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Archiviazione ottica documenti
Archiviazione ottica
multi pagina dei documenti cartacei integrata nel software gestionale WinCoge
L’archiviazione ottica è la trasformazione degli archivi cartacei in
archivi digitali.
I documenti cartacei si acquisiscono durante l’inserimento delle
registrazioni e vengono automaticamente associati ai dati nel programma
gestionale WinCoge.
WinCoge salva i documenti cartacei in formato standard PDF e li archivia insieme
ai dati gestionali. E' quindi possibile disporre immediatamente nell’azienda,
dei documenti evitando la ricerca negli archivi cartacei.
Vantaggi: condivisione dei documenti su tutte le postazioni che
usano WinCoge, minor del consumo di carta con riduzione o eliminazione delle
fotocopie, facilità nell’accesso ai documenti, inalterabilità dei dati (è
opportuno fare una copia su cd rom della cartella con i dati), costo contenuto.
Il documento digitalizzato rimane nel tempo uguale all'originale.
Con un semplice click sull’ un icona che si trova nelle schermate è
possibile aggiungere o consultare un documento cartaceo allegato:
Archiviazione multi pagina: il documento pdf contiene sia
le pagine scansite direttamente da WinCoge che altri documenti che si possono
aggiungere selezionandoli dalla cartella desiderata.
Il gestionale consente di aggiungere successivamente alla prima acquisizione
altre pagine, oppure di eliminare un documento erroneamente acquisito, oppure di
sostituirlo.
WinCoge consente di allegare documenti da scanner alle seguenti operazioni:
• Registrazione fatture in contabilità e movimenti contabili di prima nota
• Documenti di movimentazione magazzino (ddt in entrata, documenti interni di
prelievo, ecc.)
• Ordini clienti, offerte ed ordini a fornitore
• Commesse
• Anagrafica clienti e fornitori e prodotti di magazzino
Schermata per l’acquisizione da scanner:
Schermata per allegare documenti già salvati in una cartella:
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