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Visita il sito www.wincoge.it Emissione Fatture ddt e registrazione movimenti magazzino
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 ATTENZIONE: questo manuale non e' piu' aggiornato. Il manuale aggiornato e' incluso nel programma gestionale che si scarica da www.wincoge.it
La finestra, del menu di WinCoge:
Emissione Fatture ddt e registrazione movimenti magazzino
consente la registrazione o emissione dei documenti come:
fatture vendita, ddt vendita, carichi magazzino
e tutti i documenti che movimentano il magazzino
Fatture, ddt, carichi magazzino ecc. nel Gestionale
sono denominati 'tipi documento':
Argomenti correlati:
Tipi documento, Causali movimentazione, Prodotti e codici per righe ddt/fatture,
Archivi di base per fatturazione e magazzino, Clienti e fornitori, Codici Iva, Codici pagamento,
Ordini e offerte clienti, Ordini fornitori, Stampe magazzino, Statistiche Fatturato, Agenti e provvigioni.
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Per prima cosa bisogna selezionare il Tipo documento desiderato.
Nuovo: consente l'inseriremento di un nuovo documento.
N.documento e Apri: inserendo il numero nella casella n.documento e premendo Apri si può aprire un documento modificarlo e ristamparlo.
Binocolo: permette di interrogare i documenti inserirti.
Nuovo da sdoppiamento:' serve per creare un nuovo documento ricopiandone uno preesistente; per esempio, quando si ripetono periodicamente fatture con gli stessi dati, si può emettere una nuova fattura con tutti i dati di una precedentemente emessa.
Personalizzazione del modello di stampa: consultare anche i capitoli
Se il tipo selezionato è Fattura differita appare anche il riquadro per lanciare la fatturazione automatica dei ddt: vedere capitolo Fatturazione differita automatica.
Premuto Nuovo o Apri appare la finestra con i dati del documento.
Ogni documento è composto alcune videate alle quali si accede con le linguette:
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| · | Dati Intestazione con il codice cliente o fornitore, la data, il numero ed altro(alcune informazioni si possono predefinire sul cliente o fornitore o sul tipo documento).
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| · | Righe con codici, descrizioni, quantità, prezzi o costi, ecc. (alcuni dati si possono predefinire sull'archivio prodotti oppure le righe possono essere generate automaticamente scaricando ordini)
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| · | Dati ddt: causale trasporto, vettore ecc.
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| · | Altri dati: annotazioni e varie
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| · | Scarico ordini clienti o Scarico ordini fornitori
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Le videate si possono presentare in maniera diversa in base al tipo documento selezionato: per esempio se si tratta di carico magazzino il Gestionale
richiede i riferimenti del ddt in entrata, il codice fornitore, consente lo scarico ordini fornitori; oppure se si tratta di fattura differita non richiede dati come causale trasporto e vettore.
Videata Intestazione
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| · | N.documento: se si stà inserendo un nuovo documento lo si lascia in bianco ed il Gestionale
provvederà ad assegnarlo automaticamente al momento della conferma. In caso di necessità è possibile forzarlo. Il Gestionale
assegna una numerazione progressiva per ogni tipo documento. Se si tratta di fatture emesse da contabilizzare automaticamente la numerazione è quella del registro iva vendite.
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| Anche ai ddt in entrata come per esempio i carichi di magazzino viene assegnato un numero progressivo.
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| · | Chiave ricerca: serve per assegnare al documento un codice, una sigla che si renderà utile per stampare o ricercare l'elenco di tutti i documenti con una determinata chiave. Per esempio la chiave può essere il numero commessa (vedere anche ordini clienti ed ordini fornitori).
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| · | Data: data di emissione (in caso di emissione ddt o fattura) o data di registrazione in caso di ddt in entrata.
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| · | Cliente o Fornitore: il Gestionale
impone di digitare un codice cliente oppure fornitore a seconda di della C o F impostata sull'archivio tipi documento.
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| · | Se si tratta di un carico di magazzino appare il riquadro per inserire i riferimenti al ddt di carico: Data e numero.
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| · | Se si tratta di fattura emessa o ddt da fatturare appare: Pagamento, Sconto finale ed Agente. Si tratta di dati predefiniti sul cliente che si possono modificare in fase di emissione documento.
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| Si può impostare la spunta su Stampo scadenze pagamento per stampare sul documento le date di scadenza pagamento.
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| Per emettere fatture di omaggio impostare sconto finale = 100: il Gestionale
addebitrà in fattura solo l'importo dell'Iva.
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| · | Se si tratta di ddt appare: Cod.Destinazione: consente la fatturazione differita dei ddt emessi ad uno stesso cliente suddivisa per codice destinazione. Vedere anche capitolo Fatturazione differita automatica. I punti di destinazione si definscono sull'archivio clienti.
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| Se non si utilizza il 'codice destinazione merce' viene proposta la 'destinazione predefinita' impostata sul cliente.
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| Nella videata 'dati ddt' si puo inserire o modificare l'indirizzo di destinazione.
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| · | Se si tratta di fattura differita, appare l'elenco dei DDT da fatturare che si selezionano con un doppio click. Passando sulla videata delle righe si ritoveranno i ddt inseriti sulla fattura. E' possibile aggiungere o modificare le righe trasportate in automatico dai ddt.
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| Vedere anche capitolo Fatturazione differita automatica. Tramite la fatturazione differita automatica si può ottenere il raggruppamento delle righe ddt con il medesimo codice prodotto.
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Videata Righe
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| Ii pulsanti Nuova riga con selezione... :
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| Tramite il pulsante Nuova Riga appare il riquadro per inserire le righe:
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| Nel corpo del documento: si possono inserire prodotti codificati a magazzino, prodotti non codificati, descrizioni di servizi ecc. (con relative quantità prezzi,sconti) e scritte libere.
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| · | Codice prodotto: impostando un codice prodotto appaiono automaticamente descrizione, unità di musura, prezzo, sconti e % provvigione (se si gestiscono le provvigioni agenti).
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| Il codice prodotto si può lasciare in bianco e digitare tutti i dati: in questo caso, anche se si gestisce la movimentazione di magazzino, non verrà caricato o scaricato alcun prodotto.
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| · | Descrizione: è un testo libero che può essere composto da numerose righe; viene proposta la descrizione del prodotto oppure quella dell'ultimo ordine o offerta effettuata al cliente.
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| · | Lotto e data scadenza: sui carichi di magazzino si può inserire il riferimento al Lotto in modo tale che emettendo ddt o fatture è possibile selezionare tra i carichi registrati quello da scaricare. Vedere capitolo Lotti: gestione e tracciabilità/rintracciabilità
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| · | Quantità: impostare la quantità venduta o caricata.
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| · | Prezzo e sconti: possono comparire in automatico secondo le impostazioni effettuate sull'archivio prodotti sul cliente o fornitore, oppure si possono digitare.
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| · | Se il tipo documento è ddt da fatturare o fattura:
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| Quando si inserisce un codice prodotto, il Gestionale
propone il prezzo e lo sconto impostato sul prodotto in base a quello (prezzo 1,2...) predefinito sul cliente.
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| Ddt con prezzi: il prezzo impostato sui ddt normalmente non viene stampato sul documento ma serve per la fatturazione differita. Quando sia necessario stampare i prezzi sul ddt è necessario utilizzare il modello di stampa personalizzato.
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| Se sono presenti offerte o ordini il Gestionale
propone i prezzi dell'ultima offerta e/o dell'ultimo ordine.
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| · | Se il tipo documento è un carico di magazzino:
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| Se il fornitore è tra quelli previsti sul prodotto appare automaticamente il costo di acquisto e gli eventuali sconti (si tratta del costo e sconti impostati nella videata 'dati acquisti' in archivio prodotti), altrimenti il Gestionale
propone l'ultimo costo dell'ultimo carico di magazzino indipendentemente dal fornitore.
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| *Quando si conferma il documento, se il fornitore è tra quelli previsti sul prodotto provvede a riaggiornare il costo di acquisto e sconti nella videata 'dati acquisti' in archivio prodotti.
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| L'operazione contrassegnata con * viene effettuata se si tratta di un nuovo carico di magazzino, mentre, quando si apre un carico per correggerlo, il Gestionale
non riaggiorna la videata 'dati acquisti' in archivio prodotti.
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| · | Codice iva: se si tratta di fattura o ddt da fatturare bisogna impostarlo oppure appare automaticamente in base all'impostazione del tipo documento o del prodotto.
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| Il codice iva è obbligatorio se si tratta di fattura; se si tratta di DDT da fatturare in differita si può inserirlo in modo tale che emettendo la fattura in automatico questa sia già pronta con i codici iva.
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| · | Conto: se si tratta di fattura o ddt da fatturare e serve per contabilizzare le fatture emesse, può apparire automaticamente in base all'impostazione del tipo documento o del prodotto.
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| · | %Provvigione: viene proposta sulle righe dei ddt e fatture in base all'impostazione effettuata sul prodotto o sull'agente oppure si può impostare anche direttamente in fattura. Essa viene utilizzata nel calcolo 'provvigioni e fatturato per agente'. Vedere capitolo Agenti e provvigioni.
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| · | La linguetta dati ordine contiene i riferimenti all'ordine che servono al Gestionale
per gestire l'ordinato ed impegnato e normalmente non bisogna digitarli o modificarli.
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Dopo aver impostato i dati della riga premere Conferma Riga.
Il prgramma provvede ad inserire la riga nella griglia di riepilogo:
Per modificare una riga già inserita nella griglia di riepilogo è necessario un Doppio Click sulla riga desiderata: si presenta il riquadro dove si possono effettuare le correzioni.
Per annullare una riga premere Elimina Riga.
Se il tipo documento è ddt da fatturare o fattura nel riquadro con i dati riga si presenta il pulsante di selezione prezzi che permette di visualizzare i prezzi di vendita, eventuali offerte o ordini ,la situazione di magazzino ed il costo:
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Videata dati ddt ed altri dati
Quando il tipo documento è ddt (ddt vendita, ddt reso a fornitore ecc.) oppure fattura accompagnatoria appare questa videata:
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| · | Destinazione merce: appare quella predefinita sul cliente o fornitore e si può modificare o inserire in fase di emissione documento.
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| · | Causale trasporto, Porto, Trasporto a mezzo ed Aspetto dei beni: appaiono le impostazioni predefinite sul tipo documento e si possono modificare o inserire in fase di emissione documento. Le causali trasporto sono definite nell'apposito archivio oppure si può digitare in fase di emissione documento.
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| · | Vettore: si può selezionare un vettore tra quelli definiti nell'apposito archivio, oppure digitare.
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| · | Stampo data/ora: togliendo la spunta la data/ora non viene trascritta su carta per poterla scrivere manualmente al momento del ritiro merce.
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| · | Varie 1 2 3 4: si tratta di annotazioni che vengono trascritte sul documento. Varie 1 e 2 si possono predefinire sul cliente o fornitore in modo tale che vengano ripetute automaticamente su ogni documento emesso.
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| · | Se si tratta di ddt di vendita compare il riquadro dati ddt da fatturare:
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| · | DDT da fatturare: la preimpostazione di questa casella è definita sul tipo documento. In fase di emissione del ddt è possibile fozare la spunta o togliere la spunta in maniera che il documento non venga proposto nella fatturazione differita.
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| · | Escludo DDT dalla fatturazione automatica: Se si utilizza la fatturazione differita automatica si può, quando si presenta la necessità, escludere il documento per fatturarlo manualmente. Vedere capitolo fatturazione differita automatica.
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| · | Emessa fattura n.: Quando si emette un ddt deve essere lasciata a zero. Quando questo verrà fatturato il Gestionale
provvede automaticamente ad inserire il n.fattura sul quale è stato inserito il ddt.
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Videata Scarico ordini clienti ed ordini fornitori
Per scaricare gli ordini si deve premere la linguetta scarico ordini: compare la videata di seleziona ordini per effettuare lo scarico parziale o totale.
Sul medesimo documento si possono inserire svariati ordini.
La videata si presenta allo stesso modo per gli ordini fornitori ed ordini clienti:
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| · | N.Ordine: selezionare l'ordine e premere Visualizza righe ordine per scarico.
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| Appaiono i pulsanti Scarico tutto l'ordine, Inserisco estremi ordine e la griglia con le righe dei prodotti ordinati.
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| · | Pulsante Scarico tutto l'ordine: premendo questo pulsante viene effettuata la consegna a saldo di tutto l'ordine.
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| · | Il Pulsante Inserisco estremi ordine, pagamento ed agente compare se si tratta di ordini clienti: esso inserisce sul documento la scritta 'ordine n..... del....' ed i riferimenti cliente. Se sull'ordine è stato impostato un pagamento diverso da quello predefinito sul cliente, nel documento (ddt o fattura) viene inserito il pagamento dell'ordine.
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| Se sull'ordine è stato impostato un agente diverso da quello predefinito sul cliente, nel documento (ddt o fattura) viene inserito l'agente fissato sull'ordine.
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| · | Scarico parziale dell'ordine:
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| Tramite la griglia si può selezionare ogni riga dell'ordine per impostare una consegna in conto o a saldo della quantità ordinata.
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| · | Con doppio click sulla riga desiderata compare il riquadro che popone la quantità consegnata, il prezzo e gli eventuali sconti che si possono modificare.
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| · | Nel caso di ordini fornitori è possibile gestire il carico di magazzino in unità di misura diversa da quella con la quale viene movimentato il prodotto.
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| · | Ordine saldato: se la quantità consegnata è uguale o superiore a quella ordinata questa casella si troverà automaticamente spuntata; se la quantità consegnata è inferiore si può comunque forzare il saldo dell'ordine.
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| · | Pulsante Conferma scarico riga ordine: per confermare lo scarico parziale dell'ordine.
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| · | Se ci sono altre righe da scaricare si ripete l'operazione con un doppio click su di un altra riga.
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Le righe ordine scaricate (con Scarico tutto l'ordine oppure con doppio click sulla griglia) vengono inserite nelle righe del documento che si sta emettendo o registrando. Esse si possono ancora modificare premendo la linguetta righe.
Quando il documento è completo si preme Conferma
(oppure Elimina per cancellarlo):
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Premuto Conferma il Gestionale
provvede alla verifica dei dati impostati ed a effettuare tutti gli aggiornamenti del caso a seconda del tipo documento:
| · | Memorizzare il documento
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| · | Contabilizzazione: se si tratta di fattura e se impostato registro iva sul tipo documento ed alla creazione della scadenza (se impostate condizioni di pagamento)
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| · | Scarico/Carico di magazzino: se impostata causale movimentazione magazzino sul tipo documento.
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| · | Aggiornamento ultimo costo e costo medio di acquisto se si tratta di carico da fornitore.
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| · | Scarico ordini clienti oppure ordini fornitori: se sono stati selezionati ordini da scaricare.
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| · | Scarico componenti distinta base: se si tratta di tipo documento sul quale è impostato lo scarico la distinta base.
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Appare ora la finestra che consente di selezionare l'output di stampa del documento:
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| Stampante: visualizza l'elenco di tutte le stampanti configurate sul computer e permette di selezionare quella desisderata.
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| Formato pdf: premendo Conferma WinCoge genera un file di tipo Acrobat Pdf che viene immediatamente visualizzato e serve anche come anteprima di stampa.
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| Spuntando la casella salva con nome è possibile salvare il documento pdf nella posizione desiderata. Spuntando la casella Invia tramite e-mail si può inviare il documento tramite posta elettronica in allegato, senza uscire dall'applicativo (è utile per inviare, a clienti/fornitori i documenti). Vedere capitolo Invio e-mail.
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A seconda del tipo documento il Gestionale
stamperà:
| · | il documento fomattato (se si tratta di ddt o fattura) con il tracciato standard di WinCoge oppure sui moduli continui prestampati a seconda delle impostazioni definite sul tipo documento (vedere capitolo tipi documento).
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| In alternativa alla stampa immediata è possibile stampare in blocco le fatture emesse.
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| · | il movimento di magazzino (se si tratta di tipo documento=movimento, per esempio carico da fornitore, reso clienti, carico esistenza iniziale, reso fornitori ecc.)
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| · | scontrino non fiscale: se si tratta di tipo documento scontrino.
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Un documento già inserito lo si può riaprire, modificare, e ristampare ed anche eliminare
S possono modificare quantità, codici prodotto, ed aggiungere o eliminare righe: il Gestionale
, in questo caso, provvede agli aggiornamenti necessari rettificando per esempio esistenza di magazzino, registrazione contabile ecc.
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