta base, carico da produzione,
ecc.) è necessario codificare un
apposito fornitore o cliente.
dati
per fatture
(se
il tipo documento è movimento questi dati si lasciano in bianco)
· Registro
Iva: da indicare se tipo stampa 'fattura' e 'fattacc' per
contabilizzare le fatture emesse (lasciare in bianco se tipo stampa 'bolla','movimento'
o 'scontrino').
Le
fatture emesse prenderanno la numerazione dal n.prodocollo del registro iva.
Lasciando in bianco la
casella 'registro iva' le fatture non vengono contabilizzate automaticamente
.
Se si tratta di un tipo 'fattura'
che viene utilizzato per emettere fatture proforma il registro iva si deve
lasciare in bianco.
Note
di accredito: se lo si desidera è possibile creare un apposito
tipo documento per emettere le note di accredito (anche con una specifica
numerazione se si utilizza un apposito registro iva). In alternativa si possono
emettere come fatture di vendita indicando nel corpo fattura 'nota accredito
per storno….'.
· Conto
ricavi: verrà proposto in automatico sulle righe delle fatture
e ddt emessi, e si potrà modificare al momento dell'emissione. Quando il conto
è predefinito sui prodotti, in fase di emissione documento viene proposto
quest'ultimo. Se non si desidera contabilizzare le fatture si può lasciare in
bianco.
· Codice
IVA: verrà proposto in automatico sulle righe delle fatture
e ddt emessi e si potrà modificare al momento dell'emissione. Quando il codice
iva è predefinito sui prodotti, in fase di emissione documento viene proposto
quello del prodotto. Se sul cliente è predefinito un 'codice esenzione iva' in
fase di emissione documento viene proposto quest'ultimo.
Conto
e codice iva si possono indicare anche se tipo
stampa 'bolla' in modo che, per la fatturazione in differita dei ddt, la
fattura sia già pronta con codici iva e conti.
Il codice
iva si può predefinire anche per il tipo stampa 'scontrino'
· Scritta1 e Scritta2:
scritte che vengono stampate sulle fatture emesse.
dati
per ddt
(se
il tipo documento è movimento o fattura questi dati si lasciano
in bianco)
Fatturo:
inserendo la spunta (solo se tipo stampa 'bolla'), i ddt emessi con questo tipo
documento saranno pronti per la fatturazione differita (totalmente automatica
o semiautomatica mediante la selezione
delle bolle emesse al cliente).
Trasporto, Cod.causale
trasporto, Porto, Aspetto dei beni: questi dati si possono
predefinire (solo se tipo stampa 'bolla' o 'fattacc', se 'fattura'
si lasciano in bianco) perché vengano proposti al momento dell'emissione
documenti. Le causali trasporto si possono predisporre tramite l'archivio
causali trasporto oppure digitare direttamente sui documenti.
dati
per stampa dei documenti
(se
il tipo documento è movimento o scontrino questi dati si lasciano
in bianco)
Tipo:
si tratta della scritta che viene stampata sui documenti 'bolla', 'fattacc'
e 'fattura' , se si lascia in bianco la stampante scriverà 'documento di
trasporto' oppure 'fattura' a seconda del tipo stampa. Si può in alternativa
inserire la scritta desiderata, p.es. 'nota di accredito' oppure 'fattura
proforma'.
Copie da stampare:
n.di copie che la stampante dovrà emettere, si potrà modificare in fase di
emissione del singolo documento.
Per i ddt, se si utilizza
modulo continuo multicopia impostare 1, altrimenti impostare 2 o un numero
superiore (nel caso di trasporto a mezzo vettore o mittente, il Gestionale
provvederà comunque a segnalare se il n.copie è inferiore a 2 o 3).
Tracciato stampa standard o
personalizzato (solo se tipo stampa 'fattura',
'fattacc' o 'bolla'):
· Tracciato standard: Le
fatture ed i ddt vengono emessi stampando contestualmente il tracciato predefinito nel Gestionale
, l'intestazione
dell'azienda ed i dati del documento su fogli A4. L'intestazione dell'azienda è
un'immagine di tipo bmp, jpg o gif che si crea con la funzione LogoWiz
descritta nel capitolo Fatture, ddt ed ordini: intestazione ditta con
tracciato standard .
Percorso
immagine logo: si tratta dell'immagine con
l'intestazione dell'azienda che emette ddt e fatture con WinCoge; questa
casella viene riempita automaticamente utilizzando LogoWiz.
Allineamento X e Y: normalmente si possono lasciare a zero,
qualora la stampa su carta risulti troppo a sinistra o troppo in alto si può
forzare un valore compreso tra 1 e
· Tracciato personalizzato:
permette l'utilizzo dei prestampati aziendali (sia su modulo continuo che fogli
mobili): è necessario utilizzare la funzione ModuWiz. Tramite la casella
combinata si seleziona il tracciato che è stato creato con ModiWiz. Consultare
il capitolo Personalizzare tracciato fatture e ddt (ModuWiz).
Movimentazione
del magazzino
Causale
movimentazione magazzino:
per movimentare il
magazzino è necessario inserire una causale movimentazione di carico o
scarico altrimenti si deve lasciare in bianco questa casella.
Tipo
documento per Scarico distinta base e Fornitore prefissato
per scarico distinta base: Se non si gestisce la distinta base lasciare
in bianco queste due caselle.
Per
gestire lo scarico automatico distinta base è necessario creare apposite
causali di movimentazione magazzino, un tipo documento 'movimento': vedere la
capitolo Distinta Base.
La codifica delle condizioni di
pagamento consente di ottenere l'aggiornamento automatico dello scadenzario e
di stampare sui documenti emessi le condizioni di pagamento.
Le
condizioni di pagamento si impostano su clienti e fornitori oppure in fase di
emissione fatture o registrazione fatture passive.
Argomenti correlati:
Emissione fatture, Fatture e
registrazioni Iva, Scadenzario, RiBa, Clienti e fornitori, Registrazione
pagamenti e scarico scadenze.
· Tipo:
Il pulsante
di interrogazione propone i tipi disponibili (rimessa diretta, RiBa, bonifico e
varie). Per tipi non previsti è sufficiente impostare Varie e scrivere in
chiaro nella descrizione il tipo di pagamento.
Per
utilizzare WinRiba (la funzione per creare le disposizioni elettroniche)
occorre inserire tipo '03': vedere capitolo RiBa Disposizioni di incasso
elettroniche.
· Aggiornamento automatico scadenzario:
Senza
spunta il codice di pagamento verra utilizzato
esclusivamente per stampare in chiaro la condizione di pagamento sulle fatture
emesse.
Con la
spunta, quando il codice di pagamento si
utilizzerà per la registrazione di una fattura, il Gestionale
creerà una nuova
scadenza sullo scadenzario.
Se si
utilizza la procedura WinRiBa è necessario inserire la spunta.
Per
utilizzare lo scadenzario bisogna inserire la spunta e compilare i dati:
prima scad., numero scad, giorno scad, ecc.:
· Prima scadenza mesi :
indicare 1 se a 30 giorni,
· Numero scadenza: 1=pagamento in un'unica soluzione, 2=pagamento
p.esempio a 30/60 gg., 3=pagamento per esempio a 30/60/90 gg.
· Giorno scadenza : 0=data
fattura, 31=fine mese, xx = giorno fisso.
· Mese escluso: le date
di scadenza che cadranno in questo mese verranno spostate a quello successivo.
Lasciando in bianco o a zero le scadenze non vengono spostate. Per esempio
serve per spostare a settembre le riba scadenti in agosto.
· Descrizione : scritta
libera che descrive la condizione di pagamento; questa stringa viene
stampata sulle fatture emesse.
Tramite il
pulsante descrizione la scritta viene proposta in automatico in base
alle impostazioni prima scad., numero scad, giorno scad, ecc.:
· Dati per registrazione automatica pagamento in fase di
registrazione fattura: se si desidera
contabilizzare automaticamente il pagamento o l'incasso delle fatture attive e
passive al momento dell'emissione o della registrazione bisogna inserire un conto
ed una causale per ottenere la scrittura che chiude la partita del
cliente o fornitore.
· Importo Iva pagato separatamente: impostando un codice di pagamento in questa casella, la
creazione automatica della scadenza (al momento della registrazione della
fattura passiva o emissione di fattura attiva), genererà due scadenze: una
l'importo dell'iva e l'altra con imponibile. Per esempio è utile quando si
anticipa l'iva su di una fattura fornitore.
In questo
archivio definiscono le causali di movimentazione del magazzino che è
obbligatorio codificare se si desidera movimentare il magazzino.
Le principali causali per la movimentazione del magazzino
vengono definite automaticamente dal Gestionale
creando una nuova ditta.
Consultare anche il capitolo Creazione Nuova Ditta.
Argomenti correlati:
Tipi documento, Emissione
Fatture ddt e registrazione movimenti magazzino.
Bisogna inserire per ogni causale:
· Codice (alfanumerico di due
caratteri)
· Descrizione scritta
che compare sulle stampe dei movimenti per prodotto
· Carico / Scarico: C
se si tratta di un carico (aumenta la giacenza di magazzino), S: se si
tratta di uno scarico (diminuisce la giacenza di magazzino)
Esempi:
02 S SCARICO
C/TO VENDITA
04 S SCARICHI
VARI
05 S SCARICO
DISTINTA BASE AUTOMATICO
08 S RETTIFICHE
INVENTARIALI
EI C Carico
ESISTENZA INIZIALE
Su ogni tipo documento che
deve movimentare il magazzino bisogna inserire la causale di movimentazione. Tramite
la finestra Tipi documento:
·
aprire o creare un
tipo documento
· premere la linguetta 'movimentazione
magazzino'
· impostare la causale
movimentazione nell'apposita casella
La causale EI è predefinita e serve
per l'inserimento dell'esistenza iniziale. Il carico della giacenza
iniziale deve essere effettuato con un apposito tipo documento che abbia la
causale movimentazione EI. Negli anni successivi a quello del primo utilizzo di
WinCoge una funzione provvede a trasportare automaticamente le giacenze sul
nuovo anno: vedere capitolo Trasporto esistenze magazzino da anno vecchio ad
anno nuovo.
Per
gestire lo scarico automatico dei componenti della distinta base
vedere i capitoli distinta base e scarico componenti.
Si tratta
di un archivio per codificare prodotti ed articoli di magazzino come
(materie prime, semilavorati, prodotti finiti, prodotti commercializzati,
ecc.). Si possono codificare anche servizi, scritte ed annotazioni varie
da inserire nel corpo delle fatture e ddt.
L'archivio prodotti si può
utilizzare anche come semplice archivio di codici per ddt e fatture per
predefinire descrizioni di servizi e note varie da indicare sui documenti con
relativi prezzi, aliquote iva, contropartite contabili.
Argomenti correlati:
Emissione Fatture ddt e
registrazione movimenti magazzino,
Archivi di base per fatturazione e magazzino,
Ordini e offerte clienti, Ordini fornitori, Stampe
magazzino, Statistiche Fatturato.
Premendo il binocolo è possibile visualizzare l'elenco dei
codici già inseriti.
Con Nuovo si inserisce un nuovo codice, con Apri
si modificano i dati.
Con il pulsante Nuovo da Sdoppiamento si può creare un
nuovo prodotto con i dati di uno precedentemente inserito.
Premendo Nuovo oppure Apri si presentano
una serie di linguette: dati anagrafici, dati per fatture, dati
acquisti, interrogazione esistenza, immagini che consentono
di accedere alle schermate con le informazioni del prodotto:
Dati
anagrafici
· Codice:
alfanumerico di 18 caratteri
· Descrizione:
campo descrittivo multi linea che viene utilizzato sui documenti emessi o
registrati.
· Unità
di misura: campo alfanumerico che viene utilizzato sui documenti
emessi o registrati.
· Categoria:
serve per ottenere stampe selettive dei prodotti.
· Apri
distinta base: il pulsante
visualizza la distinta base e l'implosione del prodotto ed la finestra per
inserire, modificare, visualizzare e stampare
Dati
per fatture, ddt ed ordini clienti
· Prezzo
listino 1, 2, 3 e sconti:si possono
impostare fino a tre prezzi di vendita ed eventuali sconti. Sull'archivio
clienti si può predefinire il listino 1,2 o 3 al quale il cliente è soggetto.
Vedere capitolo clienti e fornitori.
· Prezzo
4 Iva inclusa:si può impostare il prezzo di vendita
inclusa iva e predefinire sull'archivio clienti prezzo=4. In fase di emissione fatture
l'iva viene scorporata. Il prezzo 4 si può utilizzare anche per l'emissione di
documenti di tipo scontrino non fiscale per ottenere un documento con i
prezzi Iva inclusa.
· Prezzo
campagna ed eventuale sconto: il prezzo campagna viene
proposto in fase di emissione fatture quando la data è compresa nel periodo di
validità del prezzo campagna
· Prezzo
5 % ricarico: si imposta una percentuale. Sull'archivio
clienti si può predefinire prezzo 5: in questo modo, emettendo una fattura,
viene proposto il prezzo ricavato dall'ultimo costo aumentato della
percentuale di ricarico (qualora l'ultimo costo sia zero il prezzo di
vendita viene calcolato sul Costo digitato).
· Costo
digitato: in questa casella si può digitare il costo di acquisto;
in alternativa, se si registrano i carichi di magazzino, il costo digitato può
essere lasciato a zero perchè il Gestionale
gestisce il costo di acquisto in
base ai carichi di magazzino.
· Costo
digitato: se si gestisce la distinta base si tratta del
costo che il Gestionale
ricava dalla somma dei costi dei componenti. Vedere
capitolo Distinta base.
· Conto:
si tratta del conto ricavi che viene proposto in fase di fatturazione; se le
fatture non vengono contabilizzate si può lasciare in bianco. In alternativa il
conto si può predefinire sui tipi documento e lasciare in bianco sui prodotti.
· Codice
Iva: si tratta codice iva che viene proposto in fase di
fatturazione. Qualora tutti i prodotti siano soggetti alla medesima aliquota
iva, si può predefinire sui tipi documento e lasciare in bianco sui prodotti.
· %
provvigione: serve se si gestisce il calcolo delle
provvigioni agenti; questa percentuale viene proposta in fase di emissione
ordini, ddt e fatture. Vedere capitolo Agenti e provvigioni.
Dati
acquisti
Per ogni prodotto si possono inserire tutti i possibili fornitori
con i relativi costi, sconti, codici assegnati al prodotto dal
fornitore. Possibilità di predefinire una apposita descrizione per gli
ordini a fornitore.
Emettendo gli ordini a fornitore oppure registrando i
carichi di magazzino il Gestionale
propone i dati predefiniti (prezzi, sconti,
descrizione, codice con cui il fornitore identifica il prodotto) inseriti su
questa videata; se il fornitore non è tra quelli previsti propone l'ultimo
costo. Vedere i capitoli Ordini fornitori e Emissione Fatture ddt e
registrazione movimenti magazzino.
Unita misura acquisto e Fattore
di conversione: si può ordinare a fornitore in un unità di misura diversa
da quella in cui viene gestito e scaricato il prodotto. A questo scopo bisogna
indicare sul prodotto il fattore di conversione: esso è un divisore (in fase di
carico di magazzino la quantità in unita misura interna sarà uguale a quella in
unità misura acquisto diviso il fattore conversione).
Minimo di scorta:
Inserendo il 'minimo di scorta' si ottiene la possibilità di stampare i
prodotti sotto scorta: cioè quelli dove l'esistenza di magazzino risulta
inferiore al minimo di scorta.
Interrogazione
Esistenza, Movimentazione, Costi, Ordini
(Questi
dati vengono aggiornati automaticamente effettuando la movimentazione di
magazzino con la finestra Emissione Fatture ddt e registrazione
movimenti magazzino)
Per
ottenere una scheda con i movimenti per prodotto vedere anche il capitolo Stampe
ed interrogazioni magazzino, listino, movimentazione, valorizzazione ecc.
La
linguetta Esistenza, ordinato, costi permette di visualizzare:
·
L'Esistenza di magazzino, il disponibile,
l'ordinato a fornitore, e l'impegnato da ordini clienti. Il disponibile
è la somma di esistenza più ordinato a fornitore meno ordinato
clienti.
·
Il costo ultimo di acquisto, il costo medio,
la data dell'ultimo acquisto e gli estremi dell'ultimo carico.
·
Le Sommatorie di movimentazione suddivise per
causale
La
linguetta Dettaglio movimenti ed ordini permette di visualizzare e
ricercare gli ordini fornitori, gli ordini clienti, le offerte clienti e
l'elenco dei documenti (per esempio carichi di magazzino, ddt vendita, ecc.)
che hanno movimentato il prodotto.
La
linguetta Esistenza suddivisa in lotti consente di ottenere l'esistenza
suddivisa per lotto. Si possono gestire anche n.matricola o s/n allo stesso
modo dei lotti.
Per
la gestione dei lotti è necessario inserire sui carichi il n.Lotto. In fase di
scarico del magazzino un apposito pulsante 'selezione lotto da scaricare'
consente di selezionare tra i carichi il lotto da scaricare.
Vedere
capitoli: Carico e Scarico magazzino a Lotti e Emissione Fatture ddt e
registrazione movimenti magazzino
La
linguetta Elenco ddt da scaricare consente di ottenere l'elenco dei ddt
non scaricati o parzialmente scaricati.
Questa possibilità, per esempio, si rende utile alle aziende
che effettuano lavorazioni per conto dei
loro clienti, ma anche quando è necessario citare nella bolla di scarico la
descrizione inserita sul carico.
Per
lo scarico dei ddt in entrata un apposito pulsante ('Nuova riga con selezione
ddt da scaricare') consente di selezionare tra i carichi registrati quello da scaricare
in fattura o ddt. Sullo scarico verrà indicato 'scarico documento n... del...
Vedere
capitoli Selezione ddt da scaricare e Emissione Fatture ddt e registrazione
movimenti magazzino.
Immagini e documenti associati al prodotto
Si possono
associare ad ogni prodotto immagini e documenti (p.es. caratteristiche
tecniche, depliants). Si tratta di files di qualsiasi tipo, che si possono
aprire se è installato il software apposito: per esempio Microsoft Word per i
files .doc).
Le
immagini in formato bmp o jpg vengono visualizzate direttamente nel Gestionale
.
Questi files si devono
raccogliere in una apposita cartella: tramite il pulsante 'impostazione
cartella immagini e documenti' si seleziona il percorso.
Si codificano
le categorie da inserire sui prodotti per ottenere stampa ed interrogazioni
selettive dell'archivio prodotti. E' un sistema per raggruppare i prodotti.
Nelle stampe dei documenti emessi come ordini,
offerte, fatture, nelle situazioni di magazzino e nella distinta
base si può predefinire il numero di decimali da stampare.
Da
Da
Per modificare l'impostazione dei decimali vedere
il capitolo Modifica impostazioni Ditta
Per quanto riguarda la stampa
ddt e fatture, quando si utilizzano moduli prestampati l'impostazione delle
cifre decimali deve essere effettuata con ModuWiz: vedere capitolo Personalizzare tracciato
fatture e ddt.
La
finestra, del menu di WinCoge:
Emissione Fatture ddt e registrazione
movimenti magazzino
consente
la registrazione o emissione dei documenti come:
fatture
vendita, ddt vendita, carichi magazzino
e
tutti i documenti che movimentano il magazzino
Fatture, ddt, carichi magazzino ecc. nel Gestionale
sono
denominati 'tipi documento':
Argomenti correlati:
Tipi documento, Causali movimentazione, Prodotti e codici
per righe ddt/fatture,
Archivi di base per fatturazione e magazzino, Clienti e
fornitori, Codici Iva, Codici pagamento,
Ordini e offerte clienti, Ordini fornitori, Stampe
magazzino, Statistiche Fatturato, Agenti e provvigioni.
Per prima
cosa bisogna selezionare il Tipo documento desiderato.
Nuovo: consente l'inseriremento di un nuovo documento.
N.documento e Apri: inserendo il numero nella casella n.documento
e premendo Apri si può aprire un documento modificarlo e ristamparlo.
Binocolo: permette di interrogare i documenti inserirti.
Nuovo da
sdoppiamento:' serve per creare un nuovo
documento ricopiandone uno preesistente; per esempio, quando si ripetono
periodicamente fatture con gli stessi dati, si può emettere una nuova fattura
con tutti i dati di una precedentemente emessa.
Personalizzazione del
modello di stampa: consultare anche i
capitoli
Fatture, ddt ed ordini: intestazione ditta con tracciato
standard (LogoWiz) Personalizzare tracciato fatture e ddt (ModuWiz)
Se il tipo selezionato è Fattura
differita appare anche il riquadro per lanciare la fatturazione automatica
dei ddt: vedere capitolo Fatturazione differita automatica.
Premuto
Nuovo o Apri appare la finestra con i dati del documento.
Ogni documento è composto alcune videate alle quali si
accede con le linguette:
· Dati
Intestazione con il codice cliente o fornitore, la data,
il numero ed altro(alcune informazioni si possono predefinire sul cliente o
fornitore o sul tipo documento).
· Righe
con codici, descrizioni, quantità, prezzi o costi, ecc. (alcuni dati si possono
predefinire sull'archivio prodotti oppure le righe possono essere generate
automaticamente scaricando ordini)
· Dati
ddt: causale trasporto, vettore ecc.
· Altri
dati: annotazioni e varie
· Scarico
ordini clienti o Scarico ordini fornitori
Le videate si possono
presentare in maniera diversa in base al tipo documento selezionato: per esempio se si tratta di carico magazzino il Gestionale
richiede i riferimenti del ddt in entrata, il codice fornitore, consente lo
scarico ordini fornitori; oppure se si tratta di fattura differita non richiede
dati come causale trasporto e vettore.
Videata Intestazione
· N.documento: se si
stà inserendo un nuovo documento lo si lascia in bianco ed il Gestionale
provvederà ad assegnarlo automaticamente al momento della conferma. In caso di
necessità è possibile forzarlo. Il Gestionale
assegna una numerazione
progressiva per ogni tipo documento. Se si tratta di fatture emesse da
contabilizzare automaticamente la numerazione è quella del registro iva
vendite.
Anche ai
ddt in entrata come per esempio i carichi di magazzino viene assegnato un
numero progressivo.
· Chiave ricerca: serve
per assegnare al documento un codice, una sigla che si renderà utile per
stampare o ricercare l'elenco di tutti i documenti con una determinata chiave. Per
esempio la chiave può essere il numero commessa (vedere anche ordini clienti ed
ordini fornitori).
· Data: data di emissione
(in caso di emissione ddt o fattura) o data di registrazione in caso di ddt in
entrata.
·
Cliente o Fornitore: il Gestionale
impone di digitare un
codice cliente oppure fornitore a seconda di della C o F impostata
sull'archivio tipi documento.
· Se si tratta di un carico di magazzino appare il riquadro per inserire i riferimenti al ddt di
carico: Data e numero.
· Se si tratta di fattura emessa o ddt da fatturare appare: Pagamento, Sconto finale ed Agente.
Si tratta di dati predefiniti sul cliente che si possono modificare in fase di
emissione documento.
Si può
impostare la spunta su Stampo scadenze pagamento per stampare sul documento
le date di scadenza pagamento.
Per
emettere fatture di omaggio impostare sconto finale = 100: il Gestionale
addebitrà in fattura solo l'importo dell'Iva.
· Se si tratta di ddt appare: Cod.Destinazione:
consente la fatturazione differita dei ddt emessi ad uno stesso cliente
suddivisa per codice destinazione. Vedere anche capitolo Fatturazione
differita automatica. I punti di destinazione si definscono sull'archivio
clienti.
Se non si
utilizza il 'codice destinazione merce' viene proposta la 'destinazione
predefinita' impostata sul cliente.
Nella
videata 'dati ddt' si puo inserire o modificare l'indirizzo di destinazione.
· Se si tratta di fattura differita, appare l'elenco dei DDT da fatturare che si
selezionano con un doppio click. Passando sulla videata delle righe si
ritoveranno i ddt inseriti sulla fattura. E' possibile aggiungere o modificare
le righe trasportate in automatico dai ddt.
Vedere
anche capitolo Fatturazione differita automatica. Tramite la fatturazione
differita automatica si può ottenere il raggruppamento delle righe ddt con il
medesimo codice prodotto.
Videata Righe
Il pulsante Nuova riga con selezione... serve per
selezionare un ddt da scaricare: vedere capitolo Selezione ddt da scaricare.
Tramite il pulsante Nuova Riga appare il riquadro per inserire le
righe:
Nel
corpo del documento: si possono inserire prodotti codificati a magazzino,
prodotti non codificati, descrizioni di servizi ecc. (con relative quantità
prezzi,sconti) e scritte libere.
· Codice prodotto:
impostando un codice prodotto appaiono automaticamente descrizione, unità di
musura, prezzo, sconti e % provvigione (se si gestiscono le provvigioni
agenti).
Il codice
prodotto si può lasciare in bianco e digitare tutti i dati: in questo caso, anche
se si gestisce la movimentazione di magazzino, non verrà caricato o scaricato
alcun prodotto.
· Descrizione: è un
testo libero che può essere composto da numerose righe; viene proposta la
descrizione del prodotto oppure quella dell'ultimo ordine o offerta effettuata
al cliente.
· Lotto, s/n e Selez.lotto
da scaricare: sui carichi di magazzino si può inserire il riferimento al
Lotto in modo tale che emettendo ddt o fatture è possibile selezionare tra i
carichi registrati quello da scaricare: vedere capitolo Carico
e Scarico magazzino a Lotti.
· Quantità: impostare la
quantità venduta o caricata.
· Prezzo e sconti:
possono comparire in automatico secondo le impostazioni effettuate sull'archivio prodotti sul cliente o
fornitore, oppure si possono digitare.
· Se il
tipo documento è ddt da fatturare o fattura:
Quando
si inserisce un codice prodotto, il Gestionale
propone il prezzo e lo sconto
impostato sul prodotto in base a quello (prezzo 1,2...) predefinito sul
cliente.
Ddt
con prezzi: il prezzo impostato sui ddt normalmente non
viene stampato sul documento ma serve per la fatturazione differita. Quando sia
necessario stampare i prezzi sul ddt è necessario utilizzare il modello di
stampa personalizzato.
Se
sono presenti offerte o ordini
il Gestionale
propone i prezzi dell'ultima offerta e/o dell'ultimo
ordine.
·
Se il tipo documento è un carico di
magazzino:
Se
il fornitore è tra quelli previsti sul prodotto appare automaticamente il costo
di acquisto e gli eventuali sconti (si tratta del costo e sconti impostati nella
videata 'dati acquisti' in archivio prodotti), altrimenti il Gestionale
propone
l'ultimo costo dell'ultimo carico di magazzino indipendentemente dal fornitore.
*Quando si conferma il
documento, se il fornitore è tra quelli previsti sul prodotto provvede a
riaggiornare il costo di acquisto e sconti nella videata 'dati acquisti' in
archivio prodotti.
L'operazione contrassegnata
con * viene effettuata se si tratta di un nuovo carico di magazzino, mentre,
quando si apre un carico per correggerlo, il Gestionale
non riaggiorna la
videata 'dati acquisti' in archivio prodotti.
· Codice iva: se si
tratta di fattura o ddt da fatturare bisogna impostarlo oppure appare
automaticamente in base all'impostazione del tipo documento o del prodotto.
Il codice
iva è obbligatorio se si tratta di fattura; se si tratta di DDT da fatturare in
differita si può inserirlo in modo tale che emettendo la fattura in automatico
questa sia già pronta con i codici iva.
· Conto: se si tratta di
fattura o ddt da fatturare e serve per contabilizzare le fatture emesse, può
apparire automaticamente in base all'impostazione del tipo documento o del
prodotto.
· %Provvigione: viene
proposta sulle righe dei ddt e fatture in base all'impostazione effettuata sul
prodotto o sull'agente oppure si può
impostare anche direttamente in fattura. Essa viene utilizzata nel calcolo
'provvigioni e fatturato per agente'. Vedere capitolo Agenti e provvigioni.
· La linguetta dati ordine contiene i riferimenti
all'ordine che servono al Gestionale
per gestire l'ordinato ed impegnato e
normalmente non bisogna digitarli o modificarli.
Dopo aver impostato i dati della riga
premere Conferma Riga.
Il prgramma provvede ad inserire la riga
nella griglia di riepilogo:
Per modificare una riga già
inserita nella griglia di riepilogo è necessario
un Doppio Click sulla riga desiderata: si presenta il riquadro dove si
possono effettuare le correzioni.
Per annullare una riga premere Elimina Riga.
Se il tipo documento è ddt da fatturare o
fattura nel riquadro con i dati riga si presenta il pulsante
di selezione prezzi che permette di visualizzare i prezzi di vendita,
eventuali offerte o ordini ,la situazione di magazzino ed il costo:
Videata dati ddt ed
altri dati
Quando il tipo documento è ddt (ddt vendita,
ddt reso a fornitore ecc.) oppure fattura accompagnatoria appare questa
videata:
· Destinazione merce: appare
quella predefinita sul cliente o fornitore e si può modificare o inserire in
fase di emissione documento.
· Causale trasporto, Porto,
Trasporto a mezzo ed Aspetto dei beni: appaiono le impostazioni
predefinite sul tipo documento e si possono modificare o inserire in fase di
emissione documento. Le causali trasporto sono definite nell'apposito archivio
oppure si può digitare in fase di emissione documento.
· Vettore: si può selezionare
un vettore tra quelli definiti nell'apposito archivio, oppure digitare.
· Stampo data/ora:
togliendo la spunta la data/ora non viene trascritta su carta per poterla
scrivere manualmente al momento del ritiro merce.
· Varie 1 2 3 4: si
tratta di annotazioni che vengono trascritte sul documento. Varie 1 e 2 si
possono predefinire sul cliente o fornitore in modo tale che vengano ripetute
automaticamente su ogni documento emesso.
· Se si tratta di ddt di vendita compare il riquadro dati
ddt da fatturare:
· DDT da fatturare: la
preimpostazione di questa casella è definita sul tipo documento. In fase di emissione del ddt è
possibile fozare la spunta o togliere la spunta in maniera che il documento non
venga proposto nella fatturazione differita.
· Escludo DDT dalla fatturazione automatica: Se si utilizza la fatturazione differita automatica si può,
quando si presenta la necessità, escludere il documento per fatturarlo
manualmente. Vedere capitolo fatturazione differita automatica.
· Emessa fattura n.: Quando
si emette un ddt deve essere lasciata a zero. Quando questo verrà fatturato il
Gestionale
provvede automaticamente ad inserire il n.fattura sul quale è stato
inserito il ddt.
Videata Scarico ordini clienti ed ordini fornitori
Per scaricare gli ordini si deve premere la linguetta scarico
ordini: compare la videata di seleziona ordini per effettuare lo
scarico parziale o totale.
Sul medesimo documento si possono inserire svariati
ordini.
La videata si presenta allo stesso modo per gli ordini
fornitori ed ordini clienti:
· N.Ordine:
selezionare l'ordine e premere Visualizza righe ordine per scarico.
Appaiono i pulsanti Scarico
tutto l'ordine, Inserisco estremi ordine e la griglia con le righe dei prodotti
ordinati.
· Pulsante
Scarico tutto l'ordine: premendo questo pulsante viene effettuata la
consegna a saldo di tutto l'ordine.
· Il
Pulsante Inserisco estremi ordine, pagamento ed agente compare se si
tratta di ordini clienti: esso inserisce sul documento la scritta 'ordine
n..... del....' ed i riferimenti cliente. Se sull'ordine è stato impostato
un pagamento diverso da quello predefinito sul cliente, nel documento (ddt o
fattura) viene inserito il pagamento dell'ordine.
Se sull'ordine è stato
impostato un agente diverso da quello predefinito sul cliente, nel documento
(ddt o fattura) viene inserito l'agente fissato sull'ordine.
· Scarico
parziale dell'ordine:
Tramite la griglia si può
selezionare ogni riga dell'ordine per impostare una consegna in conto o a
saldo della quantità ordinata.
· Con
doppio click sulla riga desiderata compare il riquadro che popone la quantità
consegnata, il prezzo e gli eventuali sconti che si possono
modificare.
· Nel
caso di ordini fornitori è possibile gestire il carico di magazzino in unità di
misura diversa da quella con la quale viene movimentato il
prodotto.
· Ordine
saldato: se la quantità consegnata è uguale o superiore a quella
ordinata questa casella si troverà automaticamente spuntata; se la quantità
consegnata è inferiore si può comunque forzare il saldo dell'ordine.
· Pulsante
Conferma scarico riga ordine: per confermare lo scarico parziale
dell'ordine.
· Se
ci sono altre righe da scaricare si ripete l'operazione con un doppio click su
di un altra riga.
Le righe ordine scaricate (con Scarico tutto l'ordine
oppure con doppio click sulla griglia) vengono inserite nelle righe del
documento che si sta emettendo o registrando. Esse si possono ancora modificare
premendo la linguetta righe.
Quando il
documento è completo si preme Conferma
(oppure Elimina per cancellarlo):
Premuto
Conferma il Gestionale
provvede alla verifica dei dati impostati ed a
effettuare tutti gli aggiornamenti del caso a seconda del tipo documento:
· Memorizzare
il documento
· Contabilizzazione:
se si tratta di fattura e se impostato registro iva sul tipo documento ed alla creazione
della scadenza (se impostate condizioni di pagamento)
· Scarico/Carico
di magazzino: se impostata causale movimentazione
magazzino sul tipo documento.
· Aggiornamento
ultimo costo e costo medio di acquisto se si tratta di carico da
fornitore.
· Scarico
ordini clienti oppure ordini fornitori: se sono stati
selezionati ordini da scaricare.
· Scarico
componenti distinta base: se si tratta di tipo documento sul
quale è impostato lo scarico la distinta base.
Appare
ora la finestra che consente di selezionare l'output di stampa del documento:
Stampante:
visualizza l'elenco di tutte le stampanti configurate sul computer e permette
di selezionare quella desisderata.
Formato pdf:
premendo Conferma WinCoge genera un file
di tipo Acrobat Pdf che viene immediatamente visualizzato e serve anche come anteprima
di stampa.
Spuntando
la casella salva con nome è possibile salvare il documento pdf nella
posizione desiderata. Spuntando la casella Invia tramite e-mail si può
inviare il documento tramite posta elettronica in allegato, senza uscire
dall'applicativo (è utile per inviare, a clienti/fornitori i documenti). Vedere
capitolo Invio e-mail.
A
seconda del tipo documento il Gestionale
stamperà:
· il
documento fomattato (se si tratta di ddt o fattura) con il
tracciato standard di WinCoge oppure sui moduli continui prestampati a seconda
delle impostazioni definite sul tipo documento (vedere capitolo tipi
documento).
In
alternativa alla stampa immediata è possibile stampare in blocco le fatture
emesse.
· il
movimento di magazzino (se si tratta di tipo
documento=movimento, per esempio carico da fornitore, reso clienti, carico
esistenza iniziale, reso fornitori ecc.)
· scontrino
non fiscale: se si tratta di tipo documento scontrino.
Un
documento già inserito lo si può riaprire, modificare, e ristampare ed anche
eliminare
S possono modificare
quantità, codici prodotto, ed aggiungere o eliminare righe: il Gestionale
, in
questo caso, provvede agli aggiornamenti necessari rettificando per esempio
esistenza di magazzino, registrazione contabile ecc.
Dopo aver creato i tipi documento per l'emissione
di fatture e ddt tramite il pulsante LogoWiz si può impostare
l'intestazione dei documenti personalizzandola con i dati dell'azienda.
Si tratta di un utilità che crea un
immagine in formato Bmp.
Premendo LogoWiz compare la
finestra:
Procedere
in questo modo:
Digitare
la ragione sociale nella casella 'scritta' e premere OK.
Posizionala
con il mouse cliccando sul quadratino giallo.
Procedere
allo stesso modo per indirizzo, località, p.iva, ecc.
Cliccare Stampa
di prova per verificarne la correttezza.
Per
inserire altre scritte premere Aggiungi
Quando
l'intestazione è completa premere AVANTI.
Appare la
finestra dove si selezionano i documenti sui quali verra stampata
l'intestazione:
Inserire la spunta sui tipi documento e premere Fine
Una finestra di dialogo ora chiede di inserire
il nome dell'immagine con l'intestazione che è stata appena creata.
Questa immagine viene salvata in formato
bmp nella cartella del Gestionale
WinCoge (normalmente
c:\programmi\contabilita). Essa può essere modificata con un software di
elaborazione immagini per inserire il marchio (logo) dell'azienda.
Le dimensioni dell'immagine sono di 198x45mm (2338x532
pixel) o in proporzione.
Il percorso dell'immagine è
modificabile su ogni tipo documento (di
conseguenza si può avere per esempio l'intestazione diversa sui ddt da quella
sulle fatture): aprire il tipo documento, premere la linguetta 'stampa dei
documenti', selezionare 'tracciato standard' impostare il nome del file nella
casella 'percorso immagine intestazione'.
Per gli ordini clienti ed ordini
fornitori il percorso dell'immagine si modifica dalla finestra Modifica
impostazioni Ditta.
In alternativa si può utilizzare
carta intestata (fogli A4): in questo caso la casella 'percorso immagine
intestazione' deve essere impostata in bianco. L'intestazione prestampata
deve occupare al massimo
Il pulsante ModuWiz apre una funzione
che consente di personalizzare il tracciato dei ddt, fatture e fatture
accompagnatorie per utilizzare modulo continuo o fogli mobili prestampati.
Premendo ModuWiz compare la
finestra:
Per creare un nuovo modello selezionare fattura, oppure
ddt, ecc. e premere Nuovo; oppure aprirne uno esistente con Apri.
Appare questa finestra:
Le linguette Campi, Posizione righe, Cornici
e Immagini servono per posizionare i vari oggetti.
Campi
Si tratta dei dati variabili che vengono
stampati sul documento, per esempio data, numero, ragione
sociale destinatario, descrizione merce, quantità ecc.
Per posizionarli correttamente
cliccare sul campo nell'anteprima e spostarli tenendo premuto il mouse sul
quadratino giallo.
Per modificare il font fare doppio click sul campo oppure
premere 'modifica impostazioni': appare il riquadro con le impostazioni del
campo.
Se si utilizza un prestampato (modulo
continuo o fogli A4) si può stampare una griglia millimetrata sul
modulo per facilitare il posizionamento dei campi:
·
Inserire nella stampante la carta prestampata
e posizionarla correttamente.
·
Cliccare su Stampa griglia millimetrata
per ottenere sulla carta una griglia che aiuterà a posizionare i vari campi.
In alternativa, con uno uno
scanner è possibile acquisire l'immagine del modello e visualizzarla
sull'anteprima per facilitare il posizionamento dei campi: vedere più avanti in
questo capitolo.
Posizione
righe
Le Righe sono i campi come per esempio 'descrizione
merce', 'quantità', 'prezzo' ecc. da stampare nel corpo del documento.
Premendo la linguetta Posizione Righe si impostano alcuni
valori:
Per posizionarle in altezza:
impostare il valore Y di partenza delle righe e quello fine.
Interlinea: si può impostare
un valore in mm. di spaziatura tra le righe.
Se si utilizza un prestampato (modulo
continuo o fogli A4) rilevare, dalla stampa del retino la coordinata
Y dove inizia e quella Y dove finisce la zona delle righe .
Per posizionarli in orizzontale selezionare
la linguetta 'Campi' e procedere come per gli altri Campi.
Cornici
Si tratta delle caselle che vengono stampate sul
documento.
Per posizionarle o ridimensionare
correttamente cliccare sulla cornice nell'anteprima:
spostarli tenendo premuto il mouse nel quadratino in alto a sx; ridimensionarle
tenendo premuto il mouse nel bordo inferione o sinistro.
Per modificare la scritta o il font
fare doppio click sulla cornice oppure selezionare la cornice e premere
'modifica impostazioni': appare il riquadro con le impostazioni della cornice.
Per aggiungere una cornice premere il pulsante Aggiungi
cornice.
Immagini
Si tratta delle immagini da stampare sul
documento come per esempio il Logo della ditta.
Le immagini (bmp, jpg, ...) devono preventivamente essere
elaborare con un apposito Gestionale
grafico e salvate nella cartella:
...\ti\contabilita\ini: ModuWiz carica solo le immagini salvate in questa
cartella.
Per aggiungere un immagine
premere il pulsante Aggiungi immagine: appare il riquadro con le impostazioni,
dove è possibile selezionare l'immagine da un elenco; nell'elenco compaiono le
immagini salvate nella cartella
...\ti\contabilita\ini.
Per posizionarle o ridimensionare
correttamente cliccare sull'immagine nell'anteprima:
spostarle tenendo premuto il mouse nel quadratino in alto a sx; ridimensionarle
tenendo premuto il mouse nel bordo inferione o sinistro.
Per modificare le impostazioni
fare doppio click sull'immagine oppure selezionare l'immagine e premere
'modifica impostazioni': appare il riquadro con le impostazioni dell'immagine.
Immagine
di sfondo
Qualora si utilizzi un modello prestampato (modulo
continuo o fogli a4), è possibile inserire nell'anteprima l'immagine del
modello acquisita da scanner per facilitare il posizionamento dei campi.
Procedere così:
·
Acquisire
l'immagine di una pagina del vostro stampato con uno scanner
·
Prendere nota delle dimensioni in
millimetri dell'immagine della scansione.
·
Salvarla in
una qualsiasi cartella
·
Impostare la spunta su Visualizza immagine
di sfondo
·
Con Sfoglia selezionare il file
·
dimensioni X e Y:
impostare le dimensioni della scansione.
· tramite
click sulle 4 frecce posizionare correttamente l'immagine: (è
conveniente inserire almeno un campo con le posizioni rilevate dal retino, poi
posizionare l'immagine utilizzando come riferimento un campo posizionato).
Per verificare l'allineamento X e Y di campi
e cornici premere il tasto sx del mouse sull'anteprima (e tenerlo
premuto): appariranno due linee verdi.
Il pulsante Stampa di prova consente di verificare
la corretta posizione dei campi.
Completato il lavoro di posizionamento premere Salva
modello.
Ora è necessario tornare su WinCoge ed inserire sui
tipi documento il tracciato appena creato tramite la finestra Tipi documento:
·
aprire il tipo
documento
· premere la linguetta 'stampa
dei documenti'
· selezionare l'opzione
'tracciato personalizzato'
·
scegliere nell'elenco il nome del nuovo tracciato
Provare ora ad emettere un documento per
verificare di aver impostato correttamente tutti i campi.
La finestra, del menu di WinCoge: Emissione Fatture ddt e registrazione
movimenti magazzino consente di registrare i carichi di
magazzino indicando un riferimento (per esempio n.di lotto, n.di matricola, n.seriale
dell'apparecchio, ecc.). Emettendo
ddt o fatture è possibile selezionare tra i carichi registrati quello da
scaricare.
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Tipi documento, Causali movimentazione, Prodotti e codici
per righe ddt/fatture,
Emissione Fatture ddt e registrazione movimenti
magazzino,
Archivi di base per fatturazione e magazzino, Stampe
magazzino
Carico di magazzino con lotto
In fase di
carico di magazzino bisogna riempire il campo Lotto, s/n
Scarico con selezione del lotto da scaricare
In fase di
scarico (emissione ddt o fattura) premere il pulsante Nuova riga ed
impostare un codice prodotto.
Premere il
pulsante Selezione lotto da scaricare (questo
pulsante appare se si tratta di tipo documento che scarica il magazzino).
Appare la
finestra per selezionare tra i carichi registrati quello da scaricare in
fattura o ddt.
In questa finestra vengono elencati i carichi sui quali è
stato indicato in lotto.
L'elenco contiene i lotti non ancora totalmente scaricati.
Con doppio click si seleziona nella griglia il
prodotto da consegnare.
Nel ddt di scarico viene inserito il riferimento al lotto e
la quantità. Se si tratta di una consenga parziale si può impostare una
quantità diversa.
Per conoscere
l'esistenza di magazzino sudduvisa per loto vedere Archivio prodotti.
Con la finestra, del menu di WinCoge: Emissione Fatture ddt e registrazione
movimenti magazzino, emettendo ddt di scarico è
possibile selezionare tra i carichi quello da scaricare.
Questa possibilità, per esempio, si
rende utile alle aziende che effettuano lavorazioni per conto dei loro clienti, ma anche quando è
necessario citare nella bolla di scarico la descrizione inserita sul carico.
Argomenti correlati:
Tipi documento, Causali movimentazione, Prodotti e codici
per righe ddt/fatture,
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magazzino,
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magazzino
Registrazione del carico
Il carico
si registra con la finestra emissione Fatture ddt e
registrazione movimenti magazzino.
Se si deve gestire un conto
lavorazione in entrata è possibile definire un apposito tipo documento e
causale movimentazione (vedi capitoli tipi documento e causali movimentazione)
per registrare il ddt di carico emesso dal cliente.
Nelle righe si può
completare la descrizione con eventuali riferimenti che il cliente desidera
vengano riportati sul ddt di consegna della merce lavorata.
Registrazione dello scarico
In fase di
scarico (emissione ddt o fattura accompagnatoria) bisogna premere il pulsante Nuova
riga con selezione ddt da scaricare (Questo
pulsante appare solo se si tratta di tipo documento che scarica il magazzino).
Tramite il
pulsante Nuova riga con selezione... appare la finestra per selezionare
tra i carichi registrati quello da scaricare in fattura o ddt.
Si può
impostare un codice prodotto o lasciarlo in bianco per selezionare tra
tutti i carichi.
Si preme
il pulsante Visualizza elenco carichi per ottenere l'elenco di quelli
non ancora totalmente scaricati.
Con doppio
click nella griglia si seleziona il carico da inserire in fattura.
- casella Solo
carichi del fornitore/cliente: se si imposta un codice nella griglia
vengono solo elencati i carichi relativi.
- pulsante
modifica impostazioni:
· si può stabilire se indicare o no 'scarico docum.n... del...
· si può stabilre se nella casella 'solo carichi del forn/cli'
deve apparire automaticamente il cliente impostato sul ddt di scarico.
Sullo
scarico verrà indicato 'scarico documento n... del... e la descrizione del
prodotto competa delle informazioni inserite sul carico.
Tramite l'archivio prodotti si può
interrogare l'elenco dei ddt non scaricati o parzialmente scaricati ed il
dettaglio degli scarichi.
Se si seleziona un tipo documento
'Fattura', nella finestra Emissione Fatture ddt e registrazione movimenti
magazzino appare il riquadro per lanciare la fatturazione totalmente automatica
dei ddt emessi.
La fatturazione automatica prende in
considerazione tutti i ddt che hanno la spunta su 'Fatturo'.
Per utilizzare la fatturazione differita
automatica è necessario che sulle righe dei ddt vengano impostati i Prezzi ed i Codici Iva e, se si
prevede la contabilizzazione, anche le Contropartite contabili: se sono
presenti ddt che mancano di queste informazioni il Gestionale
effettua gli
opportuni controlli e segnalazioni.
I ddt che hanno la spunta su Escludo
da fatturaz.automatica non vengono presi in considerazione. Per escludere
sempre i ddt di un cliente dalla fatturazione automatica si pu
Non vengono considerati i ddt dei
clienti che hanno la spunta su Escludo DDT dalla fatturazione automatica.
Le fatture emesse con questa
procedura automatica si possono riaprire, correggere e ristampare come quelle
inserite manualmente.
· Solo cliente: se si
lascia in bianco verranno emesse le fatture relative a tutti i clienti dei
quali esistono ddt da fatturare, impostando un codice verra emessa la fattura
solo per il cliente desiderato.
· Data emissione: data
emissione delle fatture
· Ddt fino alla data: vengono
presi in considerazione solo i ddt fino alla data desiderata
· Raggruppo ddt su unica fattura: se si imposta la spunta, tutti i ddt emessi vengono
inseriti su di un unica fattura per ogni cliente.
· Suddivido fatture per codice destinazione consente la fatturazione differita dei ddt emessi ad uno
stesso cliente suddivisa per codice destinazione. In questo caso è
necessario avere indicato il codice destinazione sui ddt. I
punti di destinazione si definscono sull'archivio clienti.
· Fatture definitive : senza
spunta si ottiene una stampa di un controllo, con la spunta le fatture vengono
memorizzate in definitiva ed i ddt vengono scaricati.
· Elenco ddt da fatturare:
per stampare l'elenco ddt da fatturare in differita.
Premuto Conferma il Gestionale
provvede ad emettere le fatture ed a effettuare tutti gli
aggiornamenti del caso.
Questa finestra
consente di selezionare l'output di stampa dei documenti:
Stampante:
visualizza l'elenco di tutte le stampanti configurate sul computer e permette
di selezionare quella desiderata.
Formato pdf:
premendo Conferma WinCoge genera un file di
tipo Acrobat Pdf che viene immediatamente visualizzato e serve anche come anteprima
di stampa oppure per salvare i documenti emessi.
Spuntando
la casella salva con nome è possibile salvare il documento pdf nella
posizione desiderata. Spuntando la casella Invia tramite e-mail si può
inviare il documento tramite posta elettronica in allegato, senza uscire
dall'applicativo (è utile per inviare, a clienti/fornitori i documenti). Vedere
capitolo invio e-mail.
Raggruppamento righe di consegna in fattura
Quando la fatturazione differita è
relativa a consegne ripetitive degli stessi prodotti si può ottenere il
raggruppamento delle righe con il medesimo codice prodotto. In questo caso è
necessario inserire sul cliente la spunta nella casella Raggruppo righe ddt
in fatturazione automatica: il Gestionale
provvede a sommare tutte le righe
con uguale codice prodotto, prezzo e sconti.
WinCoge stampare le fatture emesse al
momento dell'inserimento come descritto nel capitolo Emissione Fatture
ddt e registrazione movimenti magazzino.
In alternativa è possibile inserire le fatture senza confermare la stampa e stampare
successivamente tutte le fatture dalla data... alla data.
Questa funzione è utile per:
· stampare in blocco le fatture
· inviare tramite e-mail tutte le fatture emesse ad un cilente
Se si seleziona un tipo documento
'Fattura', nella finestra Emissione Fatture ddt e registrazione movimenti magazzino, appare il riquadro per lanciare la fatturazione totalmente
automatica dei ddt emessi e per la stampa/invio email delle fatture emesse.
Cliccare la linguetta Stampa/invio
e-mail fatture:
Da data...
a data...: selezionare il periodo (data emissione
delle fatture).
Solo cliente: si può selezionare solo un cliente oppure lasicare in
bianco la casella per ottenere la stampa di tutte le fatture.
Premendo Conferma appare la
finestra di dialogo che consente di selezionare l'output di stampa
dei documenti:
Vedere capitolo Invio
e-mail con fatture e documenti generati dal Gestionale
.
Per stampare situazioni di
magazzino, valorizzazione, listini, elenco dei documenti registrati la finestra
presenta una serie di funzioni attivabili attraverso varie linguette:
Argomenti correlati:
Prodotti, Emissione Fatture ddt e registrazione movimenti
magazzino
Tipi documento, Causali movimentazione, Archivi di base
per fatturazione e magazzino,
Ordini e offerte clienti, Ordini fornitori, Statistiche
Fatturato.
Movimenti,
Esistenze, Listino, Movimenti per cliente/forntore
Da prodotto, a prodotto:
inserendo il medesimo codice nelle due caselle
viene preso in considerazione un singolo prodotto, oppure tutti i prodotti con
codice compreso tra i due valori.
Solo categoria: impostando una categoria vengono selezionati solo i
prodotti appartenenti alla categoria, lasciando in bianco la casella vengono
selezionati tutti i prodotti indipendentemente dalla categoria.
Le linguette dettaglio movimenti, esistenza e valorizzazione,
listino, movimenti per cliente/fornitore permettono si
selezionare le varie funzioni:
Dettaglio
movimenti
Fornisce
un scheda di carico e scarico del magazzino con il dettaglio dei movimenti del
periodo desiderato dalla data... alla data... .
Esistenza,
valorizzazione, ordinato, disponibile
Si
selezionano mediante spunta i dati da stampare: per esempio esistenza,
disponibile, costo ultimo. Le giacenze di magazzino vengono conteggiate fino
alla data impostata nell'apposita casella.
Sotto
scorta: spuntando la casella vengono elencati solo i prodotti dove l'esistenza
è inferiore al minimo di scorta.
Se si
selezionano molte caselle può essere necessario impostare la stampa in
orizzontale.
Listino
Si selezionano
mediante spunta i dati da stampare: per esempio prezzo1, prezzo con iva e costo
ultimo.
Se si
selezionano molte caselle può essere necessario impostare la stampa in
orizzontale.
Movimenti
per cliente/fornitore
Fornisce
l'elenco dei documenti emessi di un tipo e del periodo desiderato.
Per esempio si può ottenere
l'elenco dei carichi da fornitore, oppure i ddt di vendita, oppure i resi da
clienti.
Si può selezionare solo un
cliente o fornitore oppure tutti lasciando in bianco l'apposita casella.
Elenco documenti per tipo
Fornisce l'elenco dei
documenti registrati (carichi da fornitore, resi clienti, ecc.) o emessi (ddt
vendita, fatture emesse, ecc.). Bisogna selezionare il tipo documento ed il
periodo desiderato.
Si possono ricercare solo i documenti sui quali è stata
impostata una chiave ricerca. oppure tutti, lasciando in bianco questa casella.
Spuntando anche dettaglio righe si
ottiene l'elenco con il dettaglio dei prodotti, quantità e prezzi inseriti sui
documenti.
Questa funzione permette di ottenere
statistiche vendita con percentuali fatturato e ricarico.
Il Gestionale
elabora le righe delle
fatture emesse.
Per le righe sulle quali è indicato un
codice prodotto il Gestionale
prende in considerazione l'ultimo costo di
carico per ottenere la percentuale di ricarico; quando l'ultimo costo risulta
uguale a zero vine preso in considerezione il costo didigitato.
I prodotti non codificati (cioè
le righe di fattura sulle quali non è indicato un codice prodotto inserito tra
quelli di magazzino) naturalmente mancano del costo di acquisto: per questo il
Gestionale
consente di selezionarli separatamente per non sfalsare la statistica
sul ricarico.
L'output di stampa contiente oltre a
costi, prezzi, importi... il calcolo del ricarico relativo, del ricarico
assoluto e le percentuali.
Argomenti correlati:
Prodotti, Emissione Fatture ddt e registrazione movimenti
magazzino
·
Per cliente: prende in considetrazione tutti i clienti.
· Per prodotto: prende
in considetrazione tutti i prodotti.
· Per cilente suddivisa per prodotti : prende in considetrazione solo i prodotti venduti al
cliente selezionato
· Dalla data... alla data...:
per selezionare il periodo desiderato.
· Ordinamento per: il
tabulato viene ordinato in ordine decrescente di
% fatturato su totale oppure %
ricarico sul totale o % ricarico assuluta.
· Da prodotto... a...:
inserendo il medesimo codice nelle due caselle viene preso in considerazione un
singolo prodotto, oppure tutti i prodotti con codice compreso tra i due valori.
· Solo categoria:
impostando una categoria vengono selezionati solo i prodotti appartenenti alla
categoria, lasciando in bianco la casella vengono selezionati tutti i prodotti
indipendentemente dalla categoria.
· Non cosidero prodotti con costo zero oppure Solo prodotti con costo zero: il Gestionale
consente di selezionare separatamente i prodotti con il costo da quelli senza
per non sfalsare la statistica sul ricarico.
L'archivio consente di codificare gli agenti (o
rappresentanti) con lo scopo di ottenere stampe del fatturato e delle
provvigioni suddivisi per agente.
Argomenti correlati:
Prodotti, Emissione Fatture ddt e registrazione movimenti
magazzino
Ordini e offerte clienti, Ordini fornitori, Statistiche
Fatturato.
· Codice:
alfanumerico di 4 caratteri. Il codice agente può anche essere utilizzato per
ottenere stampe del fatturato per zona: in questo caso il codice agente
protrebbe essere il cap postale.
· Nome:
· % provvigione:
Si può predefinire la % provvigione. Questa viene proposta in fase di
fatturazione. La % provvigione può essere predefinita anche sull'archivio
prodotti: in questo modo, fatturando, verrà proposta quella inserita sul
prodotto. In fatturazione la % provvigione si può inserire o modificare sulle
singole righe di fattura.
Per ottenere le stampe del
fatturato per agente bisogna predefinire il codice agente sui clienti oppure
inserirlo al momento dell'emissione fattura.
Allo stesso modo che sulle
fatture, sugli ordini clienti vengono proposti il codice agente e la %
provvigione.
Quando
si emette un ddt o una fattura scaricando un ordine il Gestionale
prende
il la % provvigione dall'ordine.
Quando
si fattura in differita un ddt il Gestionale
prende il la % provvigione
ed il codice agente dal ddt.
Stampa
fatturato e provvigioni per agente
Per accedere a questa
funzione : tramite l'archivio agenti, si apre un codice agente già inserito ed
appare il pulsante per la stampa fatturato e provvigioni.
Si imposta il periodo dalla data... alla data... .
Il tabulato contiene
l'elenco dei documenti emessi nel periodo con prezzi vendita, costi, ed il
calcolo delle provvigioni. La stampa si può anche usare come elenco del
fatturato senza il calcolo provvigioni: è sufficiente lasciare a zero la % in
fase di fatturazione.
E'
l'archivio dove si può inserire l'elenco dei componenti (distinta base)
necessari per costruire un prodotto.
Argomenti correlati:
Prodotti, Emissione Fatture ddt e registrazione movimenti
magazzino
Tipi documento, Causali movimentazione, Archivi di base
per fatturazione e magazzino,
Scarico automatico componenti,
Calcolo Fabbisogni, Calcolo costi e Stampe distinta base.
La videata
si presenta il pulsante Apri e le linguette Visualizzazione/Funzioni
automatiche:
Per
l'inserimento e variazioni dell'elenco componenti (distinta base) impostare un codice
prodotto poi premere Apri per inserire o variare:
· Nuova Riga: serve
per inserire un nuovo elemento.
· Doppio click sulla
griglia consente di modificare un elemento.
· Elimina tutta la db: cancella
tutti gli elementi inseriti.
Quando si preme Nuova Riga o si fà doppio click su di una
riga compare i riquadro con le informazioni dell'elemento:
· Codice prodotto: un
codice che deve essere presente nell'archivio prodotti, può essere un prodotto
acquistato oppure un semilavorato (in questo caso piò avere a sua volta una
distinta base).
Il costo
della manodopera può essere codificato come un prodotto ed inserito tra i
componenti della distinta base.
· Quantita: è la quantità
unitaria necessaria per costruire un pezzo di prodotto finito o semilavorato.
Si possono impostare fino a 4 cifre decimali. Per il numero di cifre che
vengono visualizzate/stampate vedere il capitolo impostazione cifre decimali. Posizione:
si tratta della sequenza secondo la quale viene esplosa la distinta base. La
posizione viene proposta automaticamente ad ogni inserimento di nuova riga.
· Note: campo descrittivo
libero.
Conferma
Riga: Inserisce l'elemento in distinta base.
Elimina
Riga: elimina l'elemento dalla distinta
base.
Dopo aver
impostato o modificato la distinta base premere Conferma. Il pulsante Chiudi
non salva la distinta base appena inserita e/o le modifiche effettuate.
Visualizzazione
Impostato un codice prodotto nella
casella 'visualizzo db del prodotto' e premuto il pulsante 'Visualizza'
appaiono due riquadri:
-
Esplosione DB (elenco dei prodotti dai quali è composto) : appare l'albero con
l'esplosione a tutti i livelli
-
Implosione: appare l'elenco prodotti nel quale è utilizzato
Funzioni automatiche
Duplicazione db: E' utile quando l'elenco dei componenti e molto simile per
due prodotti finiti o semilavorati: si duplica
Sostituzione/eliminazione
componente
E'utile
quando si deve sostituire un componente con un altro su numerose DB. Il
Gestionale
esegue l'implosione del vecchio prodotto e provvede a sostituirlo con
il codice del nuovo. Se si lascia in bianco 'nuovo prodotto' il codice del
vecchio verrà eliminato su tutte le DB.
Scarico del magazzino tramite distinta base
Per lo scarico automatico
dei componenti è necessario creare apposite causali movimentazione ed appositi
tipi documento.
Per questo argomento vedere il capitolo Scarico
automatico componenti distinta base.
Lo scarico distinta base si effettua con la finestra Emissione Fatture ddt e registrazione
movimenti magazzino.
Per la gestione dello scarico automatico dei componenti
(distinta base) che costituiscono un prodotto finito o semilavorato è
necessario:
· Codificare
i prodotti: materie prime, semilavorati e prodotti
finiti (vedere capitolo Prodotti e codici per righe documenti)
· Creare
la distinta base: l'elenco dei componenti che costituiscono i
prodotti finiti e i semilavorati con le relative quantità unitarie (vedere
capitolo distinta base)
· Definire
apposite causali movimentazione ed appositi
tipi documento che consentiranno di effettuare lo scarico automatico.
(vedere capitoli Tipi documento e Causali movimentazione)
· Tramite
la finestra Emissione Fatture
ddt e registrazione movimenti magazzino:
si effettuerà la il carico
da produzione dei prodotti finiti e lo scarico della distinta base.
Esempio
·
Occorrono due apposite causali di
movimentazione:
·
A=SCARICO COMPONENTI
DB
·
B=CARICO DA
PRODUZIONE
·
Occorrono due appositi tipi documento
·
X=SCARICO
COMPONENTI DB inserendo:
A nella casella 'Causale movimentazione magazzino'
lasciando in bianco la casella 'Tipo documento per
Scarico distinta base automatico'
·
Y=CARICO semilavorati/prodotti
finiti inserendo:
B nella casella 'Causale movimentazione magazzino'
X nella casella 'Tipo documento per Scarico distinta base automatico'
Quando si registrano documenti di tipo
documento Y il Gestionale
provvede a:
·
Caricare tutti i prodotti inseriti sul documento Y
·
Generare automaticamente un movimento di tipo X con
lo scarico dei componenti (mediante l'esplosione della distinta base di tutti i
prodotti inseriti sul documento Y)
Documento X di scarico distinta base
Sul documento X, creato
automaticamente, le quantità scaricate saranno il risultato della
moltiplicazione della quantità unitaria inserita in distinta base per la
quantità di prodotto impostata sul documento Y.
Nota: tutte le registrazioni di
magazzino devono essere intestate ad un codice fornitore o cliente. Il
documento X riporta il codice fornitore del documento che lo ha
generato; in alternativa è possibile prefissarlo sui tipi documento (casella
'Fornitore/Cliente prefissato per scarico componenti DB').
Il documento X può essere aperto e
modificato manualmente; può essere utile per i casi in cui i prelievi di
magazzino reali possono differire dalla distinta prefissata.
La stampa del documento contiene codici
e quantità e si può utilizzare come distinta di prelievo annotando le
quantità effettivamente utilizzate; le rettifiche si possono poi inserire
riaprendo il documento.
Scarico automatico al momento della consegna a cliente
Anche sui tipi
'bolla' si può impostare lo scarico DB automatico per effettuarlo al momento
della consegna al cliente; in questo caso non avverrà il carico di magazzino
del prodotto finito ma verrà gestito solo il magazzino dei componenti.
Argomenti correlati:
Prodotti, Emissione Fatture ddt e registrazione movimenti
magazzino
Tipi documento, Causali movimentazione, Archivi di base
per fatturazione e magazzino,
Calcolo Fabbisogni, Calcolo costi e Stampe distinta base.
Tramite i dati inseriti nella distinta
base il progrmma permette queste funzioni:
·
Elaborazione
fabbisogni
·
Calcolo costi
·
Stampa esplosione
·
Stampa implosione
Elaborazione fabbisogni
Impostato un codice prodotto sul
quale è inserita una distinta base ed una quantità da produrre viene valutata
la disponibilità dei componenti ed emesso un elenco dei prodotti mancanti.
Se si seleziona tutti i livelli viene anche presa in considerazione la
distinta base dei semilavorati quando la disponibilità non è sufficiente a
coprire la quantità da produrre.
I mancanti potranno essere ordinati a
fornitore tramite la gestione ordini a fornitore.
All'arrivo della merce si possono
effettuare i carichi di magazzino scaricando gli ordini.
Quando i prodotti finiti o semilavorati
vengono costruiti si potrà caricarli utilizzando un tipo documento 'da
produzione' ed ottenere lo scarico automatico dei componenti.
Calcolo costi
Si seleziona da codice prodotto...
a codice prodotto e la categoria di magazzino desiderata.
Rileva il costo unitario dei prodotti che
hanno distinta base sommando i costi dei componenti. Viene utilizzato l'ultimo
costo (o quello medio) dei componenti; se il costo del componente è uguale a
zero prende il 'costo digitato'.
Il Gestionale
prende in considerazione l'ultimo
costo dei componenti.
Per valorizzare al costo medio
selezionare l'opzione 'valorizzo db al costo medio' su Impostaziozini >
Modifica Impostazioni Ditta.
Se si spunta Riaggiorno il costo da
db sull'archivio prodotti il Gestionale
memorizza il costo che ha calcolato
sui prodotti nella casella 'costo digitato' (vedere capitolo
Archivio prodotti).
Stampa esplosione
Si imposta un codice prodotto per
ottenere la stampa dell'elenco componenti (esplosione distinta base) con le
relative quantità unitarie.
Se si imposta la spunta su tutti i
livelli viene esplosa anche la distinta dei semilavorati.
Per ottenere la valorizzazione della
distinta base inserire la spunta su Stampo costi: la valorizzazione
avviene sommando il costo ultimo delle materie prime o semilavorati.
Stampa implosione
Consente si ottenere la cosiddetta implosione
della distinta base. Si seleziona un codice prodotto ed appare l'elenco
di tutti i semolavorati e prodotti finiti nei quali è incluso.
Argomenti correlati:
Prodotti, Emissione Fatture ddt e registrazione movimenti
magazzino
Tipi documento, Causali movimentazione, Archivi di base
per fatturazione e magazzino,
Scarico automatico componenti.
La
finestra, del menu di WinCoge:
Ordini Clienti, Offerte, Preventivi
permette
di inserire gli ordini clienti e le offerte e stampa un
documento formattato
Può essere utilizzato per gestire listini
personalizzati per cliente.
Si possono inserire i prodotti di magazzino e descrizioni
libere (anche composte da molte righe) utili nel caso di vendita di servizi.
L'offerta si
presenta con la medesima videata dell'ordine cliente; essa può essere
utilizzata come 'listino personalizzato' per il cliente.
L'offerta può essere utilizzata oltre che per i prodotti
di magazzino anche per fornitura di servizi (con descrizioni lunghe) o prodotti
non codificati.
E' prevista una 'stampa interna' con prezzi, costi
di acquisto, e situazione consegne effettuate.
L'ordine o una sola parte dell'ordine può essere
scaricato automaticamente o semi automaticamente in fase di emissione ddt o
fattura tramite la finestra Emissione Fatture ddt e registrazione movimenti
magazzino.
Argomenti correlati:
Prodotti, Ordini fornitori, Stampe magazzino, Agenti e
provvigioni.
Bisogna, prima di tutto, selezionare il tipo documento:
O=ordine F=offerta o listino
· Nuovo: consente
l'inseriremento di un nuovo ordine o offerta secondo il tipo selezionato.
· N.documento e Apri:
inserendo il numero nella casella n.documento e premendo Apri si può aprire
l'ordine modificarlo e ristamparlo.
· Binocolo: permette di
interrogare i documenti precedentemente inseriti.
· Nuovo da sdoppiamento:' serve
per creare un nuovo documento ricopiandone uno preesistente; per esempio,
quando si ripetono periodicamente ordini con gli stessi dati, si può inserirne
uno nuovo senza ridigitare tutti i dati.
Trasformazione offerta in
ordine e sdoppiamento:
Un offerta o preventivo accettato
dal cliente può essere trasformato in ordine con il pulsante 'nuovo da
sdoppiamento', così pure un offerta può essere sdoppiata per ottenere
automaticamente una nuova offerta per un altro cliente; anche un ordine può
essere sdoppiato in un nuovo ordine.
· Personalizzazione del modello di stampa: consultare anche i capitoli
Fatture, ddt ed ordini: intestazione ditta con tracciato
standard (LogoWiz) Personalizzare tracciato fatture e ddt
(ModuWiz)
Premuto Nuovo o Apri appare la finestra con i
dati del documento.
Ogni documento è composto
da: Intestazione (il codice cliente, la data, il numero ed altro), Righe
(con codici, descrizioni, quantità, prezzi).
Videata
intestazione
· Numero
documento: si tratta del numero progressivo di ordine che il Gestionale
provvede ad assegnare al momento della
conferma del documento.
· Chiave Ricerca: serve
per inserire sul documento un codice o una sigla che si renderà utile per
stampare o ricercare i documenti emessi dove è impostata una determinata
chiave. Per esempio la chiave può essere il numero commessa o un altro
riferimento interno come un numero diverso dal numero progressivo assegnato dal
Gestionale
. La chiave ricerca si puo impostare anche sugli ordini a fornitore,
movimenti di magazzino, ddt e fatture.
· Cliente: codice
del cliente al quale è intestato il documento.
· Pagamento, Agente,
All'attenzione di, consegna/note: appaiono i dati predefiniti sul
cliente e si possono modificare o inserire direttamente sull'ordine.
Il Pagamento, l'agente e
gli estremi dell'ordine vengono riportati automaticamente in fattura quando si
scarica l'ordine.
· Note
finali: scritta libera che viene stampata sull'ordine; tramite
il pulsante salva il testo la scritta verrà riproposta ad ogni nuovo
ordine.
Videata
Righe
Tramite il pulsante Nuova
Riga appare il riquadro per inserire le righe:
Nel corpo del documento: si
possono inserire prodotti codificati a magazzino, prodotti non codificati,
descrizioni di servizi ecc. (con relative quantità prezzi,sconti) e scritte
libere.
· Codice prodotto:
impostando un codice prodotto appaiono automaticamente descrizione, unità di
musura, prezzo, sconti e % provvigione (se si gestiscono le provvigioni
agenti).
Il codice
prodotto si può lasciare in bianco e digitare tutti i dati: in questo caso, si
potrà comunque scaricare l'ordine emettendo ddt o fattura ma non verrà gestita
la movimentazione di magazzino.
·
Descrizione: è un testo libero che può essere composto da numerose
righe; viene proposta la descrizione del prodotto oppure quella dell'ultimo
ordine o offerta effettuata al cliente.
· Quantità: impostare la
quantità ordinata. Se il documento è 'O' (offerta o listino cliente) la
quantità si può lascare a zero.
· Prezzo e sconti:
possono comparire in automatico secondo le impostazioni effettuate sull'archivio prodotti sul cliente, oppure si
possono digitare.
Quando
si inserisce un codice prodotto, il Gestionale
propone il prezzo e lo sconto
impostato sul prodotto in base a quello (prezzo 1,2...) predefinito sul
cliente.
Se
sono presenti altre offerte o ordini del medesimo cliente
impostato sull'intestazione il Gestionale
propone i prezzi dell'ultima
offerta e/o dell'ultimo ordine.
· Codice con cui il cliente indentifica il prodotto: se richiesto dal cliente si può impostarlo; verrà riportato
in fattura o ddt. Se questo dato si imposta su di un listino cliente (tipo=F)
viene proposto in fatturazione anche senza gestire gli ordini.
· Data consegna prevista: data
entro la quale si prevede di consegnare la merce o i servizi. Questo dato viene
utilizzato nella stampa situazione ordini.
· Codice iva: appare
automaticamente in base all'impostazione predefinita sul prodotto e verrà
trasportato sulla fattura. Se silascia in bianco, in fase di fatturazione verrà
inserito il codice iva predefinito.
· Conto: appare
automaticamente in base all'impostazione predefinita sul prodotto; quando si
emetterà fattura scaricando l'ordine servirà per la contabilizzazione. Se si
lascia in bianco, in fase di fatturazione verrà inserito conto predefinito.
· %Provvigione: viene proposta
in base all'impostazione effettuata sul prodotto o sull'agente. Fatturando
l'ordine verrà impostata questa percentuale. Se si lascia in bianco, in fase di
fatturazione verrà inserita la percentuale predefinita sull'agente o sul
prodotto. Questo dato serve se si utilizza il calcolo 'provvigioni e fatturato
per agente'.
· Ordine saldato: questa
casella compare se il tipo documento è O (ordine) e non compare se il tipo
documento è F (offerta o listino).
Quando si
scaricherà totalmente l'ordine in fatturazione, se la quantità
consegnata è uguale o superiore a quella ordinata questa casella si troverà
automaticamente spuntata; in fatturazione si può forzare il saldo dell'ordine
anche se la quantità consegnata è inferiore a quella ordinata.
· Pulsante
Situazione Consegne: Aprendo una riga di un ordine precedentemente
inserito è possibile visualizzare la situazione consegne con gli estremi
dei documenti di scarico (a saldo o in conto) che il Gestionale
rileva dai ddt e
fatture emessi. La situazione consegne funziona anche se non si gestisce la
movimentazione magazzino.
Dopo aver impostato i dati della riga
premere Conferma Riga. Il porgramma provvede ad inserire la riga nella
griglia di riepilogo:
Per modificare una riga già inserita
nella griglia di riepilogo è necessario un Doppio Click sulla riga
desiderata: si presenta il riquadro dove si possono effettuare le correzioni.
Per annullare una riga premere Elimina
Riga.
Nel riquadro con i dati riga si presenta il pulsante
di selezione prezzi che permette di visualizzare i prezzi di vendita, se
ci sono offerte o ordini ,la situazione di magazzino ed il costo:
:
Quando il
documento è completo si preme Conferma
(oppure Elimina per cancellarlo):
Premuto Conferma
il Gestionale
provvede alla verifica dei dati impostati, a
memorizzare l'ordine o l'offerta ed alla stampa del documento.
Spuntando la casella stampa ad uso interno l'ordine
viene stampato con prezzi di vendita, costi di acquisto e situazione consegne.
Appare finestra che consente di selezionare l'output di
stampa del documento:
Gli ordini e le offerte vengono emessi stampando
contestualmente il tracciato predefinito nel
Gestionale
, l'intestazione dell'azienda ed i dati del documento su fogli A4.
L'intestazione dell'azienda è un'immagine di tipo bmp, jpg o gif
che si crea con la funzione LogoWiz descritta nel capitolo Fatture,
ddt ed ordini: intestazione ditta con tracciato standard (LogoWiz).
Il modello di stampa si può personalizzare tramite la
funzione ModuWiz: vedere capitolo
Personalizzare tracciato fatture e ddt (ModuWiz).
Vedere anche capitolo
Invio e-mail con fatture e documenti generati dal Gestionale
.
Un
documento già inserito lo si può riaprire, modificare, e ristampare ed anche
eliminare
Si possono modificare
quantità, codici prodotto, ed aggiungere o eliminare righe: il Gestionale
, in
questo caso, provvede agli aggiornamenti necessari rettificando il disponibile
sul magazzino.
Se sono si tratta di ordini già scaricati il Gestionale
segnala che le variazioni potrebbero creare discordanze con le consegne già
effettuate.
Serve per interrogare la
situazione ordini clienti per data consegna prevista con/senza il dettaglio
consegne già effettuate.
Si può stampare anche la
situazione ordini saldati.
Consente di anche di
ottenere l'elenco delle offerte inserite (per il periodo di validità
desiderato). L'elenco offerte può essere utilizzato come 'listino
personalizzato' per cliente.
·
Tipo documento: bisogna,
prima di tutto, selezionare il tipo O=ordine F=offerta o listino
· Da
cliente, a cliente: inserendo
il medesimo codice nelle due caselle viene preso in considerazione un singolo
cliente, oppure tutti i clienti con codice compreso tra i due valori.
· Da
n.ordine, a n.ordine: inserendo
il medesimo numero nelle due caselle viene preso in considerazione un singolo
ordine o offerta, oppure tutti quelli con numero compreso tra i due valori.
· Da data, a data: se si
tratta di ordini si può selezionare il periodo di consegna previsto, se si
tratta di offerte il periodo di validità.
· Se si tratta di ordini:
· Anche ordini saldati: con la
spunta vengono elencati anche gli ordini dei quali sono state effettuate
consegne a saldo.
· Stampo dettaglio consegne:
con la spunta vengono elencate per ogni ordine le consegne effettuate con gli
estremi dei documenti di scarico.
Il Gestionale
permette di
inserire gli ordini a fornitore, stampare o inviare tramite email
il documento formattato e scaricare gli ordini registrando i carichi di
magazzino
La gestione ordini fornitori, oltre ai prodotti di
magazzino, permette di inserire descrizioni libere (anche composte da molte
righe) utili nel caso di ordini di servizi.
L'ordine o una sola parte dell'ordine può essere
scaricato automaticamente o semi automaticamente registrando il carico di
magazzino tramite la finestra Emissione Fatture ddt e registrazione movimenti
magazzino.
Argomenti correlati:
Prodotti, Ordini clienti, Stampe magazzino
· Nuovo: consente
l'inseriremento di un nuovo ordine.
· N.documento e Apri:
inserendo il numero nella casella n.documento e premendo Apri si può aprire
l'ordine modificarlo e ristamparlo.
· Binocolo: permette di interrogare
i documenti inserirti.
· Stampa del documento
Premendo stampa
documento appare finestra che consente di selezionare l'output di stampa
del documento:
Gli ordini vengono emessi
stampando contestualmente il tracciato
predefinito nel Gestionale
, l'intestazione dell'azienda ed i dati del documento
su fogli A4. L'intestazione dell'azienda è un'immagine di tipo bmp, jpg
o gif che si crea con la funzione LogoWiz descritta nel capitolo Fatture,
ddt ed ordini: intestazione ditta con tracciato standard.
Il percorso del file si
modifica tramite la finestra Modifica impostazioni ditta.
Gli ordini
possono essere visualizzati, salvati oinviati tramite e-mail in formato Acrobat
pdf: vedere capitolo Invio e-mail con fatture e documenti generati dal
Gestionale
.
Premuto Nuovo o Apri appare la finestra con i
dati del documento.
Ogni documento è composto
da: Intestazione (con il codice fornitore, la data, il numero ed altri dati), Righe con codici,
descrizioni, quantità, prezzi.
Videata
intestazione
· Numero
documento: si tratta del numero progressivo di ordine che il Gestionale
provvede ad assegnare al momento della
conferma del documento.
· Chiave Ricerca: serve
per inserire sul documento un codice o una sigla che si renderà utile per
stampare o ricercare i documenti emessi dove è impostata una determinata
chiave. Per esempio la chiave può essere il numero commessa o un altro
riferimento interno come un numero diverso dal numero progressivo assegnato dal
Gestionale
. La chiave ricerca si puo impostare anche sugli ordini clienti,
movimenti di magazzino, ddt e fatture.
· Fornitore:
codice del fornitore al quale è intestato il documento.
· Pagamento, All'attenzione
di, consegna/note: appaiono i dati predefiniti sul fornitore e si
possono modificare o inserire direttamente sull'ordine.
· Note
finali: scritta libera che viene stampata sull'ordine; tramite
il pulsante salva il testo la scritta verrà riproposta ad ogni nuovo
ordine.
Videata
Righe
Tramite il pulsante Nuova
Riga appare il riquadro per inserire le righe:
Nel corpo del documento: si
possono inserire prodotti codificati a magazzino, prodotti non codificati,
descrizioni di servizi ecc. (con relative quantità prezzi,sconti) e scritte
libere.
· Codice prodotto:
impostando un codice prodotto appre automaticamente descrizione, unità di
musura ed ultimo costo. Se il fornitore è uno di quelli predefiniti sul
prodotto nei dati acquisti appiono prezzo e sconti, la descrizione specifica
per ordini e l'eventuale cosice con cui il fornitore identifica il prodotto
(Vedere capitolo Prodotti).
Il codice
prodotto si può lasciare in bianco e digitare tutti i dati: in questo caso, si
potrà comunque scaricare l'ordine ma mon verrà gestita la movimentazione di
magazzino.
·
Descrizione: è un testo libero che può essere composto da numerose
righe; viene proposto automaticamente e si può modificare sull'ordine.
· Quantità: inserire la quantità
ordinata.
Quando sul
prodotto non è impostato il fattore di conversione significa che si
ordina la merce nella medesima unità di misura utilizzata nella gestione
interna.
In caso
contrario le caselle quantità e prezzo sono duplicate nelle due unità di misura
ed è possibile impostare i dati in u.m. interna o viceversa e convertirla con
gli appositi pulsanti: converto in um acquisto o interna.
Lo scarico
ordine e conseguente carico di magazzino si potra effettuare nell'una o
nell'altra unità di misura.
· Data consegna prevista: data
entro la quale si richiede la consegna della merce o dei servizi. Questo dato
viene utilizzato nella stampa situazione ordini.
· Ordine saldato: Quando
si scaricherà l'ordine tramite il carico di magazzino, se
la quantità consegnata è uguale o superiore a quella ordinata questa casella si
troverà automaticamente spuntata; oppure si può forzare il saldo dell'ordine
anche se la quantità consegnata è inferiore a quella ordinata.
· Pulsante
Situazione Consegne: Aprendo una riga di un ordine precedentemente
inserito è possibile visualizzare la situazione consegne con gli estremi
dei documenti di scarico (a saldo o in conto) che il Gestionale
rileva dai
carichi di magazzino. La situazione consegne funziona anche se non si gestisce
la movimentazione magazzino.
Dopo aver impostato i dati della riga
premere Conferma Riga. Il porgramma provvede ad inserire la riga nella
griglia di riepilogo:
Per modificare una riga già inserita
nella griglia di riepilogo è necessario un Doppio Click sulla riga
desiderata: si presenta il riquadro dove si possono effettuare le correzioni.
Per annullare una riga premere Elimina
Riga.
Quando il
documento è completo si preme Conferma
(oppure Elimina per cancellarlo):
Premuto Conferma
il Gestionale
provvede alla verifica dei dati impostati ed a
memorizzare l'ordine o l'offerta.
Un
documento già inserito lo si può riaprire, modificare, e ristampare ed anche eliminare
Si possono modificare
quantità, codici prodotto, ed aggiungere o eliminare righe: il Gestionale
, in
questo caso, provvede agli aggiornamenti necessari rettificando il disponibile
di magazzino.
Se si tratta di ordini già
scaricati il Gestionale
segnala che le variazioni potrebbero creare discordanze
con le consegne già registrate.
Serve per interrogare la
situazione ordini fornitori per data consegna prevista con/senza il dettaglio
consegne già effettuate. Si può stampare anche la situazione ordini saldati.
· Da
fornitore, a fornitore: inserendo il medesimo codice nelle due caselle viene preso in
considerazione un singolo fornitore, oppure tutti quelli con codice compreso
tra i due valori.
· Da
n.ordine, a n.ordine: inserendo
il medesimo numero nelle due caselle viene preso in considerazione un singolo
ordine , oppure tutti quelli con numero compreso tra i due valori.
· Da data consegna prevista, a data: per selezionare il periodo di consegna previsto.
· Anche ordini saldati: con la
spunta vengono elencati anche gli ordini dei quali sono state registrate
consegne a saldo.
· Stampo dettaglio consegne:
con la spunta vengono elencate per ogni ordine le consegne effettuate con gli
estremi dei documenti di carico.
Nel Gestionale
WinCoge, lo scadenzario
permette di gestire l'un archivio contenente le scadenze di pagamento attive
e passive con lo scopo di ottenere stampe della situazione per cliente,
fornitore o per data scadenza.
Lo scadenzario viene automaticamente
aggiornato dalle le fatture (emesse o ricevute) e registrando i relativi
pagamenti o incassi.
Sullo scadenzario si possono inserire
maualmente altre scadenze non rilevabili dalle fatture registrate (vedere
capitolo Archivio scadenze)
Questa
funzione sostituisce la 'gestione delle partite aperte' prevista
in altri programmi, che spesso risulta essere una duplicazione dello
scadenzario senza riferimenti alle date di scadenza.
L'archivio dello scadenzario è separato
da quello della contabilità. Ad ogni apertura di nuovo esercizio contabile esso
prosegue senza dover effettuare un riporto delle partite aperte e rimane
automaticamente integrato con la gestione contabile suddivisa nei vari esercizi
annuali.
RiBa: sullo scadenzario vengono anche gestite le riba su fatture
emesse; tramite WinRiba si possono selezionare le scadenze per creare le
disposizioni elettroniche.
Condizioni di pagamento
Le scadenze
vengono generate automaticamente dalle fatture in base alle condizioni
di pagamento. Le condizioni di pagamento si definiscono nell'apposito
archivio (vedere capitolo Codici di pagamento):
Sui clienti e fornitori si imposta il
codice di pagamento. In fase di emissione fatture attive e in registrazione
fatture passive viene proposto il pagamento (che si può modificare per una
singola fattura); in base alle impostazioni del pagamento ed alla data di
fattura il Gestionale
provvederà alla creazione delle scadenze.
Le finestre di WinCoge che generano le scadenze sono:
Emissione Fatture ddt e registrazione movimenti magazzino per l'emissione di fatture vendita:
fatture e registrazioni Iva per la registrazione contabile di fatture passive (ma anche
attive, quando non si utilizza l'emissione):
Il menu scadenzario contiene le varie funzioni
per registrare incassi e pagamenti scaricando le scadenze,
stampare le situazioni scadenze,
emettere RiBa elettroniche
· Archivio scadenze: per inserire manualmente scadenze non
rilevabili dalle fatture e per effettuare correzioni sull'archivio.
· Registrazione pagamenti: Per registrare incassi e pagamenti
scaricando le scadenze e generare le scritture contabili che chiudono le
partite.
· Registrazione pagamenti singolo cliente o fornitore: Per
registrare incassi e pagamenti scaricando le scadenze e generare le scritture
contabili che chiudono le partite. Questa funzione si apre anche dalla finestra
Movimenti non IVA.
· Stampa scadenze per cliente o fornitore e per data:
· WinRiBa: per creare le disposizioni elettroniche da inviare
tramite collegamento telematico o supporto magnetico alla banca.
L'Archivio
scadenze serve per inserire manualmente scadenze non rilevabili dalle
fatture e per effettuare correzioni sulle scadenze generate automaticamente dalle
fatture registrate e da quelle emesse.
Argomenti correlati:
Scadenzario pagamenti attivi e passivi,
Archivio scadenze, Codici pagamento, Emissione fatture e ddt,
Incassi/pagamenti con scarico scadenze
multi cliente/fornitore,
Incassi/pagamenti con scarico scadenze
singolo cliente/fornitore,
fatture e registrazioni Iva, movimenti
non Iva.
Per prima
cosa bisogna selezionare se si desidera lavorare sulle Scadenze clienti o
fornitori: C oppure F
.
· Nuovo: consente
l'inseriremento manuale di una scadenza.
· Numero scadenza, Binocolo,
e Apri: per aprire una scadenza ed effettuare eventuali modifiche. Ad
ogni scadenza viene assegnato un numero progressivo. Per aprire si imposta il
numero e si preme Apri:
· Il Binocolo a fianco di Numero scadenza consente di ricercare
nell'archivio.
· Solo cliente/fornitore: si può
lasciare in bianco oppure, se si imposta un codice, tramite il Binocolo
a fianco di Numero scadenza, si interrogano solo le scadenze del cliente o
fornitore desiderato.
· Anche scadenze pagate: Le scadenze
incassate o pagate non vengono eliminate; se si mposta la spunta su questa
casella, tramite il Binocolo a fianco di Numero scadenza si interrogano
tutte le scadenze memorizzate; altrimenti vengono visualizzate le scadenze in
vita. E' utile per correggere una scadenza della quale è stato erroneamente
registrato il pagamento.
Impostato Nuovo o Apri appare il riquadro con le informazioni
della scadenza:
· Numero: Ad ogni scadenza
viene assegnato un numero progressivo.
· Tipo scadenza:
01=Rimessa diretta, 03=RiBa, 04=Bonifico e 05=varie; si tratta del tipo
scadenza definito sul codice pagamento della fattura che ha generato la
scadenza.
Se si
tratta di clienti ed il tipo è RiBa, la scadenza viene proposta nella creazione
distinte incasso WinRiba (vedere capitolo RiBa Disposizioni di incasso
elettroniche).
· Stato scadenza: Le
scadenze generate automaticamente riportano tipo=00, quelle forzate manualmente
riportano tipo=01.
Effettuando
la registrazione incassi e pagamenti il Gestionale
provvede a passare le scadenze
in stato 10=pagata parzialmente oppure 30=pagata a saldo. Le scadenze in stato 30 non vengono accantonate: per
riaprirle bisogna impostare 'anche scadenze pagate' nella videata
nuovo/apri di questo archivio.
· Cliente o Fornitore:
codice del cliente o fornitore.
· Data scadenza: Viene
calcolata in base alla data fattura ed alle condizioni di pagamento.
· Importo: si tratta
dell'importo da incassare o pagare. Se la scadenza è stata generata
automaticamente può essere l'importo totale o parziale della fattura (in base
alle condizioni di pagamentdella fattura.
· Descrizione: scritta
che descrive la scadenza.
· Pagamento: codice di pagamento
della fattura che ha generato la scadenza.
· Estremi pagamento: importo
e data vengono aggiornati dalla registrazione pagamenti.
Vedere
capitoli:
Incassi/pagamenti
con scarico scadenze multi cliente/fornitore
Incassi/pagamenti
con scarico scadenze singolo cliente/fornitore.
· Dati fattura: se la
scadenza è stata generata automaticamente da emissione fatture attive o
registrazione fatture passive si trovano i riferimenti contabili della fattura
(numero, data, n.protocollo iva, n.articolo contabile e registro iva).
· Pulsante Vedere la registrazione contabile: consente
di aprire la finestra Fatture e registrazioni iva per visualizzare la scrittura
contabile che ha generato la scadenza.
· Dati RiBa se di utilizza
WinRiba, quando una scadenza è già stata inserirta in una distinta di incasso
compaiono i relativi riferimenti.
Impostati
i dati si conferma con un click su Conferma (oppure Elimina per
cancellarla):
Tutte le informazioni sulla scadenza
possono essere modificate:
esempi:
· se è stato registrato erroneamente un incasso si può riportare la scadenza in stato 00 dallo stato 30.
· si può corregere la data di scadenza, l'importo.
· se, per esempio, è stata emessa una fattura con pagamento
rimessa diretta e successivamente è stato concordato il pagamento tramite RiBa,
si può correggere il Tipo ed il pagamento.
Modificando informazioni scadenza può
essere necessario modificare anche la relativa registrazione della fattura e/o
del pagamento: in prativa le variazioni effettuate non hanno collegamento con
la contabilità. Per esempio: se è stata registrata una fattura con data
30/02/03 e pagamento a 30 giorni e successivamente si rileva che la data della
fattura doveva essere 30/01/03 bisogna correggere sia la fattura che la
scadenza.
Altro esempio: riportando in stato 00
una scadenza pagata erroneamente bisogna eliminare anche la scrittura contabile
del pagamento.
Consente
di registrare incassi e pagamenti scaricando le scadenze in vita.
E'
possibile inserire sulla stessa registrazione pagamenti relativi a più clienti
o fornitori come per esempio una distinta di bonifici a fornitori.
L'operazione
provvederà a creare la scrittura contabile.
Argomenti correlati:
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Archivio scadenze, Codici pagamento, Emissione fatture e ddt,
Incassi/pagamenti con scarico scadenze
singolo cliente/fornitore,
fatture e registrazioni Iva, movimenti
non Iva.
Sulla videata iniziale prima di tutto si
seleziona C per lavorare sulle scadenze clienti oppure F
per fornitori e si impostano i dati per la registrazione contabile:
· Data registrazione: data
registrazione contabile.
· Causale: causale contabile
della scrittura contabile di incasso o pagamento.
· Contropartita: codice
di conto del piano dei conti, per esempio cassa o banca.
· Descrizione:
descrizione del movimento contabile che completa la causale.
· Conto arrotondamenti: codice
di conto del piano dei conti, per esempio abbuoni attivi o passivi, sul quale
verranno registrati gli eventuali arrotondamenti sulle incassi e pagamenti
registrati. E' obbligatorio impostarlo anche se non si effettuano
arrotondamenti.
Causale e
contropartita vengono riproposti ogni volta che si apre questa finestra.
Premendo Nuova Registrazione appare la finestra per
selezionare le scadenze:
· I pulsanti Visualizza visulizzano nella griglia le
scadenze: solo quelle di un cliente/fornitore desiderato, tutte,
oppure quelle relative ad una fattura.
La griglia
di selezione delle scadenze può essere ordinata per data scadenza, per
conto, per n. fattura, ecc. premendo il tasto dx del mouse.
· Tramite doppio click si seleziona ogni scadenza
desiderata.
La selezione di una scadenza porta la
videata su Scadenze selezionate con il riquadro dove impostare l'importo
pagato a saldo o in conto:
· Importo pagato: viene
proposto l'importo della scadenza, se si tratta di un acconto digitare la cifra
parziale.
· Saldata: con la spunta il
Gestionale
considera saldata la scadenza e calcola l'eventuale arrotondamento,
se non evidenziata, considera il pagamento come acconto.
· Arrotondamento: viene
proposto in automatico e si può variare; se si spunta saldata,
l'arrotondamento più l'importo pagato deve corrispondere all'importo della
scadenza, altrimenti il Gestionale
provvede ad effettuare una segnalazione.
Conferma
Riga: impostati i dati si conferma un click
su Conferma Riga provvede ad aggiornare la griglia delle scadenze
selezionate.
Per non confernare il pagamento é necessario un click su Elimina
riga.
Per modificare
il pagamento dopo aver premuto conferma riga è necessario un doppio
click sulla una riga nella griglia delle scadenze selezionate: il Gestionale
ripropone il riquadro dove rettificare l'importo pagato.
Per selezionare altre
scadenze: premendo la linguetta Selezione
Scadenze il Gestionale
torna alla videata precedente; si possono selezionare
altre scadenze del medesimo fornitore/cliente o di altri fornitori/clienti.
La spunta su Selezione veloce serve
per selezionare le scadenze senza passare alla videata dove si imposta
l'importo pagato o incassato: è utile per velocizzare il lavoro quando tutti i
pagamenti sono a saldo.
Completata
la registrazione di tutti i pagamenti si preme il pulsante Conferma.
Per non confermare la registrazione si
preme la linguetta in alto a sx videata iniziale.
Confermando
vengono scaricate le scadenze ed a creata scrittura contabile:
fornitori diversi a
cassa/banca oppure cassa/banca a
clienti diversi o diversi a diversi se ci sono arrotondamenti.
L'articolo di contabilità' viene creato
con singole righe su cliente o fornitore per ogni fattura pagata ed una riga
sulla contropartita con l'importo totale.
Una finestra di dialogo chiede se si
desidera visualizzare immediatamente la registrazione contabile per variarla o
inserire altre contropartite (come per esempio spese bancarie):
Premendo si viene automaticamente
aperta la finestra Movimenti non Iva.
L'articolo
contabile può essere successivamente aperto ed eventualmente rettificato anche
successivamente tramite la finestra Movimenti non Iva.
Consente
di registrare incassi e pagamenti scaricando le scadenze in vita di un cliente
o fornitore.
L'operazione
provvederà ad aggiornare lo scadenzario e, se lo si desidera a creare la
scrittura contabile di incasso o pagamento.
Argomenti correlati:
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Archivio scadenze, Codici pagamento, Emissione fatture e ddt,
Incassi/pagamenti con scarico scadenze
multi cliente/fornitore,
fatture e registrazioni Iva, movimenti
non Iva.
Sulla videata iniziale prima di tutto si
seleziona C per lavorare sulle scadenze clienti oppure F
per fornitori:
Impostare
il codice del cliente o fornitore e premere Nuova Registrazione.
Appare l'elenco delle scadenze in vita del cliente o
fornitore:
Tramite doppio
click nella griglia visualizzazione scadenze si seleziona una desiderata
ed appare il riquadro dove impostare l'importo pagato a saldo o in conto:
· Importo pagato: viene
proposto l'importo della scadenza, se si tratta di un acconto digitare la cifra
parziale.
· Saldata: con la spunta il Gestionale
considera saldata la scadenza e calcola l'eventuale arrotondamento, se non
evidenziata, considera il pagamento come acconto.
· Arrotondamento: viene
proposto in automatico e si può variare; se si spunta saldata
l'arrotondamento più l'importo pagato deve corrispondere all'importo della
scadenza altrimenti il Gestionale
provvede ad effettuare una segnalazione.
Conferma
Riga: impostati i dati si conferma un click
su Conferma Riga provvede ad aggiornare la griglia delle scadenze
selezionate.
Per non confernare il pagamento é necessario un click su Elimina
riga.
Per modificare
il pagamento dopo aver premuto conferma riga è necessario un doppio
click sulla una riga nella griglia delle scadenze selezionate: il Gestionale
ripropone il riquadro dove rettificare l'importo pagato.
Per
selezionare altre scadenze: ripetere doppio
click nella griglia visualizzazione scadenze.
Se si
spunta la casella di controllo Selezione veloce la griglia scadenze
selezionate viene aggiornata automaticamente considerando la scadenza
saldata, altrimenti appare il riquadro con l'importo della scadenza:
Selezionate
le scadenze, la linguetta Dati per registrazione contabile consente di
inserire contropartita e causale per la contabilità:
· Creo registrazione contabile: se non si spunta questa casella verrà aggiornato solamente
lo scadenzario e non la contabilità. Con la spunta è necessario inserire anche
i seguenti dati:
· Data registrazione: data
registrazione contabile.
· Causale: causale contabile
della scrittura contabile di incasso o pagamento.
· Contropartita: codice
di conto del piano dei conti, per esempio cassa o banca.
· Conto arrotondamenti: codice
di conto del piano dei conti, per esempio abbuoni attivi o passivi sul quale
verranno registrati gli eventuali arrotondamenti sulle incassi e pagamenti
registrati. Bisogna impostarlo anche se sono stati impostati pagamenti a saldo
con arrotondamento.
· Descrizioni riga cliente/contropartita e arrotondamenti: descrizioni contabili che vengono inserite sul'articolo in
partita doppia. Il pulsante creo descrizioni inserisce i queste caselle
i riferimenti alle fatture selezionate.
· Creo registrazione, Causale, contropartita vengono riproposti
ogni volta che si apre questa finestra.
Completata la registrazione si preme il
pulsante Conferma.
Per non confermare la registrazione si
preme la linguetta in alto a sx videata iniziale.
Confermando
vengono scaricate le scadenze ed a creata scrittura contabile fornitore a cassa/banca oppure cassa/banca a
cliente.
L'articolo
di contabilità' viene creato con una riga su cliente o fornitore per il totale
delle fatture pagate ed una riga sulla contropartita con l'importo totale. Nel
caso ci siano arrotondamenti viene creata un altra riga con fornitore o cliente
e contropartita arrotondamenti.
Una finestra di dialogo chiede se si
desidera visualizzare immediatamente la registrazione contabile per variarla o
inserire altre contropartite (come per esempio spese bancarie):
Premendo si viene automaticamente
aperta la finestra Movimenti non Iva.
L'articolo
contabile può essere successivamente aperto ed eventualmente rettificato anche
successivamente tramite la finestra Movimenti non Iva.
Stampa scadenze per cliente o fornitore
Consente di ottenere una scheda per ogni
conto con l'elenco delle scadenze (partite aperte) ordinate per data di
scadenza.
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Archivio scadenze, Codici pagamento, Emissione fatture e ddt,
Incassi/pagamenti con scarico scadenze
multi cliente/fornitore,
Incassi/pagamenti con scarico scadenze
singolo cliente/fornitore,
fatture e registrazioni Iva, movimenti
non Iva.
Si possono selezionare:
·
Clienti o fornitori: impostare
C per i clienti o F per i fornitori.
· Da
conto, a conto: inserendo
il medesimo codice nelle due caselle viene preso in considerazione un singolo
cliente o fornitore, oppure tutti quelli con codice compreso tra i due valori.
· In ordine di codice o di ragione sociale: se si selezionano più conti le schede con le scadenze
saranno ordinate per codice cliente o fornitore, oppure per nome.
· Da data, a data: vengono
prese in considerazione le scadenze con data di scadenza compresa tra i due
valori.
· Da pagamento a pagamento:
inserendo il medesimo codice nelle due caselle vengono prese in considerazione
solo le scadenze sulle quali è impostato il codice di pagamento, oppure tutti
quelle con codice compreso tra i due valori.
· Stampo totali per mese: oltre al
dettaglio delle scadenze stampa l'imprto totale da incassare o pagare suddiviso
per mese di scadenza.
· Solo totali: non
stampa il dettaglio delle scadenze ma solamente l'importo totale di ogni
cliente o fornitore.
· Anche scadenze pagate: elenca
l'archivio storico delle scadenze pagate delle quali è già stato registrato
l'incasso o il pagamento.
Stampa scadenze per data
Elenca le scadenze attive o passive in
ordine di data.
·
Clienti o fornitori:
impostare C per i clienti o F per i fornitori.
· Da
conto, a conto: vengono
presi in considerazione i clienti o fornitori con codice compreso tra i due
valori.
· Da data, a data: vengono
prese in considerazione le scadenze con data di scadenza compresa tra i due
valori.
· Da pagamento a pagamento:
inserendo il medesimo codice nelle due caselle vengono prese in considerazione
solo le scadenze sulle quali è impostato il codice di pagamento, oppure tutti
quelle con codice compreso tra i due valori.
· Anche scadenze pagate: elenca
l'archivio storico delle scadenze pagate delle quali è già stato registrato
l'incasso o il pagamento.
Stampa estratto conto
Consente di ottenere una scheda per ogni
cliente con l'elenco delle fatture in scadenza.
L'estratto conto stampato in 'formato grafico'
è predisposto per essere inviato ai clienti. L'intestazione ed il logo della
ditta è un immagine che si può creare con la funzione LogoWiz:
dal menu> archivi> prodotti tipi
codcumento> tipi documento premere pulsante 'LogoWiz'
Viene stampato contestualmente il tracciato predefinito nel Gestionale
, l'intestazione dell'azienda ed i dati
del documento su fogli A4. L'intestazione dell'azienda è un'immagine di tipo bmp,
jpg o gif che si crea con la funzione LogoWiz descritta nel
capitolo Fatture, ddt ed ordini: intestazione ditta con tracciato
standard (LogoWiz).
Il percorso del file si modifica tramite la finestra Modifica impostazioni ditta.
L'estratto conto si può salvare o
inviare tramite e-mail in formato Acrobat pdf:
vedere capitolo Invio e-mail con fatture
e documenti generati dal Gestionale
.
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Incassi/pagamenti con scarico scadenze
multi cliente/fornitore,
Incassi/pagamenti con scarico scadenze
singolo cliente/fornitore,
fatture e registrazioni Iva, movimenti
non Iva.
Stampando in formato grafico si possono inserire scritte
libere di intestazione e note varie; tramite il pulsante salva il testo le
scritte vengono riproposte ogni volta che si stampa l'estratto conto.
Si può selezionare:
· Da
conto, a conto: inserendo
il medesimo codice nelle due caselle viene preso in considerazione un singolo
cliente oppure tutti quelli con codice compreso tra i due valori.
· In ordine di codice o di ragione sociale: se si selezionano più conti le schede con le scadenze
saranno ordinate per codice cliente o fornitore, oppure per nome.
· Da data, a data: vengono
prese in considerazione le scadenze con data di scadenza compresa tra i due
valori.
WinRiba
consente la creazione delle disposizioni di incasso Ri.Ba. da inviare
alle banche tramite via telematica o supporto magnetico.
Argomenti correlati:
Scadenzario pagamenti attivi e passivi,
Archivio scadenze, Codici pagamento, Emissione fatture e ddt,
fatture e registrazioni Iva, movimenti
non Iva.
Per utilizzare questa funzione è
necessario:
·
Impostare le
condizioni di pagamento di tipo 03=RiBa
·
Inserire
·
Codificare la banca o
le banche di presentazione per le disposizioni
·
Emettere fatture con
condizioni di pagamento Riba
·
Si può' effettuare
l'nserimento manuale riba (non da fatturazione)
· Generare la distinta di incasso
Impostare le condizioni di pagamento
Le condizioni di pagamento si
definiscono nell'apposito archivio (vedere capitolo Codici pagamento):
Sui clienti si può preimpostare il codice
di pagamento in modo che emttendo le fatture venga proposto il pagamento; in
alternativa si può modificare o impostare direttamente in fattura.
Emettendo una fattura con un codice di
pagamento di tipo 03=riba il Gestionale
crea la/le RiBa sull'archivio
scadenze.
Banca di appoggio del cliente
La banca
del cliente, cab ed abi si inseriscono sull'archivio clienti (vedere capitolo
clienti e fornitori); la procedura WinRiba imposta la riba con la banca
inserita sul cliente al momento della creazione distinta.
Codificare banca presentazione per le disposizioni
Bisogna codificare la/le banca di
presentazione le banche nell'apposito archivio:
· Codice: assegnare un codice
per ogni banca ed inserire il Nome e agenzia
· Abi: codice ABI della banca (5
crt)
· Cab: codice CAB dello
sportello(5 crt)
· Codice assegnato dalla Sia all'azienda: codice che viene assegnato dalla banca e che serve per
identificare il mittente delle disposizioni.
· N.Ultima Disitinta Riba:
campo che viene aggiornato automaticamente al momento della creazione
definitiva delle disposizioni. Ogni disposizione avrà un numero progressivo.
Emettere fatture con condizioni di pagamento Riba
Le riba vengono generate in automatico
dall'emissione fatture e/o dalla registrazione delle fatture emesse (finestra Emissione Fatture ddt e registrazione
movimenti magazzino oppure finestra
Fatture
e registrazioni Iva) in base alle condizioni di pagamento e alla data
fattura.
Inserimento manuale riba (non da fatturazione)
Tramite l'archivio scadenze (vedere
capitolo Archivio scadenze) le RiBa possono essere inserite manualmente, oppure
si possono variare o eliminare quelle provenienti dall'emissione fattura.
Generare la distinta di incasso
La procedura WinRiba estrae
le scadenze di tipo 02 e le propone in una
apposita griglia dove si possono selezionare per la distinta di incasso:
· Data distinta: data di
presentazione
· Banca presentazione: inserire
il codice della banca
· File per trasmissione: appare il
nome del file dove viene salvata la distinta. Il nome del file è composto da
codice banca + numero distinta. Il percorso si può modificare con il pulsante modifica
cartella file per trasmissione.
Se si
dispone di un collegamento telematico con la banca si può inserire un
percorso accessibile dal remote bancking per inviare automaticamente il file
senza doverlo spostare su altre cartelle.
In
alternativa, il percorso può essere A:\ (floppy disk) per
consegnare manualmente il file.
· Selezione Riba: nella griglia
appare l'elenco delle fatture che sono state emesse con pagamento di tipo
02=Riba.
Per
selezionare cliccare su una riga e
premere il tasto barra spaziatrice: comparirà una X nell'ultima
colonna a destra. Si dovrà ripetere la selezione per tutte le riba che è
necessario presentare.
· Pulsante Calcolo Importo: visualizza l'importo delle
riba selezionate ed il totale di quelle in portafoglio.
· Creo registrazione contabile: se non si spunta questa non viene generata la scittura
contabile che chiude il debito con i clienti. Con la spunta è necessario
inserire anche i seguenti dati:
· Causale: causale contabile
della scrittura.
· Contropartita: codice
di conto del piano dei conti, per esempio banca.
· Descrizione:
descrizione contabile che viene inserita sul'articolo in partita doppia. La
scritta viene proposta automaticamente e si può modificare.
Creo
registrazione, Causale e contropartita vengono riproposti ogni volta che si
apre questa finestra.
Dopo aver
selezionato le riba ed impostato i dati premere Conferma Distinta.
Appare la finestra di selezione
stampante:
Cliccare su Stampante. Verra
prodotta una una distinta cartacea utile per controllo che include la
stampa del file nel formato richiesto dalla banca.
Durante l'elaborazione potrebbero comparire
eventuali messaggi che segnalano dati incompatibili con il tracciato del file
richiesto dalle banche:
Al termine una finestra di dialogo
chiede 'Distinta definitiva Si/No':
Si consiglia di verificare la stampa
che il Gestionale
ha emesso e rispondere No se sono necessarie
correzioni.
Per rettificare dati come
l'importo di una riba o la data scadenza si deve:
chiudere WinRiba, e, tramite la finestra
Archivio scadenze, aprire la scadenza, fare le
modifiche necessarie e tornare su WinRiba.
Se la distinta è corretta rispondere Si
definitiva: il Gestionale
provvederà a salvare il file RiBa e a scaricare le
scadenze passandole in stato 30 (vedere capitolo Archivio scadenze).
Per ripetere una distinta
erroneamente confermata in definitiva:
· Aprire l'archivio scadenze
·
Impostare la spunta su
Anche scadenze pagate
·
Aprire ogni scadenza della distinta e modificare lo stato da
· modificare lo stato da
·
Eliminare la
registrazione contabile
· Tornare su WinRiba per ripetere
la distinta
Creazione
nuova ditta: Per gestire la propria azienda con WinCoge è necessario
creare la ditta nel Gestionale
. Questa funzione crea il database che conterrà
gli archivi da gestire con WinCoge. Il Gestionale
non ha limitazioni nel numero
di ditte gestibili.
Modifica impostazioni ditta: per
modificare alcune impostazioni effettuate in fase di creazione ditta.
Compattamento database: operazione da
eseguire periodicamente che recupera spazio su disco fisso e previene eventuali
danneggiamenti degli archivi.
Creazione nuova ditta
Per gestire la propria
azienda con WinCoge è necessariro creare la ditta nel Gestionale
.
Questa funzione crea il database che conterrà gli archivi
da gestire con WinCoge.
Il Gestionale
non ha limitazioni nel numero di ditte
gestibili.
La nuova ditta si crea partendo da un'altra
preesistente:
Bisogna aprire WinCoge su una ditta già esistente come la
dittaesempio inclusa nel Gestionale
. (vedere capitolo Avvio Gestionale
).
La creazione nuova ditta provvede a duplicare alcuni
archivi (piano dei conti, clienti, fornitori ecc.) da quella preesistente.
Si consiglia di prendere confidenza con il Gestionale
utilizzando la ditta di esempio, e successivamente di creare una nuova ditta ed
adattare gli archivi alle esigenze.
La videata presenta le linguette intestazione ditta,
registri iva e contabilità, fatture/ddt e magazzino dove si devono impostare
alcune informazioni:
Intestazione ditta:
· Ditta:
si imposta il nome (o una sigla abbreviata che sarà quella che si selezionerà
entrando in WinCoge gestionale
). Questo è il nome della cartella dove risiederanno gli
archivi della ditta.
Non bisogna impostare un
percorso (c:\mia ditta) ma solamente un nome composto da
caratteri alfabetici e senza segni di interpunzione come punto, /, virgola
ecc.
La copia di sicurezza
che è opportuno effettuare periodicamente dovrà contenere almeno questa
cartella. Essa normalmente risiede in c:\ti\ditta o in un percorso di rete
\nomeditta.
· Partita
iva e dati anagrafici: impostare i dati anagrafici della ditta.
(Se si utilizza WinRiba questi saranno i dati del creditore che vengono
inseriti sulle disposizioni di incasso)
· Anno
inizio: anno del primo esercizio contabile e/o di magazzino e
fatturazione che si desidera gestire.
Registri
iva e contabilità:
(se non si desidera gestire
l'Iva e la contabilità queste impostazioni non hanno rilevanza)
· Registri
iva che si utilizzeranno: è sufficiente selezionare o
deselezionare il registro corrispettivi o corrispettivi ventilati. Qualora
siano necessari altri registri iva si potranno predisporre successivamente.
· Chiusura
iva: selezionare iva mensile o trimestrale a seconda del
regime Iva.
· Copio
automaticamente anche clienti e fornitori: impostare la
spunta per trasportare sulla nuova ditta anche i clienti e fornitori codificati
sulla ditta preesistente.
La creazione ditta provvederà
a copiare dalla ditta sulla quale è
posizionato il Gestionale
: piano dei conti, causali, codici
iva, codici pagamento ed eventualmente clienti/fornitori.
Successivamente si potranno
adattare alle esigenze: piano dei conti, causali, codici iva, codici pagamento.
Fatture/ddt/moviment.magazzino:
(se si gestisce solamente
la contabilità ed Iva queste impostazioni non hanno rilevanza)
· Impostazioni
predefinite o Copio tipi documento dalla ditta
selezionata: con la prima opzione vengono creati alcuni tipi documento predefiniti
per la gestione dei ddt vendita, fatture, carichi da fornitore ecc.
Con la seconda opzione
vengono trasportati sulla nuova ditta i tipi documento e le causali
movimentazione della ditta preesistente.
· L'emissione
ddt e fatture accompagnatorie non scarica il magazzino:
se non si desidera gestire la movimentazione questa casella deve essere
spuntata. Per gestire la movimentazione del magazzino è necessaria la
licenza opzionale WinMag (non basta la licenza base WinCoge): senza
licenza il Gestionale
consente di registrare pochi movimenti, superati i quali,
appare un messaggio che impedisce altre registrazioni.
· Non
contabilizzo automaticamente le fatture emesse:
impostare la spunta se non si desidera gestire contabilità ed Iva.
· No
fatturazione automatica differita DDT: impostare la spunta se non
si utilizza la fatturazione differita.
· N.Cifre
decimali quantità e prezzi: si predefinisce i n.di cifre decimali
che si desidera gestire per le quantità e per i prezzi unitari (gli importi
delle fatture saranno sempre con due decimali). Le fatture emesse e tutte le
stampe ed interrogazioni di magazzino riporteranno il numero di decimali
impostati in questa videata.
Successivamente si potranno
creare o modificare i tipi documento, causali movimentazione e tutte le
impostazioni effettuate in fase di creazione ditta.
Attenzione: non definire
tipi documento che movimentano il magazzino se non si intende acquistare la
licenza opzionale WInMag perche, senza licenza, il Gestionale
consente solo
pochi movimenti.
Premendo Conferma
Creazione Ditta il Gestionale
provvede a creare il nuovo archivio.
Per iniziare a lavorare
sulla nuova ditta riaprire WinCoge gestionale
e selezionare l'archivio della ditta appena
creata:
Aperta la ditta si possono adattare alle proprie
esigenze alcuni archivi:
· Se
si gestisce la contabilità: Aggiungere eventuali registri iva per
esigenze particolari, adattare piano dei conti, causali, codici iva, codici
pagamento ed Inserire almeno un cliente ed un fornitore.
Vedere capitolo Archivi di
base per contabilità ed Iva.
· Se
si gestisce Fatturazione e ddt: Adattare o creare i tipi
documento. Creare l'intestazione della ditta da stampare sui documenti
(funzione LogoWiz) se si utilizzano fogli A4 bianchi, oppure, tramite ModuWiz
(opzionale) adattare la stampa al proprio modulo continuo. Creare il listino prodotti,
prezzi, scritte varie.
Vedere capitolo Archivi
di base per fatturazione e magazzino.
· Se
si gestisce il magazzino: Creare/modificare causali
movimentazione. Creare o modificare i tipi documento (carichi da fornitore, ddt
reso a fornitore, ddt vendita ecc) Bisogna inserire la causale
movimentazione su ogni tipo documento che deve movimentare il magazzino.
Inserire i prodotti con descrizioni, prezzi, fornitori e costi.
Vedere capitolo Archivi
di base per fatturazione e magazzino.
· Se
si gestiscono ordini e offerte clienti e/o ordini fornitori:
Impostare l'intestazione della ditta da stampare sugli ordini tramite LogoWiz.
Vedere capitolo Ordini e
Offerte clienti e capitolo Ordini fornitori.
Modifica Impostazioni ditta ed eliminazione ditta
· Modifica Impostazioni:
Si possono modificare: i dati anagrafici, il tipo di chiusura
iva, il numero di decimali per quantità e prezzi che vengono stampati sui
tabulati di magazzino e ddt/fatture, il percorso del file con il logo
dell'azienda che viene stampato sugli ordini, il metodo di valorizzazione della
distinta base.
· Modifica nome ditta:
Serve per modificare il nome della ditta che si seleziona
aprendo il Gestionale
. Non bisogna impostare un percorso (c:\mia
ditta) ma solamente un nome composto da caratteri alfabetici e senza
segli di interpunzione come punto, /, virgola ecc.
Attenzione: questo è il nome della
cartella dove risiedono gli archivi della ditta.
La copia
di sicurezza, che è opportuno effettuare periodicamente, dovrà essere
reimpostata con questa cartella. Essa normalmente risiede in c:\ti\ditta o in
un percorso di rete \nomeditta.
· Eliminazione
ditta:
Elimina in modo
permanente la cartella con gli archivi. Una apposita finestra di dialogo chiede
una ulteriore conferma.
· Cambia
password:
Per impostare o modificare
la password di accesso al Gestionale
ed agli archivi.
Ogni ditta gestita con
WinCoge può avere un propria password.
Compattamento database ed utilità
Comprende la funzione di compattamento
ed eventuali altre funzioni per ricostruire archvi danneggiati.
Compattamento
database:
questa funzione, eseguita periodicamente (p.es. ogni mese o
ad ad intervalli di un migliaio di registrazioni), recupera spazio su disco
fisso e previene eventuali danneggiamenti degli archivi. Prima di effettuare il
compattamento è consigliabile effettuare una copia di sicurezza degli archivi.
Questa
finestra permette di svolgere le seguenti operazioni:
Apertura nuovo Anno
Eliminazione anno e articoli contabili
Trasporto saldi contabili (se non si gestisce la contabilità questa operazione non è
necessaria)
Operazioni contabili di chiusura
bilancio (se non si gestisce la contabilità
questa operazione non è necessaria)
Trasporto esistenze magazzino (se non si
gestisce il magazzino questa operazione non è necessaria)
Apertura Nuovo anno
La
creazione del nuovo anno si deve effettuare per poter iniziare le
registrazioni (contabilità, fatturazione, movimentazione di magazzino) sul
nuovo anno.
Non è
necessario avere completato la fatturazione, la
contabilità e le registrazioni di magazzino sull'anno precedente in
quanto sono previste apposite funzioni per il trasporto dei saldi contabili e
delle giacenze di magazzino.
L'apetura
nuovo anno deve essere effettuata anche se si gestisce solamente la
fatturazione e non la contabilità, oppure se si gestisce solamente il
magazzino.
Per l'apertura nuovo anno procedere come
segue:
· Aprire WinCoge gestionale
sula ditta desiderata. Il Gestionale
si
troverà posizionato sull'anno corrente.
· Con il menu, tramite la finestra Apertura nuovo anno, appare
la finestra:
Anno: il Gestionale
propone
l'anno successivo all'ultimo gestito e si può modificare.
Conferma creazione nuovo anno: premendo il pulsante Il Gestionale
provvederà ad
aprire il nuovo anno con i seguenti dati azzerati: saldi contabili, numerazione
di protocollo iva, numerazione articoli contabile, numerazione fatture/ddt e
movimentazione magazzino.
I
dati degli archivi anagrafici (clienti, fornitori, prodotti, causali ecc), gli
ordini e lo scadenzario naturalmente vengono conservati e sono accessibili
lavorando indifferentemente sull'anno vecchio o quello nuovo.
Se si
gestisce lo scadenzario: il collegamento con l'archivio scadenze viene
conservato. Si possono registrare sul nuovo anno pagamenti relativi a fatture
dell'anno precedente che andranno ad aggiornare automaticamente lo scadenzario.
Riaprendo WinCoge gestionale
il
Gestionale
si posizionerà automaticamente sull'anno appena creato.
Per
lavorare sull'anno precedente si potrà selezionarlo nella casella in
alto a sinistra sotto il menu.
Eliminazione registrazioni
Eliminazione
articoli contabili: Elimina tute le scritture
contabili comprese dal numero articolo al numero articolo (anche se le
registrazioni sono già state stampate sul giornale o sui registri Iva). Può
rendersi utile per eliminare in blocco le registrazioni di un apertura o chiusura
effettuata per errore.
Eliminazione fatture e movimenti magazzino: Elimina in blocco tutte le registrazioni effettuate
nell'anno.
Eliminazione
ordini: elimina tutti gli ordini ed offerte
indiopendentemente dall'anno di inserimento.
Eliminazione
scadenze: Elimina tutte le scadenze attive e
passive dallo scadenzario.
Eliminazione anno
Elimina tutte
le registrazioni contabili, fatture/ddt e movimenti magazzino. Può rendersi
utile se è stato creato erroneamente un nuovo anno. Una
apposita finestra di dialogo chiede una ulteriore conferma.
Trasporto saldi apertura da anno vecchio ad anno nuovo
(se non si gestisce la contabilità questa operazione non è
necessaria)
Tramite questa videata si generano
automaticamente le scritture contabili di apertura del
nuovo esercizio. Il trasporto dei saldi
deve essere effettuato prima della chiusura conti.
L'operazione
si può effettuare in modo provvisorio (se non sono state completate le registrazioni
sull'anno precedente) o definitivo.
Argomenti correlati:
Archivi di base per contabilità, Piano
dei conti, Causali contabili, Movimenti non Iva, Operazioni contabili di
chiusura, libro giornale, stampe contabili.
Per il trasporto saldi procedere come
segue:
· Aprire WinCoge gestionale
sula ditta desiderata. Il Gestionale
si
troverà posizionato sull'anno corrente.
· Selzionare l'anno precedente
· Con il menu aprire la finestra trasporto saldi contabili:
· Premere il pulsante lettura saldi anno xxxx: attendere
(da qualche secondo ad alcuni minuti) che l'elaborazione venga effettuata.
Vengono rilevati i saldi dei conti patrimoniali.
· Impostare la data registrazione (data dele scritture
contabili che vengono generate automaticamente)
· Impostare la contropartita: conto del piano dei conti.
· Trasporto definitivo: poichè è
improbabile che al 31/12 siano state completate le registrazioni ed è utile
avere sul nuovo esercizio i saldi di apertura, è possibile effettuare un
trasporto provvisorio dei saldi che verrà eliminato automaticamente al
momento del trasporto definitivo.
Non
impostando la spunta il Gestionale
provvede a
generare delle registrazioni provvisorie (con causale contabile APEX,
predefinita nel Gestionale
). Queste scritture
non verranno prese in considerazione nella stampa del giornale.
Con la
spunta le registrazioni sono definitive (causale
APE).
Premere Conferma
trasporto saldi.
Con la conferma il Gestionale
crea gli
articoli in partita doppia: conto patrimoniale passivo a conto apertura
oppure conto apertura a conto patrimoniale attivo.
Per
verificare che il lavoro sia stato eseguito correttamente:
selezionare
l'anno nuovo, stampare il bilancio di verifica e controllare che i saldi siano
presenti nella colonna 'saldo iniziale'.
Per rettificare le
registrazioni di apertura:
Tramite la
finestra movimenti
non iva si possono modificare le scritture di
apertura.
Per
effettuare manualmente le registrazioni di apertura:
Tramite la
finestra movimenti
non iva si effettuano scritture contabili. Per le
registrazioni di apertura utilizzare la causale 'APE' predefinita nel
Gestionale
.
Se, per errore, si effettua
un apertura definitiva questa la si può
annullare eliminando i singoli articoli con la finestra movimenti non iva
oppure con la finestra eliminazione articoli da n. ... a n. .
Per ulteriori informazioni sulle aperture contabili
consultare anche il 'Manuale di contabilità di WinCoge'.
Operazioni Contabili di chiusura bilancio
Dopo aver effettuato le scritture di fine esercizio
(fatture da ricevere, ratei e risconti, Fondi spese future, ammortamenti,
rimanenze di magazzino ecc.) si dispone di tutte le informazioni per calcolare l'utile
(o la perdita) di esercizio. Per ottenere il calcolo dell'utile
o perdita utilizzare la finestra stampa
Situazione Costi e Ricavi.
Argomenti correlati:
Archivi di base per contabilità, Piano
dei conti, Causali contabili, Movimenti non Iva, Trasporto saldi apertura,
libro giornale, stampe contabili.
Rilevato l'utile o la perdita di esercizio si possono
effettuare automaticamente (oppure manualmente con la finestra movimenti non
iva) le seguenti scritture o contabili:
Per altri dettagli e per i meno esperti consultare il 'Manuale di
contabilità di WinCoge'
1) Giro perdite e profitti
a diversi (conti economici di costo)
Giro diversi (conti economici di ricavo) a
perdite e profitti
Inserire data
registrazione, conto, causale e premere Conferma giro economici
Dopo questa operazione il saldo
dei conti economici deve essere zero. Per verificarlo è necessario
effettuare la stampa del bilancio di verifica.
2) Profitti/Perdite a
Utile/Perdita di esercizio (in caso di utile)
oppure
Utile/Perdita di esercizio
a Profitti/Perdite (in caso di perdita)
Inserire data
registrazione, conto, causale e premere Conferma giro utile/perdita
3) Chiusura patrimoniali
Effettuare questa
operazione solo dopo aver trasportato i saldi sull'anno nuovo (vedere capitolo
Trasporto saldi contabili da anno vecchio a nuovo) altrimenti i saldi
risulteranno azzerati e si dovranno effettuare le scritture manualmente.
Inserire data
registrazione, conto, causale e premere Conferma chiusura conti.
Dopo aver registrato la chiusura
patrimoniali il saldo di tutti i conti deve essere zero. Per
verificarlo è necessario effettuare la stampa del bilancio di verifica.
Nelle
stampe del bilancio di verifica , situazione patrimoniale e situazione
contabile clienti/fornitori è possibile ottenere la stampa con i saldi anche
dopo la chiusura dei conti patrimoniali impostando la causale nella casella Escludo
chiusura conti.
Per rettificare le scritture
contabili create automaticamente:
Tramite la
finestra movimenti non iva si possono aprire e modificare.
Per
effettuare manualmente le chiusure:
Tramite la
finestra movimenti non iva si effettuano scritture contabili.
Per annullare queste
scritture contabili utilizzare la finestra
movimenti non iva oppure la finestra eliminazione articoli da n. ... a n. .
Trasporto esistenze magazzino da anno vecchio ad anno nuovo
(se non si gestisce il magazzino questa operazione non è
necessaria)
La funzione provvede automaticamente a trasportare
le giacenze iniziali di magazzino
L'operazione
si può effettuare solo dopo aver aperto il nuovo anno.
Si possono iniziare le registrazioni del
nuovo anno e contemporaneamente completare le registrazioni sull'anno vecchio.
Quando le operazioni sull'anno vecchio
sono concluse questa funzione si ribalta la giacenza iniziale sul nuovo anno.
Viene generato un documento
di tipo EI=esistenza iniziale con tante righe quanti sono i prodotti che
hanno un esistenza finale diversa da zero. L'esistenza iniziale di ogni
prodotto è valorizzata al costo medio dell'anno precedente.
Il tipo documento EI è
predefinito nel Gestionale
ed è riservato per l'inserimento esistenza
iniiziale.
Argomenti correlati:
Prodotti, Causali movimentazione, Tipi
documento,
Emissione Fatture ddt e registrazione
movimenti magazzino
Procedere come segue:
· Aprire WinCoge gestionale
sula ditta desiderata. Il Gestionale
si
troverà posizionato sull'anno corrente.
· Selzionare l'anno precedente
· Con il menu aprire la finestra trasporto esistenze:
· codice
fornitore : nel Gestionale
ogni registrazione deve essere intestata
ad un cliente o fornitore: per questo è necessario predisporre un fornitore per
la movimentazione interna di magazzino.
· data: nel
Gestionale
ogni registrazione deve avere una data,
si può impostare 01/01/anno.
· valorizzo al costo medio,
ultimo, non valorizzo: selezionare la modalità di valorizzazione.
Premendo Conferma
trasporto esistenze un'elaborazione genera un documento di tipo
EI=esistenza iniziale.
Per rettificare la giacenza
iniziale:
Tramite la
finestra Emissione Fatture ddt e registrazione movimenti magazzino si imposta
tipo documento=EI per aprire la registrazione e modificarla.
Per
effettuare manualmente la registrazione della giacenza iniziale:
Tramite la finestra Emissione Fatture
ddt e registrazione movimenti magazzino si imposta tipo documento=EI si preme
Nuovo e si impostano i dati come per i carichi di maggazzino.
Se, per
errore, si effettua il trasporto automatico esistenze lo si può eliminare con a finestra Emissione Fatture ddt e
registrazione movimenti magazzino.
.
Questo prodotto software è concesso in licenza d'uso alle
condizioni sotto riportate.
Si tratta di una versione completa in tutte le sue
funzioni.
L'Utente potrà effettuare una valutazione del Gestionale
e
dei moduli opzionali per 30 giorni.
Per continuare ad utilizzarlo per gestire i dati reali
l'Utente dovrà, nel rispetto delle condizioni di licenza
d'uso, richiedere l'invio di un numero di licenza annuale
per il Gestionale
e per gli opzionali che desidera
utilizzare.
Senza i numeri di licenza il Gestionale
e gli opzionali
possono presentare delle limitazioni.
------ Contratto di licenza d'uso ------------
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------ Tecnologie Informatiche con sede a ----
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elettronica.
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l'utente può eseguire una copia del Prodotto Software
esclusivamente a fini di backup o di archivio. Salvo
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su
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